כששואלים מהו עסק מצליח, כולם יודעים לדקלם שמדובר בעסק שעושה הרבה כסף ונהנה מהרבה הכנסות. על פניו נראה שזה נכון, אבל מה קורה אם עסק מסוים אכן מצליח להכניס הרבה כסף, אבל כדי שזה יקרה מוציא אפילו יותר? ברור שזהו מצב לא אידיאלי וחשוב לבחון אותו לעומק. באופן מפתיע הרבה מאוד עסקים מוציאים יותר ממה שהם מכניסים, לא בגלל מודל עסקי לא נכון אלא רק בגלל ניהול הוצאות לא מסודר. אם כך – איך מתבצע ניהול הוצאות מקצועי, אילו כלים יכולים לסייע ומה החשיבות של ניהול הוצאות חכם לעסק? כל התשובות בפניכם!
איך נדע שאנו מנהלים נכון את ההוצאות בעסק?
ניהול הוצאות לעסק הוא משימה בהחלט מורכבת וצריך להגיד את זה קודם כל. כדי להכניס ולהרוויח, עסקים צריכים לנהל לא מעט הוצאות שונות – קניית סחורה, דמי שכירות, משכורות לעובדים, רכב ודלק וכן הלאה. ההוצאות האלה מצטברות מדי חודש וכשמשתמשים בדרכים שונות לתשלום, קשה מאוד לעקוב אחרי הכסף ואחרי כל ההוצאות. זה נעשה אפילו מסובך יותר כאשר בעל העסק משתמש בחשבון משותף לניהול העסק ולניהול משק הבית.
כדי לקבל תמונה ברורה לגבי ההוצאות וההכנסות של העסק, חשוב להקפיד על שני דברים – סדר וארגון של כלל ההוצאות, רצוי במערכת אחת קלה ופשוטה לתפעול (מיד נגע בזה) ומעקב אחרי המספרים על בסיס קבוע. הרבה בעלי עסקים חוששים להסתכל על המספרים בעיניים וזוהי טעות גדולה. מי שרוצה לנהל עסק מצליח חייב להיות עם היד על הדופק בכל זמן נתון.
הדרכות ותוכנות שכדאי להכיר לצורך ניהול הוצאות
למרבה הנוחות, בימינו ניהול הוצאות הוא משימה פשוטה מתמיד לאלו שמנהלים את העסק בעזרת מערכת לניהול עסק. מדובר באופציה הנוחה ביותר שאפשר לבחורשמאפשרת לא רק ניהול נוח של כלל ההוצאות וההכנסות, אלא גם ניהול יעיל של הלקוחות והספקים, מעקב אחרי חשבוניות ומסמכים שנשלחו, מעקב אחרי תשלומי מס ותכנון מס קדימה ועוד. מומלץ מאוד להיעזר בתוכנה שכזו מהשלב הראשון.
הוצאות משתנות לעומת קבועות שכדאי לדעת מראש.
הוצאות קבועות
ההוצאות הקבועות של העסק הן כל אותן ההוצאות החודשיות שאינן משתנות ולא קשורות לכמות העבודה וההכנסה בכל חודש. שכירות, ארנונה, הוצאות רכב, תקשורת (טלפונים ואינטרנט), משכורות לעובדים, ביטוח וכן הלאה. משום שמדובר בהוצאות קבועות שחוזרות על עצמן, קל הרבה יותר לעקוב אחריהן בדרך כלל.
הוצאות משתנות
הוצאות משתנות הם גם חלק בלתי נפרד מהיום-יום של כל עסק. מדובר בהוצאות כמו רכישה של ציוד מחשבים באופן חד פעמי, ריהוט משרדי, ימי כיף וגיבוש לעובדים ועוד. אלו הן ההוצאות הבעייתיות כביכול ואלו שהן הכי מסוכנות, לא משום שהן לא טובות או נחוצות בהכרח, אלא משום שקשה יותר לעקוב אחריהן וחשוב מאוד לעשות את זה.
יתרונות בניהול נכון של הוצאות לעסק
ניהול הוצאות נכון של עסק הוא חשוב קודם כל למאזן הכספי הכללי. אם נרצה לייצר הכנסות עלינו לדאוג להכנסה גבוהה, אבל בעיקר כזו שעולה באופן משמעותי על ההוצאות שלנו. לעיתים ההכנסה היא בהחלט טובה, אך ניהול לא נכון של ההוצאות מביא לשורת רווח קטנה ולעיתים אף להפסדים. מעבר לכך ניהול הוצאות נותן לבעלי עסקים הרבה מאוד שקט נפשי. כשיודעים בדיוק כמה העסק מוציא וכמה הוא מכניס אפשר לישון טוב יותר בלילה ולהיות רגועים שהכול מתנהל על מי מנוחות.
מה חשוב לדעת על המס?
המסים שעסקים משלמים למדינת ישראל כוללים תשלום למס הכנסה, מע״מ וביטוח לאומי. בניגוד לשכירים שאצלם הכסף יורד אוטומטית בתלוש המשכורת, עסקים משלמים את המסים במועדים קבועים מראש, דרך הוראות קבע, תשלומים דו חודשיים ובדו״ח השנתי בסוף שנה. אחת הטעויות הנפוצות ביותר בקרב בעלי עסקים היא התייחסות לסכומים הצפויים ככסף נזיל בחשבון העסק. מומלץ בחום לשים כסף בצד לפי ההערכות של המס שנצטרך לשלם כדי לא להגיע למצב של חריגת יתר בהוצאות.
חיסכון מול ספקים
אחת ההוצאות הקבועות הגדולות של עסקים היא קניית חומרי הגלם או הציוד הנדרש למתן השירותים או ייצור המוצרים. עם השנים נוטים להתקבע על ספקים קבועים ולרוב אף אחד לא טורח לברר אם המחיר שמשלמים הוא הגיוני או אם אפשר למצוא מחירים טובים יותר. ניהול הוצאות חכם כולל מעקב קבוע אחר ספקים חדשים ומשא ומתן עם הספקים הקיימים. מי שיצליח לחסוך בהוצאות הקבועות הגבוהות יצליח גם להפוך את העסק למכניס ורווחי יותר, וזוהי בסופו של דבר מטרת העל של כל עסק שהוא שפועל למטרות רווח.
סיכום – תהליך נכון של הוצאות שווה כסף
הכנסות גבוהות והגדלה של ההכנסה הם דבר חשוב ביותר, אבל חשוב לא פחות לנהל בצורה נכונה את ההוצאות של העסק. בעלי ובעלות עסקים שישכילו לעקוב אחר ההוצאות ויעשו צעדים כדי לצמצם אותן (למשל מעבר לספקים זולים יותר, ביטול הוצאות מיותרות שלא שמים לב אליהם או מעבר למקום בשכירות נמוכה יותר) יראו את ההשקעה הזאת בהכרח בשורת הרווח בסוף כל חודש. חשוב לזכור שאת ההוצאות של העסק כמו גם את ההכנסות, הפרסום, העבודה מול הספקים וניהול החשבונות באופן כללי מומלץ לעשות באמצעות מערכת CRM מקצועית ואנו ממליצים בחום על מערכת הניהול המתקדמת של iCount.
