כתיבת הצעת מחיר

איך כותבים הצעת מחיר מנצחת?


השלב הראשון בהתקשרות עם לקוחות פוטנציאליים הוא הגשת הצעת המחיר. לאחר שהלקוחות יוצרים אתכם קשר, אתם צריכים להעביר להם הצעת מחיר כתובה שתציג את השירות שתתנו להם, ואת המחיר שאתם דורשים עליו. הצעת מחיר שנראית מקצועית ומכובדת וגם כתובה היטב יכולה לגרום ללקוח להביע בכם אמון, להתרשם מכם לטובה – ולסגור עסקה. במאמר הבא אנחנו נסייע לכם לדעת איך לנסח הצעת מחיר מנצחת, לסגור עסקאות עם לקוח ולא ליפול בשלב הקריטי של הגשת הצעת המחיר.

למה חשוב להיות מדויקים בהצעת מחיר?

הצעת המחיר היא שלב קריטי בסגירת עסקאות מול לקוח. מעבר להצגת פרטי העבודה והמחיר על כל שלב בה, אתם מציגים ללקוח גם את כרטיס הביקור העסקי שלכם – רצינות, שקיפות ומקצועיות. הצעת המחיר חייבת להיות מדויקת ביחס להיקף העבודה ושעות העבודה הנדרשות לצורך הביצוע שלה, וכך מציגים ללקוח מה בדיוק עומד לקרות באופן שקוף וברור. הצעת מחיר לא ברורה לא תציג מצג מובן ללקוח והוא עלול לוותר עליה. גם הימנעות מהגשת הצעת מחיר ללקוח, או הגשה לאחר פרק זמן ארוך מדי, עשויה להתפרש כחוסר מקצועיות ורצינות.

כתיבת ההצעה

ההצעה צריכה להיות מנוסחת באופן ברור, שקוף ותמציתי על גבי מסמך רשמי. כדאי להימנע ממלל יתר שלא קשור להצעת המחיר עצמה, אלא רק לפרט את מרכיבי העבודה והמחיר לכל שלב, כולל מחיר סופי (אם מדובר רק בשלב אחד, אז כמובן אין צורך בפירוט שלבים). הימנעו מציון של מונחים שלא מוכרים ללקוח, אלא כתבו בפשטות ובאופן שמובן לכל אחד.  ההצעה צריכה לפרט את כל התנאים הקשורים לעסקה, כולל פרטים או הצעות שניתנו ללקוח הספציפי. מומלץ להגדיר את השירות באופן ברור וכזה שאינו משתמע לשתי פנים, כדי להימנע מאי נעימויות או אי הבנות מול הלקוח. כל המרכיבים הללו יצרו נראות אחידה ומקצועית מול הלקוח, וכך הוא ייקח אתכם ברצינות ולא יתפתה לוותר על ההצעה שלכם על פני הצעות אחרות.
אם יש לכם הסתייגויות או תנאים מיוחדים לעסקה, כדאי לפרט אותם באופן ברור ולא כאותיות קטנות.

איך קובעים את המחיר הנכון?

כל פרויקט הוא שונה, ולכן התמחור צריך להיות מותאם לאופי העבודה. קשה לקבוע נקודה אחת גורפת שתתאים לכל הפרויקטים, ולכן כדאי לבצע חקר שוק כדי להכיר את טווח המחירים המקובל לסוג השירות, היקף העבודה ושעות העבודה הנדרשות לצורך כך, חומרי הגלם הנדרשים, האם עובדים נוספים צריכים לקבל שכר והאם קיימים משאבים נוספים שנדרשים לצורך ביצוע העבודה. חשוב לקבוע מחיר ריאלי והגיוני עבור היקף העבודה, ולא להפריז במחירים ולחלופין לא לתת מחיר נמוך באופן לא הגיוני, שאותו יהיה קשה לשנות אחר כך.

