ניהול חשבונות וכספים הוא אחד הדברים החשובים בניהול עסק, בין אם מדובר בניהול חשבונות עצמאי או העסקת מנהל חשבונות מקצועי שיטפל בנושא.
התנהלות פיננסית כוללת לא מעט אלמנטים, ביניהם נכלל ניהול תזרים המזומנים של העסק וניהול הון חוזר, כשיש לעקוב ולתעד את כל התנועות הכספיות בארגון. כמו כן, ההתנהלות מול הבנקים אינה פוסחת על בעלי העסקים (או מנהלי החשבונות שלהם), כשיש לעקוב אחר תנועות העסק כמו גם אחר פעולות פיננסיות שונות וייצוג מקצועי של העסק מול סניף הבנק אליו הוא משתייך. נוסף לכך, יש לתעד את כל ההוצאות וההכנסות של העסק, לטובת הנפקת דו"חות שנתיים לרשויות המס, כמו גם ניתוח כלכלי של הארגון וחתירה להתייעלות פיננסית שוטפת.
על מנת לנהל את כספי העסק באופן מוצלח ולצמוח מבחינה כלכלית, יש כמה דברים שכדאי להתחשב בהם:
ניהול תזרים המזומנים
יש לא מעט עסקים שמקלים ראש בכל תחום ניהול תזרים המזומנים, כך שאינם מבצעים מעקב יסודי אחר הוצאות והכנסות המזומן של העסק, לרבות תכנון עתידי. דו"ח תזרים מזומנים מחושב באופן נפרד, והוא מכיל תנועות פיננסיות שבוצעו במזומן.
ניהול תזרים מזומנים חיוני לעסק, בייחוד מתן דגש לזמני התקבולים למול התשלומים משום שכך ניתן יהיה לנהל את כספי העסק באופן המיטבי, לתכנן את התקציבים ולחשב את רווחיות הארגון. היעדר ניהול תזרים מזומנים עקבי ויסודי עלול להוביל למצוקה בכסף נזיל בחברה מה שעלול לפגוע בעסק לטווח הארוך. תחזית של תזרים המזומנים (לתקופה קרובה יחסית כמו חצי שנה או רבעון) תסייע לכם לייעל את ההוצאות וההכנסות של העסק, לתכנן את כל הפעולות הפיננסיות לתקופה זו ולהימנע ממצוקה בכסף נזיל.
היעזרו בתוכנה להנהלת חשבונות
בכדי לנהל את חשבונות העסק באופן יעיל, מוטב להיעזר בהנהלת חשבונות באינטרנט, משום שיש לה מגוון רחב של יתרונות. תחילה, תוכלו לתעד באופן דיגיטלי את כל ההכנסות וההוצאות של הארגון לרבות תיעוד חשבוניות. התיעוד נעשה על ידי סריקת המסמכים בטלפון הנייד ישירות לאפליקציה, כך כל הקבלות והחשבוניות יימצאו במקום אחד מבלי לאגור ניירת מיותרת. כמו כן, הגישה למערכת ניהול החשבונות יכולה להיעשות מכל מקום ובכל רגע נתון, כך תוכלו להיות מעודכנים באופן שוטף ומידי. מלבד זאת השימוש בתוכנה לניהול עסק, עשויה להיות מועילה עבורכם הן מבחינת הניהול הפיננסי והן ברמות ניהול נוספות (ניהול עובדים, ניהול לקוחות וכו').
גביית חובות
כשאתם מעניקים שירות שוטף ללקוח, כדאי לעקוב באופן יסודי אחר חובותיו כלפי הארגון ולוודא שכל התשלומים מועברים אליכם בזמן. עסקים עלולים להיקלע למצוקה פיננסית בתקופות מסוימות, אבל בכדי למנוע זאת, רצוי לדרוש שהחובות ישולמו בזמן. בכדי לעשות זאת באופן אפקטיבי, יש ליישם מדיניות תשלומים מול הלקוח, לרבות פעולות שיינקטו במידה והתשלום לא יועבר אליכם בזמן. כמו כן, רצוי לעקוב באופן מסודר אחרי כל החובות והכספים שעתידים להגיע אליכם, שכן, תוכלו לעשות זאת באופן יעיל וללא מאמץ באמצעות הנהלת חשבונות באינטרנט. היה וישנם חובות שמתעכבים יתר על המידה, נקטו בפעולות הנדרשות והחוקיות בכדי לקבל את התשלום בעבור השירות שהענקתם ללקוח. כמו כן, על מנת לעקוב אחר כל ההכנסות באופן מסודר, לרבות חובות שהתעכבו, מוטב לדאוג להפקת חשבוניות בעבור כל סכום שהועבר אליכם. תוכלו לעשות זאת באמצעות תוכנה לניהול חשבונות שתאפשר לכם להנפיק קבלה\חשבונית ולשלוח אותה ללקוח באופן מידי.
התנהלות נכונה עם הלוואות
לא מעט עסקים לוקחים הלוואה מהבנק או משיגים מימון ראשוני לעסק. ובכן, רצוי לתכנן את נטילת ההלוואה מבעוד מועד, זאת בכדי לוודא שההלוואה מסייעת לכם ליצור הכנסות נוספות לעסק, כך שתוכלו להשיב את גובה ההלוואה בפרק זמן ריאלי ובמקביל לגרוף רווחים. התנהלו נכון מבחינת נטילת הלוואות, משום שהתנהלות קלוקלת עלולה להוביל למצוקה כלכלית ואף לפשיטת רגל.
ניהול מלאי יעיל
מכירת מוצרים ופריטים מחייבת ניהול מלאי יעיל, כלומר ניתוח המכירות החודשיות והשנתיות בכדי לראות אילו מוצרים נמכרים יותר ואילו פחות. ייתכן וישנם מוצרים שאתם מייבאים או רוכשים אך אין להם ביקוש, לכן בכדי להימנע מהפסד כספי, חשוב שתערכו את הבדיקות הללו לעיתים קרובות.
ניהול פיננסי בעסק הוא לא דבר שיש להקל ראש לגביו. התייעצו עם אנשי מקצוע והיעזרו בכלים לניהול עסק, לרבות הנהלת חשבונות באינטרנט, בכדי שתוכלו לבצע מעקב יסודי אחר הפעולות הכספיות של הארגון. ניהול כספים יעיל יוביל את העסק שלכם לצמיחה כלכלית, ומשם – השמיים הם הגבול.
