כיצד לנהל את זמני העובדים בצורה נכונה?

ניהול עסק מוצלח מחייב בנקיטת צעדים חיוניים לחברה, כדוגמת מעקב סדיר אחר הוצאות, ניהול לקוחות יעיל ואף ניהול עובדים אפקטיבי. בכדי שהעסק יגיע ליעדים ולמטרות שהצבתם עבורו, מוטב שתקפידו על ייעול העסק באופן תמידי. אחד ממרכיביו החיוניים של העסק, הם עובדי החברה. הם אלה שמנהלים את השיח מול הלקוחות ואחראים לספק תפוקה משמעותית לארגון, לכן רצוי לנהל את זמני העובדים בצורה נכונה ופונקציונלית.

מערכת לניהול משימות

אחד הכלים הנחוצים בכדי לנהל את זמני העובדים הוא מערכת CRM לניהול משימות. באמצעות המערכת ניתן להזין את כל המשימות הקיימות תחת פרויקט מסוים, לשייך לעובדים הרלוונטיים ולהציב למשימה תאריך סיום. למען האמת, המערכת לא רק עושה סדר במשימות השונות ומאפשרת להוסיף משימות חדשות אלא גם מעניקה למנהלים את האפשרות לעקוב אחר כל משימה ולראות את התקדמות הפרויקט. אם קצב העבודה אינו לשביעות רצונם של הממונים, הם יוכלו לסדר את המשימות לפי סדר חשיבותן. כמו כן, המערכת מאפשרת להבחין מי מבין העובדים מעניק לארגון תפוקה גבוהה ומי מתעכב בביצוע משימות.

שעון נוכחות

מעקב אחרי שעות העובדים ע"י שעון נוכחות הוא אחד הדברים החשובים בכל עסק. מעבר לכמות השעות החודשית שבגינן עליכם לשלם לעובדים, המנהלים הישירים יוכלו לעקוב אחר שעות העבודה, לוודא שאין חריגות ממכסת השעות כמו גם לבדוק שקיימת הלימה בין כמות השעות היומית לבין התפוקה הנדרשת לאותו יום. כך למעשה ניתן למדוד את העובדים, לרבות את תפוקת העבודה שהם מספקים למערכת.

ישיבות צוות ממוקדות

ישיבת צוות מקנה לעובדים את האפשרות לדון בפרויקטים השונים, להתעדכן בשינויים וחידושים, לפתור בעיות שצצות במהלך העבודה ולקבל החלטות באופן ציוותי. אין ספק שישיבות הצוות מהותיות לייעול תהליך העבודה, אך לעתים הן עשויות לקחת זמן רב מן הצפוי ואף לעכב את העובדים במהלך ביצוע המשימות היומיות שלהם. בכדי לארגן ישיבות צוות ממוקדות ויעילות, חשוב לארגן את כל התחומים והנושאים שעתידים לעלות בישיבה, לרבות זמן הדיון האידאלי לכל נושא. רצוי להיות ממוקדים ולא לחרוג מנושאי השיחה שנבחרו, כך ניתן יהיה לעמוד בלוח הזמנים שהוגדר מראש.

יתרה מזאת, לעיתים מנהלים מזמנים את כל העובדים לישיבת הצוות, בעוד שחלקם אינם לוקחים בה חלק פעיל כלל ואף אינם רלוונטיים לדיון. לפיכך, רצוי לזמן לישיבה רק את חברי הצוות הרלוונטיים. כך ניתן להימנע מבזבוז זמן יקר של יתר העובדים, כמו גם לשמור על ישיבה עניינית.

קביעת סדרי עדיפויות

המשימות המצטברות במהלך היום עשויות להיות רבות ואף עלולות להימשך זמן רב. בכדי לנהל נכון את זמני העובדים, יש ליצור סדר עדיפויות ברור, כך שאת המשימות החשובות ביותר מבצעים קודם ורק לאחר מכן מתפנים למשימות האחרות. במהלך תכנון המשימות, יש להקפיד שכמות המשימות היומית תואמת לכמות שעות העבודה ולמשך הזמן בה המשימה אמורה להתבצע. רצוי להימנע מלהגיע למצבים בהם כל המשימות בהולות ודחופות, ולתכנן את הפעולות בפרויקט מבעוד מועד ובפרק זמן סביר.

אפליקציות ייעודיות

מערכות לניהול עסק, מסייעות לייעל את העבודה וליצור סביבת עבודה מסודרת. ובכן, למערכות רבות קיימת אפליקציה ייעודית, כך ניתן לנהל את העסק גם דרך הנייד. מלבד זאת, זה מאפשר חיסכון בזמני העבודה. לדוגמה, מנהל החשבונות יכול להזין למערכת הנהלת החשבונות את הוצאות העסק תוך שניות אחדות. זה מתאפשר הודות לאפליקציה הייעודית, כך ניתן לתעד באופן מבוקר את החשבוניות באמצעות צילומן במכשיר הטלפון הנייד, ישירות למערכת. מעבר לזה, האפליקציות מאפשרות גישה מהירה למערכות השונות, לרבות מערכת ניהול המשימות או מערכת ההתקשרות בין העובדים.

ניהול זמני העובדים מהווה חלק משמעותי בתהליך העבודה, הוא חיוני במיוחד ועשוי להוביל את העסק להצלחה והישגים.