כמה טיפים שאסור לפספס:

  • שמרו על עקביות – אל תשנו את המחיר מפגישה לפגישה או בין הצעת מחיר בעל פה להצעת מחיר כתובה. מה שהצעתם ללקוח בעל פה – זוהי ההצעה הסופית שלכם בהתאם לתנאים שתקבעו איתו מראש. חוסר היציבות לא יתקבל בברכה אצל הלקוח והוא עלול לוותר על הצעת המחיר שלכם. אם טעיתם בהערכת המחיר, אל תפתיעו את הלקוח בשינוי, אלא דברו איתו והציגו את הטעות באופן כנה, ישר וישיר.
  • צרו תבנית לשימוש קבוע – כדאי לקבוע נוסח אחיד או טמפלייט להצעות המחיר שלכם. הצעת המחיר צריכה מסמך רשמי, עם הלוגו ופרטי ההתקשרות של העסק. זה יעיד על מקצועיות ורשמיות מול הלקוח.
  • פולו אפ להצעת מחיר – חשוב לבצע מעקב אחר הלקוח כדי לוודא שהוא קיבל את ההצעה ששלחתם. אם הלקוח יפספס את ההצעה שלכם מאיזו שהיא סיבה, זה עלול להיראות כאילו אתם לא רציניים. וודאו באמצעות המייל, הוואטסאפ או בשיחת טלפון כי הצעת המחיר שלכם התקבלה והלקוח יכול לבחון אותה. לאחר הפולו אפ, כדאי ליצור קשר בשנית עם הלקוח כדי לראות מה מצבו. דברו איתו טלפונית ושאלו אותו מה קורה? האם הוא מעוניין לסגור את העסקה? האם יש תנאים בעסקה שמפריעים לו, ואולי אפשר לדבר עליהם? אולי קיבל הצעת מחיר טובה יותר ותרצו להילחם עליו? אל תוותרו בקלות על לקוח, אבל זכרו כי לא תמיד המצב תלוי בכם, ולעתים הדברים פשוט לא יסתדרו.
  • הדגישו את ערך המוסף הייחודי לכם – כדאי לכתוב על גבי הצעת המחיר איזה שירות מיוחד אתם נותנים. ניתן לפרט את השירות המיוחד בשדה ייחודי, וכזה שיהיה בולט לעין הלקוח וידגיש את הייחוד שבכם כעסק.
  • הדגישו את הנקודות החשובות ללקוח – אם הלקוח ביקש מכם במהלך ההתקשרות הראשונית תנאים מסוימים, הנחות מסוימות או כל פרט אחר והחלטתם להעניק לו אותם – חשוב לפרט את זה בהצעת המחיר. כך הלקוח יוכל לראות שהפרט שהוא ביקש מכם נלקח בחשבון בהצעת המחיר וזה חלק מהשירות שהוא יקבל.
  • פרטו מועדי תשלום – מועדי התשלום צריכים להיות שקופים וברורים מראש ללקוח. אל תשאירו את זה לשיקול דעתו או תפתיעו אותו במהלך העבודה עם דרישת תשלום.
  • תנו כמה אפשרויות תשלום – גמישות העסק חשובה ללקוח. הציעו כמה שיותר אפשרויות תשלום לנוחותו של הלקוח, ואפשרו לו לבחור מבין האפשרויות שיש לכם להציע. אם הלקוח ביקש אפשרות תשלום שאתם לא מציעים בדרך כלל, ראו זאת כהזדמנות: אולי מדובר בדרך תשלום חדשנית שכדאי לכם לשקול כדי ליישר קו עם השוק המתפתח.

סיכום

הצעת מחיר עשויה להיות ההבדל בין סגירת עסקה לבין איבוד לקוח, ולכן כדאי להשקיע בהצעה מנוסחת היטב, מקצועית ומושקעת, מפורטת וכזו שמציגה ללקוח להכיר את כל שלבי העבודה והעסקה. אל תקלו ראש בשלב הזה, משום שהרושם הראשוני מול הלקוח יכול להיות גורם מכריע בהמשך ההתקשרות שלו אתכם. בהצלחה!

Comments

comments