תזרים מזומנים הוא אחד מאבני היסוד של ניהול העסק. בלי תזרים מזומנים ניהול העסק דומה לריצה בחושך ואנחנו אומרים את זה “בעדינות”.

תזרים המזומנים של iCount מסתכל על ההכנסות ועל ההוצאות של העסק ומנסה להבין מה יהיה המצב של חשבון הבנק של העסק בתאריך מסוים, כאשר המטרה היא לתת לך, מנהל העסק, תחזית של היתרה בחשבון הבנק שלך בתאריך עתידי.

על מנת שיהיה לך תזרים כמה שיותר עשיר, חשוב מאוד לעדכן את iCount בהוצאתו החודשיות שלך ואת זה ניתן לעשות כפי שמתואר כאן בהסבר על ניהול הוצאות.

שלא כמו מערכות ניהול תזרים אחרות אנחנו בוחרים בשלב זה לא להתחבר לחשבון הבנק שלך משלל סיבות. מצאנו שאנשים לא אוהבים לתת את פרטי חשבון הבנק שלהם והאמת היא שאנחנו נוטים להסכים איתם. רוב אתרי הבנקים היום לא מאפשרים יצירת חשבון שמשמש ל”קריאה בלבד” ונתינת שם משתמש וסיסמה עם הרשאות מלאות לתוכנה חיצונית זה דבר מסוכן שרצוי להמנע ממנו.

היתרון הברור שלנו על תוכנות ניהול תזרים מזמונים אחרות היא שאצלנו יש גם ככה את כל המידע החשבונאי שלך בכל מקרה ולכן אנחנו לא צריכים להישען על מקור מידע אחר. אתם, מצד שני, לא צריכים לחשוף את המידע שלכם לאף גורם נוסף.

בואו נתחיל. כדי להיכנס לתזרים אנא לחצו על “דוחות->תזרים מזומנים”.

מה עושה מי שלא מנהל הוצאות ב iCount?

למי שלא מנהל אצלנו הוצאות (בין אם בגלל שמתעצלים ובין אם בגלל שמנהלים הוצאות במקום אחר) אנחנו מאפשרים הזנה מהירה של נתונים אודות פעולות חודשיות של העסק ב“הגדרות מתקדמות” של התזרים. בהגדרות המתקדמות הללו ניתן במהרה להגדיר תנועות חובה שמשקפות הוצאות חודשיות שחוזרות על עצמן. הוצאות כאלה צריכות לקבל סוג תנועה “חובה” והן יכולות להיות:

  •         תשלומי הלוואות
  •         תשלומים למוסדות
  •         ספקים קבועים
  •         משכורות
  •         קרנות השתלמות
  •         קופות גמל
  •         ביטוחים
  •         ועוד

הגדרות-מתקדמות

בנוסף להוצאות האלה, ניתן גם להגדיר הכנסות קבועות במידה ויש כאלה שלא באות לידי ביטוי במסמכים שאתם מוציאים. במקרה כזה פשוט בוחרים בסוג תנועה “זכות”.

 את רוב ההגדרות האלה צריך להגדיר רק פעם אחת ולשנות אותן רק אם יש שינוי, אבל לרוב אלה הגדרות שלא משתנות יותר מדי והמערכת שומרת אותן אוטומטית. הנה מסך ההגדרות המתקדמות של התזרים אליו ניתן להגיע על ידי לחיצה על “הגדרות מתקדמות”.

לכל הרצה של חישוב תזרים רצוי שתהיה נקודת פתיחה ובכל פעם שמריצים אותו רצוי לעדכן מה יתרת הפתיחה נכון לתאריך ההתחלה. כלומר – כמה כסף יש בעובר ושב של חשבון הבנק. היתרה שהזנתם כאן נשמרת כל עוד לא יוצאים לדף אחר – זה הפרמטר היחיד שאין משמעות לשמור אותו כי בכל תאריך זה משתנה.

כמו כן, רצוי להגדיר מה מסגרת האשראי שלכם בבנק. ברגע שמגדירים את זה המערכת תתריע (תסמן באדום) כל חודש בתזרים בו יש סכנה של חריגה ממסגרת האשראי.

