למה כל עסק חייב להשתמש בתהליכים אוטומטיים?

ממש כפי שכל עסק צריך צוות מוביל, קונספט מדויק, ציוד משרדי ייעודי, ניהול מקצועי, מיתוג חיובי, שיווק דיגיטלי וזרימה של לקוחות, כך גם כל עסק צריך להיעזר בשורה של תהליכים אוטומטיים. מדוע? כי הם חוסכים זמן, חוסכים בכוח אדם, מאפשרים לכוח האדם הקיים להתמקד במשימות אחרות, מונעים בעיות, עושים סדר, מורידים מהראש שורת משימות, משאירים רושם חיובי על הלקוחות ובאופן כללי פעולות מעין אלו מסייעות לעסק לצמוח בכיוון הנכון, ועל כן עוד בשלבים הראשונים של הקמת העסק רצוי לבחון אלו כלים ותהליכים אוטומטיים קיימים ולבחור את הרלוונטיים ביותר, כאשר מראש נציין שאין לבצע "העתק הדבק", וזאת כי לכל עסק יש שורת צרכים ייחודית משלו.

התייעלות

אם נביט ביום טיפוסי עסקי, נמצא שהוא כולל מענה טלפוני, מענה למיילים, רדיפה אחר לקוחות ועוד. אי לכך באמצעות תהליכים אוטומטיים כגון crm, תוכנה לניהול עסק ואף באמצעות סליקת אשראי, מתאפשר להשקיע פחות זמן ועדיין לעמוד ביעדים, אם לא הרבה יותר. מבקשים הסבר? להלן הרחבה אודות שתיים מהאופציות שזה עתה ציינו:

ניהול לקוחות מתקדם

אם נעצור לבחון כיצד מערכת crm מציעה לייעל מגוון מהלכים, נמצא שהיא מאפשרת ליהנות מניהול לקוחות מתקדם, לנהל שלל משימות באותה העת, לתעד אירועים, לנהל יומן שנתי דיגיטלי, להתחבר למרכזיית טלפונים בענן, להפיק טפסים לתפיסת לידים, ליהנות מתוסף ייעודי לג'ימייל, לזמן תורים ועוד. מכאן שבאמצעות מספר הקלקות פשוטות, ניתן לסגור לא מעט פינות ואף באופן מגובה, מסודר, מתועד וחף מטעויות.

שורת יתרונות שמציעה תוכנה לניהול עסק

תוכנה לניהול עסק מתאפשרת באמצעות מגוון כלים חכמים ופשוטים לתפעול. כך למשל ניתן ליהנות ממערכת לניהול הוצאות אוטומטית, מניהול יומן שבין היתר מסונכרן עם יומן GMAIL, לטפל בקריאות תמיכה (כולל תמיכה ישירה מהמייל), לנהל את הוצאות העסק (כולל העברה ישירה למנהל החשבונות), לנהל צ'קים נכנסים ויוצאים (כולל הפקת חשבוניות אוטומטיות ומעקב אחר תשלומים דחויים), לנהל מלאי של מחירונים ועוד. מכאן שניתן להסיק כיצד תהליכים אוטומטיים מאפשרים לעשות סדר, לחסוך זמן ובאופן כללי להפיק יותר מהעובדים ולהשאיר רושם כמה שיותר חיובי.

סליקת אשראי אוטומטית

עוד אופציה שמבהירה מדוע מומלץ לעסקים רבים להשתמש בתהליכים אוטומטיים, נוגעת ביכולת לבצע סליקת אשראי אוטומטית באופן אינטגרלי ועוד בעת מהלך יצירת חשבוניות והוצאת מס קבלה. מכאן שתהליכים אוטומטיים מעניקים תוצאות מדויקות באופן מהיר, ואף מבלי שהושקע מאמץ ניכר, כך שאין שום סיבה לא לנצל זאת, ובטח שלא סיבה כספית.

הוצאה רווחית

ציינו שאין סיבה לחסוך על תהליכים אוטומטיים ופה נרחיב שנכון שהם לא ניתנים בחינם ונכון שיש לשלם על כל שירות בנפרד, אך כל מנהל עסק (ולו כזה שמחזיק בניסיון מועט) יודע שהרבה פעמים נמצא הוצאות שהן מניבות, משמע השקעה בתוכנות מובילות לניהול עסק חוסכות שכר של עובדים, מונעות תשלום על שעות נוספות, מונעות מעבר של לקוחות לחברות מתחרות, תומכות במוניטין של החברה (אפקט שנוהגים להשקיע בו לא מעט כספים בנישה השיווקית) וכדומה. מכאן שנכון שלא תמיד עומדים בפני עסק מתחיל התקציבים הנחוצים, אך פה נחדד שהרבה פעמים שווה לשקול על מה להוציא כיום ועל מה להוציא בעוד כמה חודשים, משמע הרבה פעמים עסקים מגלים שבמקום לשכור עובד נוסף, מוטב לייעל את העבודה של העובדים הקיימים, ולו באמצעות תהליכים אוטומטיים.

קראו עוד: תהליכי גבייה אוטומטיים לעסק

סיבות שיווקיות

חשוב להבין שאוטומציה אינה רק מסייעת לנהל את העסק בשוטף, אלא גם לשווק אותו כראוי מבלי להוציא סכומים מיותרים. כך למשל ניתן ליצור קמפיין שכולל טפסים למילוי ודף נחיתה, כאשר שורת כלים אוטומטיים מאפשרים להעניק ללקוח חוויית קנייה אידאלית, תוך כדי מיקוד המסר הרצוי וקהל היעד. עוד בהיבט השיווקי נחדד שכלים אוטומטיים מאפשרים להבין כיצד פועלים הלקוחות ומראש לנפות לידים קרים, כאלו שאינם שווים השקעה – לא של כסף ולא של זמן.

קראו עוד: כיצד תנהלו נכון את הלידים שלכם?

שנסכם?

כיום התחרות בכל התחומים מאוד גדולה, ועל כן בכדי לשרוד ואף לצמוח, יש צורך בהתנהלות מושכלת מא' ועד ת', ועל כן חשוב ביותר לנצל את המתנה שהקדמה מעניקה לנו וליישר קו עם השכלולים המופלאים שהטכנולוגיה מציעה, במיוחד עתה כאשר אתם מודעים לאופציה.