גם בעל העסק עצמו יכול ללכת לאיבוד ברגע שהוא מבין שבין היתר עליו לנתב בין חשבונית מס, חשבונית זיכוי, הצעת מחיר, תעודת החזר, רישום הוצאות, קבלה, מקדמות מס וכדומה, ועל כן נהוג לקחת רואה חשבון ולהשאיר לו לשבור את הראש, אך עדיין יש שלבים בתהליך שצריכים לעבור דרך בעל העסק עצמו, ועל כן חשוב להבין מהי המהות ומהי המשמעות, ולו בכדי שההתנהלות תהיה חלקה – בהתאם לחוקים השונים ומבלי שיתעוררו בעיות מיותרות.
הגדרה לצד משמעות:
חשבונית מס
חשבונית מס מיוחסת רק לעסק מורשה והיא מהווה נדבך מהותי מרישום סך ההכנסות. נהוג לשלוח אותה בתום העבודה, או לחלופין לאחר שמספקים את המוצר. מדובר בדרישה של העסק לקבל את התשלום שהוסכם מראש. חשבונית זו מוציאים בשני עותקים, כאשר עותק אחד יציין את המילה "מקור" והוא יועבר לידי הלקוח ואילו עותק שני יציין את המילה "העתק" ואותו יש לשמור.
על מנת שהחשבונית תהיה תקינה, עליה לכלול את הפרטים הבאים: תאריך, שם העסק, מספר רץ, מספר עוסק מורשה, כתובת, מספר טלפון, את המילה "מקור" (רק בהעתק שנמסר), פרטי הלקוח ופירוט אופי העסקה. עוד ראוי לדעת שאם מעניקים שירות ולא מוכרים סחורה, אפשרי לדחות את הפקת החשבונית עד כשבועיים לאחר מועד קבלת התשלום, ואם מדובר בעסקה שמשולמת בתשלומים, הרי שאפשרי להוציא חשבונית מס רק עבור החלק היחסי שכבר שולם.
טוב לדעת שקיימת אפשרות מצוינת המאפשרת חיסכון בנייר, הלוא היא החשבונית הדיגיטלית (חשבונית ירוקה), החתומה בחתימה דיגיטלית והיא מצוינת עבור כל סוגי העסקים.
לקריאה נוספת על: חשבונית מס
חשבונית עסקה
חשבונית עסקה מזכירה חשבונית מס, וזאת כי שתיהן מהוות דרישת תשלום. אם כן מהו ההבדל? ובכן אופציה זו נועדה עבור עסקים שאינם מחזיקים במלאי, אלא מעניקים שירות ועובדים על בסיס מזומן. מכאן שבמקרה זה מפיקים חשבונית בכדי לחייב את הלקוחות. לאחר שמקבלים את התשלום מפיקים קבלה, או לחלופין חשבונית מס – בהתאם לסטטוס העסקי.
לקריאה נוספת על: ההבדל בין חשובנית עסקה לחשבונית מס
קבלה
קבלה מהווה אסמכתא שמאפשרת קבלת תשלום, וחובה להפיקה בצמוד להעברת התשלום. מי שלא יעשה כך מסתכן בפסילת ספר החשבונות. בקבלה רצוי לציין כמה שיותר פרטים אודות אופי התשלום (כולל מספר חשבון), ואף חשוב לציין את תאריך הפירעון.
חשבונית מס/ קבלה
אופציה זו משלבת בין השניים, והיא מתאפשרת רק כשהתשלום מועבר בעת סגירת העסקה.
חשבונית זיכוי
לעיתים מתעורר הצורך לבטל חשבונית ואם הלקוח אינו מוכן לשתף פעולה ולהחזיר את חשבונית המס, הרי שטוב לדעת שניתן להפיק חשבונית זיכוי ולשלוח לו אותה. כאשר היא מגיעה ללקוח, היא בעצם מחייבת אותו להכניסה להנהלת חשבונות ובהתאם להחזיר את המע"מ למדינה. פה נציין שאפשרי להסדיר את הנושא בכמה אופנים: בדואר רשום, להחתים את הלקוח על העתק, או פשוט לקבל ממנו אישור בפקס.
לקריאה נוספת על: ביטול וזיכוי מסמכים
תעודת משלוח
בעת שליחה של משלוח ללקוח, יש לוודא שבין היתר גם שולחים תעודת משלוח (או לחלופין חשבונית מס). בתעודה ראוי לציין את סך הכמויות באופן מסודר.
הצעת מחיר
לאחר שהמשא ומתן מול הלקוח מסתיים, יש לשלוח את סך הפרטים בצורה מסודרת ולוודא שהלקוח חותם על הנאמר, כך שמדובר בסוג של חוזה שמסדיר את ההתנהלות לטווח הרחוק, ולו עבור היום שבו יתעוררו שאלות. פה נחדד שמוטב שההצעה תהיה כמה שיותר מפורטת – כולל כמות, מועד, אופן ומועד התשלום וכדומה.
תעודת החזר
בהנחה והלקוח מבטל עסקה, צריך להחזיר לו את מלוא התשלום ופה תעודת החזר מהווה קבלה שמסדירה את הנושא.
מקדמות מס
מדובר במקדמות עבור חשבון מס הכנסה, כאשר מס הכנסה מודיע מהו הסכום שצריך לשלם מדי חודש. פה נציין שלעיתים ניתן לקזז "ניכוי במקור", בהנחה והלקוחות קיזזו חלק מהתשלום והעבירו אותו בעצמם למס הכנסה.
התנהלות מקצועית
לאחר שסקרנו מגוון נרחב של חשבוניות ושאר מסמכים, עתה יותר ברור מדוע חשוב שאיש מקצוע (קרי רואה חשבון) יאגד אצלו את סך החומר, כאשר חלופה נוספת היא להיעזר במגוון כלים מקוונים מתקדמים, כגון תוכנות להנהלת חשבונות באינטרנט שהופכות את סך ההתנהלות לבסיסית ובאותה נשימה למדויקת ויעילה. מכאן שעוד בשלבים הראשונים של העסק מוטב לטפל בכך, ולהיעזר באיש מקצוע לטובת הכוונה וסיוע ממוקד.
