הנהלת חשבונות באינטרנט היא בין הכלים היעילים ביותר לניהול עסק. המערכת מעניקה לבעל העסק מגוון רחב של פונקציות, שעשויות לייעל את תהליכי העבודה ולשמור על מעקב רציף ויעיל של מערך ההוצאות וההכנסות של העסק כמו גם הנפקת חשבוניות מס וגביית תשלומים. מערכת הנהלת החשבונות יכולה להתאים לכל סוגי העסקים, לרבות מלכ"רים, חברות בע"מ ועוסק פטור. אם אתם לא בטוחים שהנהלת חשבונות באינטרנט היא המערכת האידאלית עבורכם, לפניכם 5 נקודות שיסירו את החששות בנוגע למערכת הנ"ל:
מעקב אחרי חשבוניות
מערכת הנהלת החשבונות באינטרנט, מנפיקה חשבוניות ירוקות שנשלחות במייל לנמען. מעבר לעובדה שמדובר בשמירה על איכות הסביבה, ניתן לבצע מעקב אפקטיבי אחר כל חשבונית שמונפקת באמצעות המערכת.
מעקב אחר חשבונית מס שנשלחה ללקוח הוא חיוני במיוחד. אם החשבונית לא הגיעה ליעדה, המערכת תתריע בפניכם על כשל, כך תוכלו לשלוח את החשבונית לכתובת מייל חלופית ולהימנע מעיכובי תשלומים ובעיות דומות. הנהלת חשבונות מסורתית שאינה נתמכת בדיגיטל, לא תוכל להתריע בפניכם במהירות על כשל מסוג זה, מאחר והחשבוניות נשלחות באמצעות דואר ישראל.
פונקציות שימושיות לניהול אפקטיבי של העסק
המערכת מאפשרת למשתמש מגוון רחב של פונקציות המייעלות את תהליכי העבודה וחוסכות בכסף, זמן ומשאבים שונים. החל מסליקת כרטיסי אשראי, ניהול הוראות קבע, ניהול צ'קים יוצאים, מערכת CRM לניהול לקוחות ועד למעקב אחר שעות העבודה מול הלקוחות והספקים. יתרה מזאת, שחזור מסמכים באמצעות המערכת, מתאפשר תוך זמן קצר, כמו גם הנפקת תעודות חיוניות נוספות. נוסף לאלה ולא פחות חשוב, היא יכולתה של המערכת להנפיק חשבוניות ומסמכים בשפה האנגלית, בהתאם לשער המט"ח המעודכן. יתר על כן, המערכת יעילה גם עבור ניהול שעות העבודה של עובדי החברה, לרבות עדכונים בנוגע לחופשים וימי מחלה.
אבטחה גבוהה
כחלק ממערכת האבטחה של הנהלת החשבונות האלקטרונית, החתימות על המסמכים נעשות באמצעות חתימה דיגיטלית, כלומר לא ניתן לזייף את חתימת העסק. כמו כן, הכניסה למערכת מותנית בסיסמא, שם משתמש ומזהה חברה, לפיכך לא כל אחד יכול לגשת לנתוני החברה. יתרה מזאת, ניתן להעניק גישה חלקית לעובדי החברה, כך שאתם תוכלו להחליט לאיזו נתונים הם יהיו חשופים ולאילו לא.
ניהול העסק מכל מקום ובכל זמן
ניהול העסק, בייחוד ניהול החשבונות, אינו חייב להיעשות דרך המחשב בשעות העבודה בלבד. מה קורה כשנוצרת בעיה בלתי צפויה ועולה הצורך בהנפקת מסמך באופן מיידי? ובכן, המערכת ניתנת לתפעול גם דרך הנייד, באמצעות אפליקציה ייעודית. האפליקציה מופעלת באמצעות שם משתמש וסיסמא כך שלא ניתן להיכנס אליה ללא הנתונים הללו. באמצעות האפליקציה ניתן לנהל את החשבונית ולגשת אל הנתונים בכל זמן ומכל מקום בארץ ובעולם.
הרשאה לכמה משתמשים במקביל
בעל העסק לא צריך להיות זה שאחראי על ניהול החשבונות בחברה, אך יחד עם זה, עליו לקחת חלק פעיל ולדאוג שהנתונים השונים יהיו גלויים עבורו באופן תמידי. מערכת הנהלת החשבונות מאפשרת גישה לכמה אנשים במקביל, כך שמנהל החשבונות האחראי לניהול הכספים יכול לתפעל אותה באופן תמידי, להזין מסמכים, להנפיק חשבוניות ולעקוב אחר ההוצאות, בעוד שבעל העסק חשוף לכל התהליכים הללו. יתרה מזאת, ניתן לייצא את נתוני העסק למערכות עמם עובד מנהל החשבונות של החברה. למעשה ניתן לקבל ליווי מקצועי בתחום הנהלת החשבונות ולהישאר חשופים לכל המידע, הנתונים והתהליכים המתרחשים במערכת.
הנהלת חשבונות באינטרנט היא מערכת יעילה שיכולה לשפר את תפקודי העסק בכמה רבדים. ראשית, היעדר הניירת מאפשר סדר וניקיון במשרד, נוסף לכך, מדובר במערכת המגבה את כל המסמכים ומאפשרת מעקב איכותי אחר חשבוניות, הוצאות והכנסות. כמו כן, ניתן לאפשר למשתמשים נוספים גישה מלאה או חלקית – בהתאם לתפקידם בחברה. יתרה מזאת, ישנן פונקציות נוספות במערכת ואף ניתן לגשת אליהן מכל מקום ובכל רגע נתון. כל אלה מצביעים על כך שמערכת להנהלת חשבונות באינטרנט עשויה לשפר ולייעל את העסק ולהוביל אותו להצלחה הרצויה.
