המעבר לעסק שמנוהל בעזרת מחשב ותוכנות מתקדמות באינטרנט הוא צעד חשוב (והיום כבר הכרחי) גם לעסקים קטנים.
חיסכון בזמן, בכסף, בטעויות ובניירת מיותרת, הן רק חלק מהיתרונות. בעל עסק אמור להוביל את הצעדים ולא להגיב למקרים. עד לא מזמן, זו היתה משימה לא פשוטה בכלל. היום, בעזרת תוכנות יעודיות לניהול עסק, הכל הפך ידידותי ופשוט יותר.
מה ניתן לעשות בתוכנה לניהול עסק דרך האינטרנט?
נתחיל עם הפעולה הכי חשובה בעסק שקוראת אחת לחודש הפקת חשבונית דיגיטלית. שירות זה יחסוך לכם נייר וטעויות מיותרות, נוח לשליפה בכל רגע ומשאיר אותכם במעקב מתי שרק תרצו. במיוחד כאשר צריך להגיש דוחות למע"מ או מס הכנסה (במידה ואתם עוסק פטור).
דבר נוסף הוא קבלת התשלום. הרוב הגדול של העסקאות נעשות באשראי, כך ניתן לחייב את הלקוח בכל זמן ומכל מקום. מערכת לסליקה מחוברת ישירות לתוכנה לניהול העסק, וכל תשלום נרשם אוטומטית במערכת שלכם.
כך, אם עד היום עבדת רק במזומן עם לקוחות (או, חלילה, גם בצ'קים), עכשיו יוכל כל לקוח להעביר לכם תשלום מיידי בכרטיס אשראי וכך תמנעו מפיגורים בתשלום והפקדות מזומן הגוזלות זמן יקר. וזה נוח יותר לשני הצדדים. לכם במעקב וללקוח בתנאי התשלום .
ניהול המלאי יהפוך להיות ממוחשב אף הוא, תוכלו לדעת באופן מיידי אם חסר משהו או הולך להגמר, מתי צריך להזמין ומה נמכר או הוחזר לספק. תוכנה ניהול העסק מאפשרת לכם תמיד לראות את מצב המלאי והעבודה שלכם.
אחד הדברים היותר מבורכים בתוכנה כזו היא ניהול המשימות. עם כל כך הרבה דברים על הראש, לבעל עסק אסור לסמוך על הזיכרון שלו. שיחות טלפון או מיילים נכנסים במהלך היום ומקפיצים אותנו לעניין אחר. מה שנעשה לפני שענינו לטלפון עלול להישכח, ובטח מה שתכננו לעשות ממש בעוד רגע.
לכן, כדי להשתלט על המצב, וכדי ששום משימה לא 'תיפול בין הכיסאות', מצורפת לתוכנה גם אופציה של ניהול משימות. שם תוכלו לכתוב כל משימה ברגע שקבלתם אותה. תוכלו לחזור לרשימה הזו בסוף או בתחילת כל יום ולראות שלא נשכח שום לקוח או כל מטלה אחרת. אפשר לשייך את המשימות לנושאים או ללקוחות, וכך להפסיק לסמוך על הזיכרון שלכם.
ניהול לקוחות באמצעות תוכנה לניהול עסק
הלקוחות שלנו הם האוויר לנשימה של העסק. ניהול נכון של מעקב הלקוחות שלנו לא רק מייעל את הזמן ומונע טעויות אלא גם מגדיל את המכירות שלנו. כידוע, הרבה יותר קל למכור שוב ללקוח קיים מאשר לאתר ולמכור ללקוח חדש. מערכת לניהול עסק תאפשר לכם לפתוח כרטיס לכל לקוח ולעדכן בו כל פרט שתרצו לגבי הלקוח. לדוגמה, לקוח שרכש מכם מזון לכלבים באריזה שמספיקה לחודשיים, תוכלו לחזור אליו לאחר חודשיים ולהציע לו לרכוש שוב בדיוק בזמן שהוא צריך אתכם. יותר מכך, אדם שהתעניין במוצר/שירות שלכם אבל לא רכש כי המחיר לא התאים לו, תוכלו לחזור אליו עם הצעה אטרקטיבית יותר בזמן אחר. כל לקוח וכל עסקה ניתנת לשליפה מהירה בכמה קליקים פשוטים.
מעסיקים עובדים? גם זה כבר יותר קל!
ניהול עובדים זה דבר מורכב, במיוחד שהם המשאב החשוב והיקר ביותר לעסק, זו הוצאה שלא ניתן להתעלם ממנה. לכן, בכל ניהול של עסק גם אם עסק קטן חשוב שנהיה במעקב תמידי על הנתונים.
שעות כניסה ויציאה, ימי חופש או מחלה, ותק, ימי הולדת ועוד.
נתונים אלו יעזרו לכם לפקח טוב יותר על תפוקת העובדים ועל הוצאות העובדים בעסק. ניתן, למשל, לראות כי בימים שעבד עובד מסויים היו פחות תקלות או יותר מכירות ונדע שהוא עובד יעיל יותר לעסק שלנו.
דבר נוסף, הוצאות קופה קטנה.
חלב לקפה, כיבוד לפגישה או ישיבה ואפילו ערב גיבוש נחמד לעובדים, כל אלו זה הוצאות שאנחנו בלי לשים לב עלולים לאבד אותן. וברור לכולנו מאיזה כיס זה יוצא.
בעזרת תוכנה לניהול העסק תוכלו לעקוב, להגביל, לאשר או לבטל הוצאות כאלו ואחרות, כי עכשיו קל לכם יותר להיות בשליטה ולנהל מעקב.
לסיכום, כבר הבנתם שכדאי לעבור להתנהל חכם,
אם אתם חוששים מהמעבר זו לא סיבה לוותר עליו – להפך. עדיף לעשות את זה עכשיו כי אחר כך יהיה קשה יותר.
דמיינו שבסוף חודש, רבעון או שנה, אתם יכולים להסתכל ולדעת אם הרכב של העסק בכלל שווה לכם. אולי ההוצאות עליו (כמו: ביטוח, דלק, תיקונים, טיפולים ונהג) יקרות יותר ממה שהוא מכניס. ואז כדאי לנו, נניח, להשתמש בשירות שליחויות או השכרה ולחסוך אלפי שקלים בשנה.
זו דוגמה אחת מתוך עשרות לכסף שאנחנו אפילו לא ידענו שיכולנו לחסוך. עד היום.
כל מה שתמיד רציתם לשפר בעסק ואף פעם לא נמצא הזמן הפנוי לכך – עכשיו אפשרי ובקלות.
בהצלחה בדרך החדשה שלכם!
