כל אחד רוצה שהעסק שלו יצליח, אבל לצד החלום והקמת העסק האידיאלי, חשוב לשמור על ארגון נכון על מנת לנהל ולהתנהל על הצד הטוב ביותר. כיצד תעשו זאת? ריכזנו עבורכם 5 צעדים פשוטים לארגון נכון בעסק:
סידור וניהול לקוחות
העסק שלנו מכיל כמה מרכיבים, כשהחשוב ביותר ביניהם הוא ניהול הלקוחות. היעדר לקוחות מוביל להיעדר הכנסה, כך שחשוב ורצוי להתייחס לכל נושא ניהול הלקוח בכובד ראש. דרך מצוינת לעשות זאת, היא באמצעות שימוש במערכת CRM. מדובר במערכת שמרכזת את כל נתוני הלקוח במקום אחד, לרבות חשבוניות ומסמכים. שימוש במערכת CRM יאפשר לכם לחסוך בזמן, ולגשת למסמכים הרלוונטיים מכל מקום ובכל זמן, ואפילו באמצעות הטלפון הנייד. יתרה מזאת, המערכת ידידותית למשתמש והיא תאפשר לכם להעניק ללקוח את השירות הטוב ביותר, כמו גם לשמור על סדר וארגון בהתנהלות מולו – דבר שמשדר מקצועיות.
ניהול משימות – תיעוד, סדר ושימוש בתזכורות
בכדי לנהל את העסק באופן המיטבי, חשוב לשמור על תהליכי עבודה מסודרים. אחת הדרכים לעשות זאת, היא באמצעות ניהול משימות מושכל, כך תוכלו לשלוט בכל הנעשה בעסק על הצד הטוב ביותר. ניהול משימות יעיל הוא לא רק רשימת משימות עתידיות, אלא גם תיעדוף נכון של המשימות הללו בהתאם לצרכי העסק וצרכי הלקוח. בין השימושים של מערכת CRM ניתן למצוא את ניהול המשימות. כלומר, באמצעות המערכת תוכלו להגדיר משימות עתידיות ויעדים לכל משימה, לשייך את המשימות לעובדים וללקוחות הרלוונטיים ולבצע מעקב יעיל אחר התקדמות הפרויקט. מלבד זאת, ניתן להגדיר במערכת זו תזכורות (בכמות בלתי מוגבלת), כך לא תפספסו שום משימה, ולו הקטנה ביותר.
תיעוד אירועים
אחד האלמנטים שיסייעו לכם לעבוד באופן מסודר ומאורגן הוא תיעוד אירועים. מה זה אומר? הכוונה היא שכל אירוע משמעותי, כמו שיחה עם לקוח, ישיבת צוות, פגישת עבודה וכו', יתועד בפרוייקט הרלוונטי. התיעוד יקנה לכם לא רק סדר בתהליכי העבודה, אלא יאפשר לכם לעבוד באופן רציף ופונקציונלי מול הלקוחות, ואף לרענן את זיכרונכם בהתקדמות הפרויקט במידת הצורך. כאמור, מערכת CRM מרכזת עבורכם את כל המידע הנחוץ אודות הלקוחות והפרויקטים, לרבות תיעוד אירועים ומסמכים רלוונטיים לאירוע, כך שכל המידע הנחוץ לכם נמצא במקום אחד. בכדי לייעל את העבודה, תוכלו להוסיף לכל תיעוד אירוע את המשימות שנלוות אליו, לדוגמא אם במהלך שיחה עם הלקוח, התבקשתם לבצע מספר דברים בפרויקט, תוכלו להגדיר לעצמכם את המשימות בתוך המערכת ואפילו לייצר תזכורת לביצוע המשימה החדשה.
ניהול דוחות
ניהול עסק מצריך לא מעט התעסקות בבירוקרטיה, גם ברובד הפנימי וגם מול רשויות המס, לכן ניהול הדוחות והכספים של הארגון חייב להיות יעיל ומסודר. ראשית, יש לנהל ספר תקבולים ותשלומים, בהתאם להוראות מס הכנסה, כלומר יש לתעד את מלוא ההוצאות וההכנסות של העסק. במערכת iCount תוכלו לנהל את התנועות הכלכליות של העסק באופן פשוט וידידותי למשתמש, כשהמערכת תחשב עבורכם את המע"מ. אם לא די בכך, המערכת יכולה לשלוח למנהל החשבונות של העסק דוח הכנסות והוצאות באופן אוטומטי, בהתאם למועד הרצוי (אחת לחודש או אחת לחודשיים). הדוח כמובן יכלול את מלוא המסמכים הנחוצים (כדוגמת חשבוניות וקבלות). כמו כן, תוכלו להנפיק חשבונית ירוקה לכל לקוח, דבר שחוסך כסף, זמן ובעיקר יאפשר לכם לעבוד באופן מסודר ולשמור על כל החשבוניות של העסק מרוכזות במקום אחד.
עסקים שמנהלים מערכת יחסים עסקית ומתמשכת מול לקוחות ספציפיים, מחויבים לשלוח ללקוח דוח שמפרט את העסקאות והתשלומים של השנה הקודמת (בהתאם לתיקון 33 לחוק הגנת הצרכן). גם במקרה זה תוכלו להיעזר במערכת iCount המאפשרת את שליחת הדוח באופן אוטומטי.
מיתוג מדויק
עסקים זקוקים למיתוג, כזה שיעביר את המסר ואת רוח העסק באופן המיטבי. בכדי ליצור מיתוג מדויק שקולע למטרה, יש להתחשב ביתרונות, החוזקות והערכים של העסק, משום שזו דרך לספר לקהל היעד על הארגון, להעביר מסר מסוים וליצור רושם בקרב לקוחות פוטנציאליים. לאחר שיוצרים את המיתוג, חשוב לשמור על עקביות, כך שכל מסמך שיוצא מהארגון יעוטר בלוגו או בצבעי המיתוג שנבחרו. במערכת iCount תוכלו לצרף את לוגו החברה לכל מסמך רלוונטי, כך תשמרו על אחידות במסמכים, ותשדרו מקצועיות ללקוח.
ניהול עסק כולל בתוכו מגוון רחב של מרכיבים ומחויבויות, לכן חשוב לשמור על סדר וארגון לטובת ניהול מוצלח. החל ממערכת היחסים מול הלקוח, ניהול הדוחות העסקיים ועד למיתוג מדויק – שכן, כל אלה יסייעו לכם להתנהל בחוכמה ולעבוד באופן פונקציונלי במיוחד.
