עסקים רבים נדרשים להתמודד בכל רגע נתון עם שורה ארוכה של משימות, וכידוע רגע של חוסר תשומת לב עשוי להשכיח לחזור ללקוח, למלא פרטים שגויים, להתייחס באופן מוטעה לנתונים, להתעכב מול הלקוח וכדומה, ועל כן עסק שמראש מבקש להתנהל על הצד הטוב ביותר, פשוט צריך להיעזר במגוון כלים ייעודיים, ולא, אין מדובר בפתקים ותזכורות ידניות, אלא בתוכנות לעסקים. להלן חמש דרכים מנצחות עבור התמודדות עסקית אידאלית, כאשר שורה של משימות מאיימת להכריע:
העניקו יותר בפחות מאמץ – מערכת crm
כידוע איכות ההתנהלות מול הלקוח מאוד חשובה ועל כן עסק שמבקש להעניק ללקוח שירות אישי, ממוקד, מדויק ומהיר, כבר יודע שעליו להיעזר במערכת crm. מערכת crm מסייעת בתהליכי המכירה, מנהלת קשרי לקוחות ובאופן כללי מעניקה בלחיצת כפתור תמונה מלאה אודות הלקוח, כך שניתן להבין מהי ההיסטוריה שלו, מהם הפרטים האישיים שלו, מה מצב החשבון שלו, באיזה תאריך החל שיתוף הפעולה מולו, מדוע בפעמים הקודמות הוא פנה למערך שירות הלקוחות וכדומה, כאשר תוכנות crm מתקדמות גם מאפשרות לשלב בין מערכת ניהול חשבונות לבין מערך ניהול הלקוחות – שווה בחינה.
אל תוותרו על מערכת ניהול חשבונות באינטרנט
יש לא מעט כלים לניהול עסק, אך בכול הנוגע לניהול הוצאות והכנסות, חשוב להיות סופר מדויקים ועל כן מוטב להיעזר במערכת ייעודית – מערכת לניהול חשבונות, לרבות ניהול הוצאות. מערכת כזו שמסייעת להגדיר מגוון הוצאות בקלות יתרה, עובדה שמאפשרת מעקב צמוד ומסודר ושמקלה על רואה החשבון את עבודתו. לצורך הדוגמה נציין שבאופן שיטתי ניתן לסווג הוצאה מסוימת כליסינג ואף להגדיר איזה נתח מוכר במע”מ מסך ההוצאה.
היעזרו בשעון נוכחות
לא מספיק שיש לכם מגוון יעדים, עובדים, משימות שמצויות בשלבים שונים של עשייה ויומן שמלא בפגישות עם לקוחות ומשקיעים, אלא בנוסף לכל כמנהלי העסק עליכם גם לעקוב אחר שעות העבודה של העובדים, בכדי שבסוף החודש תוכלו להעניק משכורות מדויקות. אז מה עושים? נרשמים לשירותי שעון נוכחות ופה נציין שעדיף לבחור בשעון נוכחות שאינו מושפע מכמות או ממיקום העובדים, ומוטב לבחור בשעון נוכחות שמאפשר התנהלות באמצעות הנייד או המחשב הפרטי, כך שסך השימוש יהיה פשוט ויעיל. כל שצריך לעשות הנו לדווח ואילו המערכת כבר עושה את השאר – שומרת תאריך, מיקום ושעה, מייצרת דוחות, מגדירה ימי חופש ובאופן כללי מסייעת למנהל לקבל דיווח שוטף אודות ההתנהלות של העובדים.
עזרו לעצמכם עם מערכת לניהול מלאי
לקוחות אוהבים שמועבר אליהם מידע מדויק ונרתעים כשמבטיחים להם דבר מה ובסוף לוקחים צעד אחורה, או שפשוט מתמהמהים עם מתן התשובה. אי לכך מערכת לניהול מלאי כה חשובה. בלחיצת כפתור היא מאפשרת להבין מהו מצב המלאי, כאשר באופן אוטומטי התוכנות מתעדכנות ואף ישנה פרשנות כספית, כך שבין היתר מתאפשר לנהל מחירון מתקדם – להעניק למוצרים זהים מחירים שונים, לנהל מק"טים, להוציא דוחות רווחיות, לנהל הנחות בהתאם לסוג הלקוח וכדומה.
עם היד על הדופק – ניהול תזרים מזומנים
השוק מלא בסיפורים על עסקים מופלאים שקרסו, רק כי לא עקבו כראוי אחר תזרים המזומנים, ועל כן גם אם אתם עמוסים במשימות, לרגע אל תזניחו כל פרט שנוגע לכך, ובמיוחד כאשר המעקב פשוט מתמיד – היעזרו במערכת ייעודית לניהול תזרים מזומנים! מכאן שבאמצעות מערכת ממוחשבת זוכים לדעת בכל רגע נתון מהו מצב ההכנסות וההוצאות (אחר מצב ההוצאות החודשיות היעזרו בתוכנת "ניהול הוצאות"), ובהתאם תתכננו באופן מושכל פעולות עסקיות – שוטפות ונקודתיות. לאור הדברים, אם מבקשים לדעת מה יהיה מצב היתרה בעוד X ימים מהיום, פשוט היעזרו בתוכנה ותקבלו תשובה אמינה.
חבל לפספס!
לסיכום נציין שכיום לא חסרות תוכנות ייעודיות עבור עסקים – תוכנות מדויקות, שמייעלות מהלכים, שמעניקות ללקוח שירות טוב יותר ושמסייעות לעסקים לעקוב אחר מגוון נדבכים, כך שמדובר בסיוע מהותי שאינו דורש ימי חופש ואינו דורש שעות נוספות – נצלו זאת!
