ניהול זמן נכון הוא אספקט חשוב בעבודה ובניהול עסק. מי שמתנהל נכון בארגון הזמן והמטלות שלו יוכל להרגיש עלייה ביעילות שלו וירידה בלחץ ובעומס, וגם השפעות חיוביות על החיים שמחוץ לעבודה. ניהול לקוי של הזמן שלכם עלול לפגוע במוניטין שלכם ובאיכות העבודה והשירותים שאתם נותנים. יש הרבה דרכים לנהל את הזמן והכסף שלכם בצורה נכונה ויעילה, וריכזנו לכם במאמר שלפניכם את כל מה שחשוב לדעת כדי להתייעל.
ניהול זמן – אתם שואלים ואנחנו עונים
איך מנהלים נכון את הזמן שלנו?
יש כמה עקרונות חשובים בניהול נכון של הזמן שלכם: מומלץ לפתוח מחברת או יומן דיגיטלי מיוחד ולרשום בו הכול כדי שלא תשכחו אפילו משימה אחת. דירוג נכון של מטרות ומשימות לפי דחיפות וחשיבות, מתן פרק זמן הגיוני לביצוע כל משימה ותכנון מראש של כל יום עבודה ואפילו היום שאחריו, סימון מוקדם ככל האפשר של דד-ליינים גדולים, כך שמשימות לא חשובות יורדות לתחתית הרשימה או מוסרות לגמרי. אל תשכחו להביא בחשבון גם הפסקות ריענון ומנוחה.
האם זמן = כסף?
בגדול, כן. יש לנו כמות זמן מוגבלת בכל יום לעבוד ולקבל בעבור העבודה כסף. אם התוצרים מתעכבים – הכסף מתעכב. הקצבנו שעה אחת לעבודה הדורשת שעתיים, לא הספקנו לסיים אותה ולכן המוצרים הבאים בתור יתעכבו ואיתם גם הכסף. העדפנו ללכת לישון מאוחר יותר מהרגיל כדי לקבל עוד שעת עבודה – והיום למחרת היה לא אפקטיבי בכלל ואיבדנו שעות רבות של עבודה. ניהול זמן נכון ושימוש ברשימות ומשימות יעזור לכם להגיע למטרות שלכם ביעילות המרבית ובלי לוותר על שעות שינה יקרות מפז.
כיצד אוכל לנהל את העסק והזמן בו זמנית בצורה יעילה?
בעלי עסקים יכולים להשתמש בתוכנה לניהול עסק שתעזור להם גם לנהל את הזמן שלהם, הכול במקום אחד. מדי שנה עשרות אלפי עסקים עקב החלטות עסקיות שגויות, חוסר כדאיות כלכלית ובעיות אחרות שהיו יכולות להיפתר באמצעות שימוש בתוכנה לניהול עסק וזמן. התוכנה נותנת לבעל העסק תמונת מצב רחבה ומפורטת של העסק, העובדים שלו, הלקוחות, הזמן המנוצל והכסף היוצא ונכנס.
האם מערכת CRM היא יעילה? מהם היתרונות שלה?
מערכת CRM (באנגלית: Customer Relationship Management) היא מערכת קשרי לקוחות שיש בה כל הנתונים שאנשים צריכים כדי לנהל את העסק שלהם: נתוני מכירה, מאגרי מידע על לקוחות, רשימות של משימות ופרויקטים, רשימת מלאי, הנהלת חשבונות ועוד. מערכת CRM מאגדת במקום אחד את כל המידע ובעלי עסקים יכולים לראות אותו, לקבוע פגישות עם לקוחות ולשייך מטלות לעובדים במהירות וביעילות. המערכת ידידותית למשתמש ואפילו יש לה צד שהלקוח יכול להשתמש בו, למשל אם הוא רוצה לקבוע פגישה עם בעל העסק.
איך משתמשים במערכת ניהול עסק לעצמאים?
המערכת היא תוכנה המופעלת במחשבים, טלפונים חכמים וטאבלטים. למערכת ממשק ידידותי למשתמש שמאפשר לבחור את הפעולה שרוצים לעשות – לראות מידע על לקוח ולגבות ממנו כסף על שירות, לפתוח משימה חדשה לעובד ספציפי ולהפיק בפורמט דיגיטלי נוח כל דוח ומסמך שרואה החשבון שלכם יבקש מכם. תוכלו להפיק חשבוניות ללקוחות באופן אוטומטי, לאפשר לעובדים שלכם לדווח מהמחשב שלהם ואפילו מהטלפון הנייד כניסה לעבודה ויציאה ממנה וגם להתממשק עם מערכות חיצונית לניהול חנות מקוונת.
סיכום
היכולת לנהל זמן נכון משפיעה לטובה על הזמן הפנוי שלנו ועל האיזון שבין עבודה לחיים. לכן – בין אם מדובר בכלי מתקדם לניהול זמן ובין אם מדובר במערכת CRM – ניהול זמן נכון יסייע לכל אחד ואחת, במיוחד לבעלי ובעלות העסקים שבינינו, לעמוד ביעדים ולשמור על אורח חיים תקין.
