כל עסק מתמודד עם אתגר מרכזי מאוד: להספיק הכול תוך ניצול יעיל של הזמן. אך מה לעשות, ישנן פעולות שנחשבות 'גוזלות זמן' קלאסיות, כאלו שאתם יודעים שידרשו מכם לא מעט התעסקות, לעתים גם למשך שעות. אז מה הם אותם גוזלי זמן מעצבנים, ואיך מתמודדים אִתם ביעילות?
ניהול משימות
אז נכון, טוב שיש הרבה מאוד משימות בעסק, אך הניהול שלהן הוא לא עניין פשוט. לעתים המנהל יעביר זמן רב מהיום רק על סידור נכון של המשימות, על חלוקה ואל תעדוף, ומדובר בגוזל זמן לא קטן בכלל.
הפתרון לכך הוא מערכת לניהול משימות. זו יכולה להיות מערכת CRM (ניהול קשרי לקוחות) שבה קיימת גם אפשרות כזו, או מערכת ייעודית לניהול משימות. שתי האפשרויות יהפכו את התהליך ליעיל פי כמה.
ניהול שעות נוכחות
כמה שעות עבד אורי? וכמה שעות נוספות צברה החודש דינה? שלא לדבר על ימי המחלה של ג'ורג'… אין ספק, ניהול שעות הנוכחות של העובדים הוא כאב ראש לא קטן, וגם כאן מדובר בגזל משמעותי ומהותי של ניהול זמן. מה עושים? עוברים למערכת ניהול שעות נוכחות אוטומטית, עם אפשרות 'לדפוק שעון', גם מרחוק (כלומר גם לאנשי מכירות, לדוגמה, שנמצאים בדרך כלל בשטח לאורך היום).
הנהלת חשבונות בסיסית
לא, אף אחד לא מצפה מבעל עסק לבצע הנהלת חשבונות לבד, אך דברים בסיסיים כמו הפקת חשבונות, שליחה שלהן וכדומה הם בכל זאת בתחום אחריותו. אפשר להשתמש כאן בחשבוניות מנייר, ולהסתכן באובדן, בבלבול וברדיפה מתמשכת אחרי מסמכים אבודים, או להשתמש במערכת הנהלת חשבונות כמו iCount, אשר שולחת חשבוניות למייל של הלקוח, מקשרת בין מסמכים וכמובן שומרת את כל המסמכים אצלה לעד. אלו רק חלק מהיתרונות של האפשרות הזו. קחו בחשבון.
גביית חובות
לא רק שמדובר בגוזל זמן אדיר, אלא שזו אחת הפעולות המעצבנות והמטרידות ביותר בעולם העסקים. מגיע לכם כסף ואתם לא מקבלים אותו? התכוננו לשעות של מרדפים, בירורים וביאורים לגבי הסכום המדובר, ולא משנה מהו היקפו. גם כאן יש פתרון, אפילו כמה: שכירת אדם שזה יהיה תפקידו המוגדר, שימוש בצעדים משפטיים או שליחת תזכורות אוטומטיות באמצעות מערכות ייעודיות.
