ביטול מסמכים במערכת הוא הליך פשוט לביצוע, אך למסמכים שונים סוגים שונים של ביטולים. כדי שנוכל לבטל מסמך מסוים, ראשית יש למצוא אותו ולהיכנס אליו. ניתן למצוא כל מסמך על ידי כניסה ל"חיפוש -> מסמכי הנהח"ש". שם ניתן להשתמש באפשרויות החיפוש השונות על מנת לאתר את המסמך, וכשהוא מופיע על המסך בתוך תוצאות החיפוש, יש ללחוץ על המספר שלו על מנת להיכנס אליו.
כשאנחנו בתוך המסמך, ניתן לראות בפינה השמאלית העליונה שלו את כפתור האפשרויות. לחיצה על הכפתור הזה תראה את כל מה שאפשר לעשות. אם המסמך מאושר לביטול תהיה אפשרות לבטל, ואם המסמך הזה הוא לא מסמך שאפשר לבטל, אז יכול להיות שתהיה רק אפשרות לסגור. ההבדל בין סגירה לביטול הוא הבדל חשבונאי. בסגירה אנחנו רק מסמנים למערכת בצורה פנימית שזה מסמך ללא יתרה, ובביטול המערכת ממש מפיקה מסמך חשבונאי מקביל על מנת לאפס את התנועה בספרים של העסק.
שימו לב:
- ביטול חשבונית מס קבלה מייצר חשבונית מס קבלה במינוס
- ביטול קבלה מייצר קבלה במינוס
- ביטול חשבונית מס מייצר חשבונית מס זיכוי
ביטול חשבונית זיכוי
מכיוון שחשבונית זיכוי היא למעשה מסמך ביטול של חשבונית מס, אנחנו "בונים" על זה שלא יהיה צורך לבטל אותה, אבל לפעמים קורה שצריך לבטל חשבונית זיכוי.
ראשית חשוב לציין שחשבונית זיכוי הינה ביטול של חשבונית מס. כלומר זיכוי הוא ההיפך החשבונאי של חשבונית מס. אין קשר בין חשבונית זיכוי לחשבונית מס קבלה וצריך להקפיד לא להתבלבל בין סוגי המסמכים השונים.
מכיוון שחשבונית זיכוי הינה ההיפך מחשבונית מס והיא למעשה מבטלת חשבונית מס, אזי שביטול של חשבונית זיכוי הוא למעשה יצירה של חשבונית מס. כלומר – יש לך חשבונית זיכוי על סך 117 ₪ (נניח)? פשוט מוציאים חשבונית מס על 100 ₪ + מע”מ (כך שהסה”כ של החשבונית מס יהיה 117 ₪ כולל מע”מ, בדיוק כמו חשבונית הזיכוי) ורק מוודאים שהחשבונית מס יוצאת על אותו לקוח כמו הזיכוי.
התוצאה תהיה שהכרטסת של הלקוח שהייתה בה פעולת זיכוי בגלל חשבונית הזיכוי, עכשיו תהיה בה פעולת חיוב נגדית שתאפס את הזיכוי.
ביטול חשבון עסקה / הזמנה / הצעת מחיר
מסמכים מסוג זה הינם מסמכים שאין להם משמעות חשבונאית. כלומר – רשויות המס אינן רואות בהם כמסמך פורמאלי. לכן – במערכת iCount אין ממש ביטוי ל”ביטול” שלהם.
אפשר להגדיר מסמך כ“סגור” מה שלמעשה משמש אותנו כפעולה שוות ערך לביטול שלו.
על מנת לסמן מסמך כ”סגור” יש לחפש את המסמך ולהיכנס אליו על ידי לחיצה על מספר מתוצאות החיפוש, ואז כשנמצאים בתוך המסמך יש ללחוץ על “סגור” מתוך תפריט האפשרויות ( בפינה השמאלית העליונה של המסמך).
ביטול תעודת משלוח
כדי לבטל תעודת משלוח יש להפיק תעודת משלוח זהה, במינוס. אם תעודת המשלוח המקורית הורידה פרטים מהמלאי, תעודת משלוח נגדית במינוס תחזיר את הפרטים למלאי.
במידה והמטרה היא לבטל תעודת משלוח בצורה חלקית בלבד (כלומר הלקוח החזיר חלק מהמוצרים, והשאיר חלק מהמוצרים אצלו) ניתן להיכנס לתוך תעודת המשלוח הקיימת, ואז באפשרויות ללחוץ על הביטול החלקי. המערכת תציג את המפרט מתעודת המשלוח המקורית, ותאפשר לנו לסמן מי מהפריטים אנחנו רוצים להחזיר. כל פריט שמוחזר יוחזר למלאי וירד מהיתרה לתשלום בתעודת המשלוח שבחרנו, ובתוך שדה ההערות הפנימיות תתווסף הערה אוטומטית על ההחזרה למלאי.
שימו לב שלאחר ההחזרה של הפריט למלאי מתוך המסמך, שורת הפריט תוצג עם קו מחיקה כדי שיהיה ברור שמתוך תעודת המשלוח הזו, השורה הזו הוחזרה למלאי.
