מתלבטים איזו קופה רושמת לרכוש לעסק? או האם העסק שלכם בכלל זקוק לקופה? ריכזנו בעבורכם מידע חשוב בנושא, אך מראש נחדד שהרוב המכריע של העסקים בהחלט זקוק לקופה רושמת, וזאת כי הקופות שקיימות כיום מציעות הרבה ומעבר לחישוב עודף – הקופות של היום מהוות כלי עזר מהותי עבור ניהול בית העסק, ועל כן רצוי להבין מה קיים ובהתאם לבחור את הקופה הכי מתאימה למאפייני בית העסק הפרטי שלכם.
להלן שלושת הסוגים העיקריים:
- קופה רושמת פשוטה
- קופה רושמת ממוחשבת
- קופה רושמת בענן
למה כל עסק חייב קופה רושמת?
המציאות של היום מציגה תחרות עסקית מאוד גדולה, ועל כן כל עסק צריך להעניק שירות מוקפד, לשמור על סדר אידאלי, לעקוב אחר הנתונים הפיננסים באופן מושכל ולמזער בצורה מוחלטת טעויות אנוש. לכן, קופה רושמת כבר מזמן אינה אביזר יוקרתי ששמור רק לבעלי עסקים גדולים, אלא בזכות השירותים המקיפים שהקופה מציעה, המחירים הנוחים והמבחר הגדול, כיום כל בית עסק יכול וצריך להרשות לעצמו לקדם את ההתנהלות העסקית באמצעותה.
מכאן, שאם חשבתם שרק עסק שמתנהל באופן פרונטלי מול לקוחות זקוק לקופה רושמת – חשבו שוב. בין אם העסק מתנהל מול לקוחות ובין אם לא, עדיין מדובר במוצר חיוני, וזאת כי בין היתר תפקידי הקופה הם לנהל את הכספים היוצאים והנכנסים, לעקוב אחר המלאי, להעניק שירות טוב יותר ללקוחות, למנוע טעויות אנוש, לנהל מלאי ולייצר מגוון דוחות חשובים.
סוגי קופות לעסק
אם ננסה להיזכר כיצד נראו אותן קופות לבית עסק שעליהן גדלנו, נציין שהן הכילו לוח מקשים מאסיבי, מגירה גדולה עבור שמירת מזומן והן ידעו להוציא קבלה. קופות אלו בעיקר חיכו לנו במכולת השכונתית אך לא רק, וגם אם באותם ימים הן נראו כמו פריט יוקרתי, הרי שכיום הן נראות כמו דינוזאור עתיק שנשאר קבור בעבר.
בתקופה הטכנולוגית הנוכחית הקופות הרושמות לא רק הרבה יותר מעוצבות וארגונומיות, אלא הן ממש סוג של מחשב חכם שמאפשר הרבה יותר מאשר לחשב ולהוציא קבלה, כך שבין היתר ניתן להתאימן לצרכים האישיים של בית העסק. אי לכך מפרט השירותים משתנה בין עסק אחד לשני, גם אם לכאורה מדובר באותה קופה.
קופה רושמת פשוטה
אין לטעות שקופה רושמת פשוטה נשארה לעמוד במקום לאורך השנים, וזאת כי כיום גם קופה לכאורה פשוטה מציעה מסך תצוגה דיגיטלי, לוח מקשים ארגונומי, מגירת כסף, מדפסת מובנית לטובת הדפסת קבלות וכמובן תוכנה חדישה ושלל פעולות אוטומטיות שמסייעות בצורה מובהקת לנהל את הפעולות הבאות:
- לנהל כספים.
- לחשב תשלומים.
- לסלוק כרטיסי אשראי.
- לקבל מזומן.
- להזרים מידע למערכת הניהול.
- לעקוב אחר צוות העובדים וקהל הלקוחות.
- להתחבר למשקל, למדפסת ולשאר אביזרים משלימים.
קופה זו מאוד אינטואיטיבית לשימוש והמחיר שלה נחשב זול. מצד שני, הקופה יחסית פשוטה ואינה מכילה מגוון תכנות מתקדמות – אינה מאפשרת לנהל מלאי או מאגר לקוחות והיא אינה מאפשרת להרוויח מהפקת דוחות שמסייעים לקבל החלטות מושכלות.
