עצמאים שבינינו כבר שמעו בוודאי על החידוש המשמעותי ביותר בעולם הנהלת החשבונות – חשבונית מקוונת, דרך המחשב וללא צורך בפנקסים. חידוש לא פחות חשוב שנלווה אל החשבונית המקוונת הוא תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט. זהו למעשה פיתרון כולל לניהול העסק, שהופך את כל העניין לפשוט יותר.
iCount – הרבה יותר מהפקת חשבוניות
למרות שעבור העצמאיים הרגילים חשבונית מקוונת היא חידוש אדיר, כנראה שמערכת להנהלת חשבונות עבור עסק היא בשורה גדולה עוד יותר. הפקת חשבוניות במייל היא רק אחת הפעולות האפשריות כאן. למעשה, כל דבר שעד היום הייתם עושים על גבי דפים ובעזרת פנקסים, אפשר לעשות במחשב. וזה הופך את הכל לקל יותר.
תיעוד פשוט ומעקב קל בעזרת תוכנה להנהלת חשבונות
לא צריך להתאמץ כדי להבין את היתרונות הגדולים של תוכנה להנהלת חשבונות כזו: התיעוד של כל חשבונית, מסמך ודו"ח שתפיקו בנוגע להתנהלות הכספית של העסק יהיה קל הרבה יותר משום שהוא מבוצע על המחשב. גם סיכום הוצאות, מעקב אחר הוצאות והכנסות ואפילו הפקת דו"חות כספיים יהיה פשוט מאוד. רק לבקש מהמערכת את הפעולה – וזהו.
מה מאפשרת תוכנה לניהול חשבונות?
אלו חלק מהפעולות שתוכלו לבצע עם מערכת כזו:
- הצעות מחיר
- הנפקת חשבוניות מכל סוג
- הפקת דו"חות כספיים לכל מטרה
- עבודה מול לוח שנה ויומן מסודר
- שליחת מיסרונים (SMS) ודואר אלקטרוני באופן אוטומטי
- מעקב אחר ספקים, מלאי, רכש ומכירות
- סליקה ובדיקת הוראות קבע
- דיווח שעות עובדים
עם תוכנה להנהלת חשבונות לא תפספסו דבר
תוכנות הנהלת חשבונות מאפשרות לעסקים לעבוד בצורה מסודרת, בצורה מקוונת וממוחשבת המבטיחה שלא תפספסו או תשכחו שום דבר. כל פעולה שתגדירו תישלח אל הגורמים הרלוונטיים במייל או ב-SMS. כל צעד שקשור להנהלת חשבונות (בתנאי שיבוצע דרך המערכת) יתועד ויישמר. מה שאתם צריכים לעשות הוא פשוט להרגיל את העובדים להשתמש במערכת הזו.
עוד דברים שניתן לעשות עם מערכת כזו
המערכות המקוונות המשוכללות ביותר של ניהול חשבונות מאפשרות לכם לבדוק כל מה שתרצו מכל נקודה בעולם בה יש חיבור לאינטרנט. רבות מהמערכות הללו לא נמצאות על שרתי החברה (או לפחות חלק גדול מאותה מערכת), מה שמאפשר לכם, בעזרת שם משתמש וסיסמא, לדעת מה קורה בחברה גם במהלך חופשה בקריביים, באמצעות פעולה פשוטה באינטרנט.
ישנן מערכות הנהלת חשבונות שכוללות בתוכן גם CRM – מערכת ניהול קשרי לקוחות. ומה זה אומר? שאותה מערכת שדואגת לעניינים הכספיים שלכם, תנהל גם רישום מדויק של הלקוחות שלכם ואנשי הקשר החשובים (לדוגמא: ספקים). כך, תוכלו לתת לכל אחד יחס אישי ותבטיחו כי הוא יישאר אצלכם.
