טיפים לעבודה מהבית

כיום יותר ויותר עסקים החליטו לאפשר לעובדים לעבוד ישירות מהבית, מצב שהתעורר אצל חלק מהעסקים בעקבות הקורונה, אך המשיך עם וללא קשר, ולו כי המציאות לימדה שעבודה מהבית מחזיקה בלא מעט יתרונות, אם מבחינת עלויות ואם מבחינת הספק ותוצאות, ועל כן אם גם אתם מתכוונים למנף את העבודה מהבית, טוב להכיר כמה טיפים יעילים וישימים שחלקם הגדול מושתת על טכנולוגיה משלימה. מוכנים להתייעל? קפצו לטיפ הראשון:

שמירה על לוח זמנים

העובדים בבית ואף אחד לא יודע אם הם יצאו מהפיג'מה, או התייצבו לטפל בשורת המשימות שמחכה להם, אך על מנת שהעסק ימשיך לתפקד כראוי הכרחי להקפיד על זמני העבודה ולהישאר בשליטה. כיצד? פה נכנס לתמונה כלי מאוד חשוב: שעון נוכחות. שנרחיב? ובכן שעון נוכחות מאפשר לדווח הן על שעות הנוכחות והן על שעות הפעילות, כך שאין צורך לרכוש מכשירים יקרים, אלא פשוט נעזרים באפליקציה ייעודית. באמצעות שני הדיווחים שציינו (נוכחות ופעילות) זוכים לדעת גם מתי העובדים החלו לעבוד וגם מה הם בפועל עשו. מכאן שמשיגים שקיפות מלאה והמעסיק ממשיך לנהל את הכול מלמעלה (מבלי להיות נוכח פיזית). בנוסף, באמצעות התוכנות שציינו הרבה יותר קל לבנות דוח שעות מסודר ותואם מציאות, כך שאין מקום לטעויות וסיכום החודש הרבה יותר מסודר ומהיר.

הגדרת סביבת עבודה

עובדים מהבית? סביר להניח שבבית אין לכם משרד מסודר שכולל שולחן, מחשב, פקס, מכונת צילום, מזכירה צמודה, קולגות שניתן להתייעץ עמם, ארון שירות עם עטים ודפי הדפסה וכדומה. במקביל, סביר שכן יש לכם שולחן עם מחשב ומסביב מקרר עם פיתויים, מסך טלוויזיה שמציע פיתויים אחרים ואף מיטה שמהווה פיתוי גדול לקפוץ לתנומה בזמן העבודה. מה עושים? שני דברים:

1. חשוב שהמעסיק ימליץ לעובדים להגדיר סביבת עבודה מסודרת, בה יש מינימום פיתויים והפרעות.

2. למקסם את מה שכן קיים – המחשב והנייד כמובן. כיצד? כל עוד יש מחשב, כבר מדובר ב 90% התייעלות, וזאת כי באמצעות מחשב ניתן לערוך מסמכים, לנהל הוצאות, לנהל תיקי לקוחות, לייצר דוחות, לשלוח מיילים ואף להיות בקשר שוטף עם הקולגות – באמצעות תוכנות ייעודיות. כך למשל אם רק נעזרים בתוכנת CRM (מערכת לניהול קשרי לקוחות) זוכים להיעזר במערכת לניהול קריאות תמיכה, לנהל עבודה רציפה מול הלקוחות, לערוך ארכיון שמתעד את נתוני העבודה, לנהל לידים, להגדיר תיעודים ותזכורות ובאופן כללי להתנהל בצורה מסודרת ויעילה מול הלקוח. מסקנה? חשוב לוודא שלעובדים יש מחשב שמותקנות בו תוכנות ייעודיות – בהתאם לצורך כמובן!

מינימום הסחות דעת

ידוע שגם עבודה במשרד כוללת הסחות, אך כאשר עובדים מהבית הרבה יותר קל להישאב למשימות שנוגעות לתפעול הבית (לשטוף כלים למשל), לדבר עם הילדים, להוציא את הכלב לסיבוב, לבהות במסך שבן הזוג מחזיק, להקשיב לשיחה של השכנים וכדומה, ועל כן חשוב לייעץ לעובדים להיצמד לחמשת הטיפים הבאים:

1. הודיעו לבני הבית שאתם בעבודה ואינכם זמינים עבור דברים אחרים.

2. הגדירו שעות עבודה – כולל הפסקות.

3. אם ניתן שבו בחדר סגור.

4. ארגנו סביבת עבודה מסודרת שאינה כוללת דברים שנוגעים לבית (עיתון, רשימת קניות וכדומה).

5. האזינו למוזיקת רקע שנוח ונעים לכם לעבוד עמה.

היעזרו בטכנולוגיה

העובדה שעובדים מהבית אינה אומרת שלא ניתן לנהל משימות, לעקוב אחר שעות העבודה של העובדים, לנהל קשרי לקוחות, לשמור על התנהלות מסודרת ומתוזמנת מול שורת משימות, או אפילו לחייב את הלקוחות, לתעד שיחות, לקשר משימות ללקוח, למסמך או לספק, לשלוח קישור לזימון תור ללקוח וכדומה, אלא כל זאת ועוד הרבה יותר ניתן לבצע באמצעות התקנה של שתי תוכנות שכבר ציינו: מערכת ניהול לקוחות (מערכת CRM) ומערכת שעון נוכחות. מסקנה? תמיד חשוב להבין מהו הצורך ובמקביל לבחון מה הקידמה הטכנולוגית יודעת להציע. כל עוד יש מחשב, העובדים יכולים לעבוד מהבית ואתם המעסיקים מחזיקים בשליטה מלאה.

גביה ותשלומים

כיום אין שום בעיה לסלוק דרך האתר, לספק חשבונית אוטומטית, לעבוד עם קבלות אוטומטיות וכדומה, וכל זאת באמצעות מערכת גביית תשלומים שניתן להתקין במחשבי העובדים. כך למשל אם נעזרים בחשבונית ממוחשבת ניתן לבצע מגוון נדבכים חשובים גם מהבית ולהפיק מגוון יתרונות ייחודיים: למשל לשמור על הסביבה (חשבונית ירוקה) וליהנות מרמת אבטחה מאוד גבוהה. בנוסף, מוודאים שהחשבונית אכן הגיעה ליעד (אם החשבונית אינה מגיעה ליעד המערכת מעדכנת), נחסך זמן במילוי פרטים ידניים, זוכים במעקב מסודר וחוסכים דמי משלוח. אי לכך העובד אינו צריך להחזיק במכשיר יקר או להבין בניהול חשבונות, אלא יכול בצורה פשוטה ומסודרת לגבות תשלומים.

שנסכם?

לא מעט מעסיקים מעידים שהם גילו שעבודה מהבית מאוד אפקטיבית, ולא רק כי נחסך זמן על שיחות "סמול טוק" וחוסכים תשלומי דלק, אלא גם כי זוכים להתייעל ולדייק משימות, במיוחד אם נעזרים בתוכנות ייעודיות. אי לכך כל שצריך לעשות זה ליישר קו עם הטכנולוגיה ולהיעזר בתוכנות שעשויות לחסוך לכם הרבה זמן, לאפשר שליטה מרחוק ולייעל את העבודה.