עסק רץ דורש תשומת לב רבה לפרטים רבים, ואינספור פעולות שלא נוגעות ישירות לעסקים: ניהול שעות הנוכחות של העובדים, גביית כספים, הפקת דו"חות חשבונאיים ושליחתם ועוד. לבעל העסק אין, כמובן, זמן עודף. הוא הרי מנהל את העסק ודואג 'לגלגל' אותו. לכן עליו לחפש כמה שיותר דרכים לביצוע פעולות שונות בצורה אוטומטית. וכאלו יש כיום בלי הפסקה.
לשלוח מסמכים בלי לחשוש שתשכחו
אחת לחודש, בעיקר אם העסק שלכם קטן או בינוני, עליכם לשלוח את החומרים שהצטברו לכל אורכו אל רואה החשבון שלכם. יש כמה דרכים לעשות זאת, אך ברור שמדובר בפעולה שלוקחת זמן, ולא פעם בעל העסק פשוט שוכח ממנה.
זו דוגמה טובה למה שמערכות אוטומטיות יכולות לעשות: ישנן מערכות הנהלת חשבונות שבהן אפשר להגדיר שכל המסמכים יישלחו אוטומטית למייל של רואה החשבון. כך אתם לא מתעסקים עם השליחה, וגם לא 'מסתכנים' בשכחה פתאומית.
לנהל את שעות הנוכחות של העובדים בקלות
מערכות שונות מציעות גם אפשרות לניהול נוכחות של עובדים. האפשרות הזו היא אולי החשובה ביותר בעסק שמעסיק כמה עובדים (אפילו אם מדובר בשניים או שלושה), משום שלבעל העסק אין באמת אפשרות לעקוב אחר השעות של כל עובד ועובד מדי יום ביומו.
האפשרות האוטומטית הזו למעשה מציעה לעובדים 'לדפוק שעון', וכל פעולה שכזו – בין אם בתחילת העבודה ובין אם בסופו – מדווחת אוטומטית למנהל. כך הוא יכול לנהל את זמני העובדים בעזרת שעון נוכחות בזמן אמת, ואף לבדוק זאת בדיעבד.
לגבות כספים בלי מאמץ
אם תשאלו כל בעל עסק הוא יגיד לכם שאחד הדברים המטרידים ביותר מבחינתו הוא נושא גביית הכספים מלקוחות. כי למי יש זמן, חשק ואנרגיות לרדוף אחרי לקוחות שאינם משלמים? לא פעם ולא פעמים מעדיף אותו בעל עסק לוותר על החוב, ולו רק כדי לחסוך לעצמו זמן ו'עצבים'.
כיום ישנן מערכות גבייה אשר הופכות גם את הפעולה הזו לאוטומטית. כך לדוגמה, מציעה מערכת הנהלת החשבונות האינטרנטית iCount שירות שליחה אוטומטי של תזכורות ללקוחות שטרם שילמו. האפשרות הזו מבטיחה שהתזכורות יישלחו ללקוח מבלי שאתם צריכים לדאוג לכך או לזכור לעשות זאת. כל שעליכם לעשות הוא להגדיר את ההעדפות הרצויות (לדוגמה: אחרי כמה זמן תישלח התזכורת, מה תדירות השליחה ועוד). מאותו רגע, הגבייה פשוט 'תרד לכם מהראש'.