קופה רושמת ממוחשבת
מדובר בסוג של מחשב, בתוכנה שיושבת על מחשב ייעודי שמחובר לרשת האינטרנט ולחשמל. קופה לעסק מסוג זה מסייעת לבצע חישובים ולהדפיס קבלות, אך גם הרבה יותר. ביכולתה של קופה רושמת ממוחשבת לנתח מגוון נתונים שמוזנים למערכת, ועל כן היא מסייעת לעקוב אחר המלאי, לסמן מוצרים חסרים ומבוקשים, לקרוא ברקוד, להתחבר למסוף הארצי (רלוונטי עבור רשת סניפים), לנהל מועדון לקוחות, לייצר דוחות, לקדם מכירות (באמצעות הנחות ומבצעים), לנהל קשרים עם ספקים ולהעניק שירותי סליקת אשראי מתקדמים.
לאור כל זאת היא משאירה רושם מאוד מקצועי על הלקוחות ומפשטת את העבודה עבור העובדים. מצד שני, יש להיות מודעים לכך שקופה זו נחשבת יחסית גדולה ועל מנת לנצל את סך האפשרויות שהיא מציעה לרוב נדרשים לעבור הדרכה מהירה.
קופה רושמת בענן
כיום כאשר תשתית האינטרנט נחשבת חזקה ויציבה ושלל מכשירים מתחברים אליה, זה היה מתבקש שגם הקופה הרושמת תתקדם להיות מבוססת ענן. קופה מסוג זה (שבין היתר מכונה "קופה רושמת חכמה") מאפשרת לבצע עסקאות מכל מקום רצוי – ללא תלות במיקום הפיזי של בית העסק או של הלקוח. במקרה זה לא מדובר במכשיר פיזי, אלא פשוט באפליקציה שמורידים למחשב הנייד/לטאבלט. קופות ממוחשבות לעסקים מבוססות ענן מאפשרות לנהל יותר מסניף אחד ולהחזיק במגוון קופות רושמות לעסק, וזאת מבלי לגזול מקום ומבלי להוציא בכול פעם מחדש סכום משמעותי. בנוסף, קופה רושמת בענן מקלה על הלקוח את ההתנהלות ואף מרגיע לדעת ששלל הפעולות מגובות באופן אוטומטי.
הקופה בעיקר מומלצת עבור עסקים שרוצים להפוך את העסק שלהם לחכם, וזאת כי בין היתר היא מסייעת להוציא חשבוניות וחשבוניות מס, לקבל מזומן, להתחבר למדפסת מובנית, לסלוק אשראי, לנהל מעקב אחר חסרים וכדומה. מכאן שמדובר באופציה כלכלית, איכותית ושאינה תופסת הרבה מקום (ניתן לשלב עם המחשב הקיים). מצד שני, חיבור לרשת האינטרנטית הוא בגדר חובה, וגם במקרה זהה נדרשת חפיפה כדי לשלוט כראוי בסך האפשרויות שהקופה מציעה.
פה נעצור לציין שיש לא מעט טיפים שיהפכו את העסק שלכם לחכם יותר, כך שאט אט סך ההחלטות העסקיות יובילו לצמיחה כלכלית.
איזה קופה אני צריך לעסק שלי?
אז איזו קופה הכי מתאימה עבור העסק שלכם? הביטו מקרוב על התנהלות העסק ותתחילו להבין אלו פעולות שאתם מבצעים בשוטף המערכת יכולה לבצע טוב יותר. נוסף על כך, התחשבו בגדול בית העסק, באופן השירות (מרחוק או פרונטלי), במחזור העסקאות החודשי, במחיר של השירות וכמובן בערך המוסף שמביאה עמה כל אפשרות (שירות מרחוק/ ייצוא דוחות/עדכון מבצעים וכדומה…).
שנסכם?
לסיכום נציין שקופה חכמה בעידן הנוכחי מציעה עולם ומלואו. מדובר בכלי עזר מהותי עבור ניהול מסודר ומקצועי, כך שבהחלט הגיע הזמן להבין מה בדיוק קיים, מהם הצרכים ופשוט להתקדם – להעניק ללקוחות שירות טוב יותר, לעובדים תנאי עבודה אידאליים ולעסק עצמו תנופה חשובה.
