חשבוניות אונליין

כל עוסק מורשה בישראל מחויב בהפקת חשבוניות מס – בין שמדובר בעסק חדש ובין שמדובר בעסק ותיק. חלק גדול מהעסקים הללו כבר עברו לעבוד עם חשבונית דיגיטלית, משום שמדובר באפשרות המייעלת את כל התהליך וחוסכת להם כסף וזמן. אם כן, במאמר הזה נבין למה עסקים רבים בוחרים לעבור לחשבונית אונליין ואיך ניתן להוציא אותן. 

מה זה חשבונית דיגיטלית? 

חשבונית דיגיטלית היא למעשה חשבונית המס המוכרת לכולנו, שעוסק מורשה מפיק בביצוע כל עסקה. החשבונית מרכזת את כל פרטי העסקה החשובים, כמו סוג המוצר או השירות המסופקים, כמות, מחיר וכך הלאה. הדרך המסורתית להוציא חשבונית היא לכתוב פיזית על החשבונית, ולהגיש אותה ללקוח, ובמקרים מסוימים יש צורך לשלוח אותה בדואר. 

לעומת זאת, חשבונית דיגיטלית כשמה כן היא – מאפשרת לכם ליצור חשבונית באופן דיגיטלי וממוחשב, וגם לשלוח אותה ללקוח במייל. 

וזה לא נגמר שם, לחשבונית דיגיטלית יש לא מעט יתרונות. הינה כמה מהם:

חיסכון בכסף

הדפסת חשבוניות מס, ביול חשבוניות, שליחה בדואר, שליחה חוזרת ללקוח שטוען שלא קיבל את החשבונית בדואר, הדפסת העתקי חשבוניות מס, העברת העתקי חשבוניות מס למנהל החשבונות, רואה חשבון או יועץ מס – כל זה עולה כסף, והרבה. וזה לפני שאנחנו מדברים על כוח האדם שצריך כדי לנהל את כל התהליך הזה.

שימוש בחשבוניות אונליין מאפשר לך לשלוח את החשבוניות במייל, ללא עלות נוספת. זה גם מאפשר מעקב נוח יותר כי משלוח במייל מזכיר קצת שליחה בדואר רשום. נוסף על כך, במערכת iCount יש היסטוריית צפייה בחשבוניות ולכן ניתן לקבל את כל המידע על החשבוניות, ובמיוחד בתקשורת מול הלקוח. 

חשבוניות אונליין לא הולכות לאיבוד

במערכת שלנו, גם לקוחות שנרשמים להתנסות נכנסים מיידית למערכת הגיבויים וכל מסמך שהם מוציאים מיידית נשמר אצלנו לפחות 7 שנים. לכן, אין חשש מכך שתיאבד חשבונית או מידע חשוב אחר. הגישה למסמכים שכבר הופקו היא קלה ופשוטה ובכל רגע נתון אפשר למצוא כל מסמך, לא משנה באיזו שנה הפקתם אותו. 

ייעול בתהליך הגבייה

בניגוד לדרך המסורתית של שליחת חשבוניות, חשבונית אונליין מגיעה  ללקוח הרבה יותר מהר וישירות למייל (עם חתימה דיגיטלית, כך שהלקוח יכול להשתמש בהן לדיווח המע"מ שלו). זה אומר שברגע החשבונית נשלחה, היא כבר אצל הלקוח. חשבונית אונליין גם מאפשרת ללקוח לשלם מיידית, למשל בעזרת תשלום באשראי, ובכך לחסוך את כל התהליך של המתנה לצ'ק בדואר, הפקדת הצ'ק בבנק וכך הלאה.

ללקוח שטוען שלא קיבל את החשבונית, אפשר להעביר את חשבונית המקור אונליין. זאת משום שכל חשבונית מס עם חתימה דיגיטלית יכולה לשמש כחשבונית מקור, מה שיכול לחסוך לכם ימים של טיפול והמתנה. 

חשבוניות אונליין חיות לנצח

חשבוניות אונליין לא נשרפות, נרטבות, נקרעות, מתבהרות, מתכהות, דוהות או סובלות מנזקי טבע אחרים, וזאת לעומת חשבוניות רגילות שעשויות לדהות עד כדי שלא ניתן לקרוא אותן או להבין בבירור. 

חשבונית דיגיטלית היא ירוקה

אין צורך להדפיס חשבוניות אונליין, ואפילו הלקוח שלכם שמקבל את החשבונית לא חייב להדפיס אותן. הוא יכול להעביר כל חשבונית אונליין ישירות למנהל החשבונות שלו. 

חשבוניות דיגיטליות לעוסק פטור

כל מי שהוא עוסק פטור אינו חייב בהפקת חשבונית מס, אלא בהפקת חשבונית עסקה בעבור דרישת התשלום מהלקוח ובהפקת קבלה עם קבלת התשלום מהלקוח. המערכת שלנו בכלל וחשבוניות דיגיטליות בפרט יכולות להתאים לא רק לעוסק מורשה אשר מפיק חשבוניות מס, אלא יכולות לייעל גם את ההתעסקות בהפקת החשבוניות עבור עוסק פטור בצורה מתועדת ומסודרת. 

איך עושים את זה?

אז איך מוציאים חשבונית דיגיטליות, אצלנו ב-iCount? זה די קל ומהיר. נכנסים לדף הבית ופותחים לקוח (אם הוא עדיין לא קיים). לאחר מכן, מפיקים עבורו חשבונית דיגיטלית, ובה יש לציין באיזה לקוח מדובר והאם מדובר בחשבונית מתייחסת לקבלה או שלא. חשבונית המתייחסת לקבלה היא חשבונית שמופקת ללקוח לאחר שהוצאה קבלה. כמו כן, ניתן לבחור באפשרות של חשבונית שאיננה מתייחסת לקבלה, כלומר חשבונית שמופקת ללקוח לפני הקבלה. במקרה כזה, תצטרכו למלא עוד פרטים בנוגע לעסקה, למשל בנוגע למט"ח. אחרי שביצעתם את התהליך הפשוט ועקבתם אחרי כל השלבים – סיימתם להפיק את המסמך. 

לסיכום

אם אתם זקוקים להפקת חשבוניות ואתם מעוניינים להתחיל לעשות דברים באופן יעיל יותר – אין ספק כי חשבונית אונליין היא האפשרות המושלמת עבורכם. אבל אם כבר החלטתם לעבור לשירות הזה, כדאי לכם לעשות את זה איתנו, ב-iCount, ולגלות על הדרך מערכת לניהול העסק שעושה הכל, ויותר. בהצלחה!