הפקת חשבוניות וניהולן השוטף מהווה מרכיב אלמנטרי בהתנהלותם החשבונאית של עסקים מכל סדר גודל. לאור ההתפתחות הטכנולוגית בכלל, וחדירתה של רשת האינטרנט לתחום העסקי בפרט, ניתן כיום להחליף את שירותי רואה החשבון בתוכנות חכמות וידידותיות. מדובר בתוכנות המציעות מגוון רחב של יישומים, המייעלים בצורה ניכרת את התנהלות העסק ועל הדרך גם חוסכות לו בהוצאות.
לנהל את החשבונות דרך האינטרנט
כאמור, כיום ניתן למצוא מספר תוכנות ייעודיות עבור הנהלת חשבונות באינטרנט, המציעות פונקציות שונות ומגוונות. השירות המרכזי שמסופק באמצעותן הינו הפקה של מסמכים עבור ספקים ולקוחות, כגון תעודות משלוח, חשבוניות, הזמנות, זיכויים וקבלות, ובנוסף לכך כל תוכנה מציעה אפשרויות שונות. לדוגמא, קיימות מערכות ניהול הכוללות ניהול של הוראות קבע באשראי ובבנקים, ניהול הצ'קים היוצאים, ארכיונים לשחזור ולחיפוש אחר מסמכים, מערכת ניהול מלאי, ושליחה אוטומטית של חומרים לבעלי תפקידים. מעבר לכך, התוכנות מוציאות דוחות רבים ושונים הנחוצים לעסקים באופן שוטף, כדוגמת דוחות מע"מ, תקבולים ותשלומים, מקדמות למס הכנסה, ניכוי מס במקור, וכן דוחות רווח והפסד. המשמעות היא שכל בעל עסק יכול לבחור בתוכנה המתאימה לצרכיו הספציפיים, ובתוכה גם בפונקציות העונות במיוחד לדרישותיו.
יתרונות ניהול החשבוניות ברשת
היתרון הראשון והחשוב של צורת עבודה זו הוא ניהול יעיל, מסודר ונוח של חשבוניות, ללא צורך להשתמש בפנקסי חשבוניות או קבלות הכרוכים בטרדה פיזית מרובה. כמו כן, באמצעות התוכנות אפשר להפיק חשבוניות מס לא רק ממחשבי העסק אלא מכל מחשב, כך שניתן לתת מענה מהיר וזמין ללקוחות ולספקים, וגם לשלוט בניהול החשבוניות מכל מקום בארץ או בעולם. בנוסף, מדובר בחיסכון מהותי של כסף, החל בשירותיו של רואה חשבון חיצוני או מנהל חשבונות פנימי, דרך עלויות הדפסת פנקסי החשבונות בבתי דפוס, ועד לחיסכון בבולים ומעטפות. עוד נקודה חשובה נוגעת לאיכות הסביבה. העולם שלנו עובר מהפכה משמעותית בכל הקשור לאיכות הסביבה ומאחר
שהנהלת חשבונות דרך האינטרנט אינה מצריכה הדפסה של נייר, התוצאה הסופית אינה כרוכה בתהליכי הפקה מזהמים או בכריתת עצים.
דברים שחשוב לדעת
לפני שמתחילים להשתמש בשירותי ניהול חשבוניות און ליין, חשוב לדעת כי במקרים רבים מדובר בתוכנות מבוססות ענן שאינן דורשות התקנה בעסק עצמו. כמו כן, מרביתן מסוגלות להתחבר אל תוכנות ניהול חשבונות קיימות שעימן כבר עובד העסק, כמו חשבשבת או פריוריטי. לבסוף, יש לציין כי מדובר באמצעי תקין וחוקי מבחינת רשות המיסים, כאשר החשבוניות נושאות חתימה דיגיטלית של בעלי תפקידים מורשים בעסק.
