ניהול משימות מאפשר לכל בעל עסק לשמור על שליטה בצורה יעילה יותר, לא לשכוח נושאים חשובים לטיפול ולנהל תיעדוף נכון של תהליכי עבודה. מערכת ניהול המשימות שהיא חלק ממערכת ה CRM של iCount מאפשרת לבצע את הפעולות הבאות:

הגדרת סוג משימה

סוג משימה מאפיין את המשימה. ניתן לבחור “רגיל” אם מדובר במשימה רגילה וחד פעמית, וניתן לבחור ב”פרויקט” על מנת להגדיר משימה שיש לה עוד תתי משימות שמרכיבות אותה וניתן באחד מהסוגים הנוספים כדי להגדיר משימה מתחדשת.

ניהול משימות רגילות

משימות רגילות הן למעשה משימות שאין להם מאפיינים מיוחדים. הן חד פעמיות והן כוללות בתוכן רק נושא אחד שיש לטפל בו.

ניהול משימות לפרויקטים

פרויקט הוא למעשה מכלול של כמה משימות כאשר כל אחת מהן יכולה להיות משויכת לעובדים שונים. למעשה כל עבודה שמשלבת שלבים ומשלבת עובד אחד או יותר, מתאימה למשימת פרויקט.

באמצעות משימת פרויקט, ניתן לעקוב בפירוט אחר המשימות השונות של הפרויקט ובמקביל על ההתקדמות הכללית של הפרויקט כולו. חישוב ההתקדמות של הפרויקט יהיה אוטומטי לפי דיווחים שיתקבלו לתתי המשימות. כך למשל פרויקט שמורכב מארבע משימות שונות, יהיה ב 25% כאשר אחת מתוך ה 4 ייסגרו. ברגע שמשימה נוספת תהיה על 50%, הפרויקט הכללי יהיה על 37.5% וכל הלאה.

העובדים להם נשייך משימות יראו את המשימות כמשימות רגילות אותן יצטרכו להשלים כרגיל.

שיוך משימה לעובד

כשמייצרים משימה היא לא תמיד עבורנו. למשל, אם יש מנהל שרוצה לייצר משימה לעובד שלו ולעדכן את העובד על כך שיש משימה – המנהל יכול לייצר משימה ואז לשייך אותה לעובד אחר. על מנת לשייך משימה לעובד, צריך שלעובד הזה יהיה חשבון משתמש במערכת iCount. כדי ליצור לעובד חשבון משתמש – יש להיכנס ל”מערכת->משתמש חדש” וליצור לו את החשבון.

כשנשייך משימה לעובד, העובד מייד יקבל אימייל עם פרטי המשימה, עוד אימייל תזכורת יום אחד לפני תאריך היעד של המשימה ועוד אימייל תזכורת ביום תאריך היעד של המשימה.

עובד שיש לו משימות – יוכל לראות את המשימות שלו תחת “דוחות->המשימות שלי”.

הגדרת יעד למשימה

חשוב שלכל משימה יהיה תאריך יעד כדי שנושאים לא “יימרחו” לנו וכדי שנוכל לתכנן נכון את הזמן של העובדים שלנו ושל עצמנו. הגדרת תאריך יעד מאפשר לך ולעובדים שלך לקבל התרעות נוספות לגבי המשימות.

הגדרת מלל למשימה

בתוך ניהול משימה אין הגבלה על כמות המלל. ניתן להעתיק לשם את כל מגילת אסתר אם רוצים :) אפשר לכתוב לעצמך הערות, תזכורות, עדכונים וכדומה. כל מה שייכתב בשדה ההערות יופיע במייל שיישלח עם התזכורת.

אחוזי השלמה של המשימה

ברוב המקרים לוקח לנו זמן לסיים משימה ואנחנו עושים אותה בשלבים ולפעמים אנחנו רוצים לעדכן את יוצר המשימה (או פשוט לכתוב לעצמנו כדי שנדע) כמה אחוזים מהמשימה הושלמו.

לכל משימה יש 0-100% איתם ניתן לשחק ולשמור.

כדי להשאר מסודרים זה תמיד כדאי לקשר את המשימה לכמה שיותר פרטים מזהים. למשל, אם המשימה שייכת לעובד – מקשרים אותה אליו וכמו כן, אם היא שייכת ללקוח מסוים ניתן לקשר אותה גם ללקוח. ככה נוכל אחרי זה בדוח משימות למצוא אותה יותר בקלות או לחליפין למצוא משימות שקשורות ללקוח מסוים בלבד.

על אותו בסיס שניתן לקשר משימה ללקוח, אפשר לקשר אותה גם לספק.

אגב – אין כל מניעה לייצר משימה אחת שמקושרת גם ללקוח מסוים וגם לספק מסוים. למשל: ליצור קשר עם חברת השילוח (ספק) לגבי שליחת ההזמנה של לקוח מסוים (לקוח).

מי שעובד עם מודול ניהול פרויקטים יכול לשייך משימה מסוימת לפרויקט קיים ובכך לאפשר לעצמו ניהול מתקדם של משימות גם עבור פרויקטים. כל למעשה, מודול ה CRM של iCount מרחיב את יכולות מודול ניהול הפרויקטים של iCount.

קישור משימה למסמך מאפשרת הצגה של אייקון קטן (שהלקוח עצמו לא רואה) בתוך המערכת. ככה אפשר להיכנס לתוך מסמך מסוים (למשל – הצעת מחיר) ולראות אם יש משימות שקשורות אליו.

תזכורות למשימות

מה שווה משימה אם אנחנו לא זוכרים אותה?

ניהול תזכורות מאפשר לנו לייצר תזכורות בהודעות SMS ו/או בהודעות אימייל. ניתן לתזכר כל עובד מרשימת העובדים וניתן ליצור כמות בלתי מוגבלת של תזכורות לכל משימה.

שימו לב שמעבר לתזכורות האלה, לכל משימה כברירת מחדל יש שלושה מיילים שיצאו:

  1. מייל לעובד שמשויך למשימה מיד עם הקמת המשימה
  2. מייל לעובד שמשויך למשימה יום לפני תאריך היעד של המשימה
  3. מייל לעובד שמשויך למשימה ביום היעד של המשימה

כל תזכורת נוספת תישלח ללא קשר למיילים הנ”ל.

עלות כל הודעת SMS הינה 10 אגורות  + מע”מ.