ניתן לראות בצילום המסך שלכל שורה בהגדרות המתקדמות אנחנו יכולים להגדיר (לנוחיותנו בלבד) כמה מילות פירוט על מנת שנדע מה פשר הפעולה הזו, מי הלקוח או הספק שהפעולה הזו קשורה אליו, באיזה יום בחודש היא באה לידי ביטוי בחשבון הבנק שלנו, מה הסכום כמובן, וכמו כן האם זו פעולה עתידית בלבד או לא. אם מסמנים שזו פעולה עתידית המערכת תתייחס לפעולה הזו כאילו התחילה רק מהחודש הקרוב (כלומר, הופעה ראשונה שלה עוד לא היתה), ואם לא מסמנים פעולה עתידית המערכת תתייחס לשורה הזו כאילו כבר הייתה גם בעבר (כלומר הייתה גם בחודשים קודמים).

תוצאות התזרים

כפי שאמרנו קודם, המטרה היא לדעת מה תהיה היתרה בבנק בתאריך מסוים. את היתרה אנחנו יכולים רק לחזות ואנחנו עושים את זה לפי ניתוח של עקומת ההכנסות ההיסטורית של העסק. התחזית מסתכלת על איך מחזור ההכנסות של העסק עולה או יורד בין חודש לחודש, חישוב ממוצעים והפעלת תחשיב שחוזה מה תהיה רמת ההכנסות.

גרף

מה ההבדל בין התחזית לבין המצב בפועל?

מבחינת המערכת יש סוגים שונים של תנועות. יש תנועות שכבר קרו ויצא בגינן מסמך (כמו למשל קבלה על 5 צ’קים דחויים, או קבלה על תשלום שהתקבל באשראי אבל הכסף עדיין לא נכנס) ויש תנועות שאנחנו יודעים שהולכות לקרות אבל עדיין אין בגינן מסמך (כמו למשל הוראת קבע שצריכה להתבצע עוד יומיים). כמו כן, יש גם הוצאות שאנחנו יודעים שהולכות לקרות אבל לא קרו עדיין (כמו למשל הוצאה שאנחנו מגדירים במערכת כ”הוצאה מתחדשת”).

בתוצאות ניתן לראות שאנחנו מציגים מספרים חיוביים (הכנסות) בירוק ומספרים שליליים (הוצאות) באדום. כמו כן יש לנו השוואה בין תחזית לבין המצב האמיתי בפועל אותו ניתן לראות באפור בקטן.

התחזית

והנה דוגמה מהחיים:

אם אנחנו נמצאים היום בחמישי לחודש, ובתחילת החודש כבר היו הכנסות (למשל, תשלומי אשראי שנכנסים ב 2 לחודש) אבל ההוצאות שלנו (למשל, משכורות) מתוכננות לרדת ב 9 לחודש, המערכת עדיין לא רואה את פעולת תשלום המשכורות כפעולה שקרתה, אבל יודעת שהיא עומדת לקרות. לכן יש לנו מספר בצבע אפור שמצביע על הפעולות שכבר באמת קרו בפועל, ומספר צבעוני שהוא התחזית.

שורה תחתונה

ההמלצה שלנו למי שרוצה לדעת מה תהיה היתרה שלו באריך עתידי להסתמך דווקא על המספרים שהמערכת מעריכה (הצבעוניים) ולא על המספרים שהמערכת יודעת בוודאות (האפורים). אם אנחנו היום בחודש מרץ ואנחנו רוצים לדעת מה תהיה היתרה (המשוערת) בחודש דצמבר בסוף השנה, כל מה שצריך לעשות זה לבחור בתאריך ההתחלה את חודש מרץ השנה ובתאריך הסופי את חודש דצמבר השנה, לא לשכוח למלא את כל הנתונים על ההוצאות הקבועות ואת היתרה בחשבון נכון ליום 1.3 השנה. אפשר גם למלא את הנתונים על מסגרת האשראי וללחוץ על “הצג”.

 

מאמרים נוספים