התאמות כרטיסי אשראי הן הליך הכרחי לכל עסק שגובה כספים בסליקה. iCount לוקחת את ההתאמות צעד אחד קדימה ומוסיפה להן את מימד ניהול הספרים כך שההתאמות הרגילות שהכרת מול הבנק, עכשיו כוללות גם התאמות מול הנהלת החשבונות שלך.
לפעמים אנחנו בטוחים שסלקנו אבל בפועל לא הייתה סליקה
לא תמיד אנחנו זוכרים להפיק מסמכים על כל הסליקות
לפעמים חברת האשראי מפספסת תשלומים
לא תמיד חברת האשראי גובה את העמלה שסוכמה
לפעמים לאחר העסק הלקוח מתכחש לעסקה ומבטל אותה
להפעלת מודול התאמות כרטיסי אשראי יש להיכנס ל"מערכת->הגדרות->מודולים" ולהפעיל את התאמות כרטיסי אשראי. לאחר ההפעלה תופיע אפשרות התאמות מתוך קוביית PayMe בתוך עמוד הבית של המערכת.
המודול זמין לסולקים באמצעות PayMe בלבד.
כשאנחנו גובים כספים באשראי מעורבים הרבה גופים שונים בתהליך. יש את הלקוח המשלם, יש את הGateway שאחראי על הממשק בין iCount לבין חברת האשראי, יש את חברת האשראי שאחראית לממשק מול שב"א ויש את הבנק שאמור לקבל את התשלום.
בדרך, יכולות להיות טעויות, יכולים להיות כשלים ויכולים להיות פספוסים. לכן, חשוב מאוד לבצע פעילות שוטפת של התאמת הפעולות על מנת לצמצם עד כמה שניתן את השגיאות האלה שיכולות לעלות לנו ביוקר.
יש כמה פעולות שמנוע התאמות האשראי של iCount יכול לבצע עבורך והיתרון שלנו על פני כל מערכות התאמות האשראי האחרות היא הגישה לכל הנתונים. גם לאשראי, וגם להנהלת החשבונות.
בהחלט יכול להיות מצב שהופקה קבלה או חשבונית מס קבלה או אפילו קבלה על תרומה, עם אמצעי תשלום – כרטיס אשראי, אבל בפועל שכחנו לסלוק את הכרטיס של הלקוח. במקרה כזה אנחנו נשלח מס הכנסה ונחשיב את הסכום הזה כהכנסה כאשר בפועל לא סלקנו אותו בכלל.
iCount תשווה בין כל מסמכי הנהלת החשבונות לבין כל הסליקות ותוודא שאכן הייתה סילקה עבור כל מסמך.
יש גם מצב הפוך בו סלקנו כספים בהצלחה אבל לא הוצאנו להם מסמכים בצורה תקינה. iCount תעבור על כל הסליקות ותוודא שלכל סליקה יש מסמך תקין על מנת למנוע מצב שעלול להוביל לפסילת ספרים.
קורים מקרים שכתוצאה מטעות תקשורת בין חברת האשראי שלך לבין הבנק שלך, לא יועברו לבנק שלך תשלומים בגין חלק מהעסקאות. iCount תוודא שכל עסקה שקיבלה אישור מחברת האשראי אכן הועברה במלואה לחשבון הבנק שלך.
זה אולי נשמע פשוט בהתחלה כשנציג חברת האשראי סוגר איתך על עמלה מסויימת, אבל מהר מאוד מגלים שיש עמלות שונות לסוגי כרטיסים שונים ונהיה בלאגן גדול בכל מה שקשור לנושא גובה העמלה.
iCount תוודא תציג את העמלה ששולמה עבור כל עסקה בנפרד, וגם תבצע חישוב ממוצע עמלות כדי לוודא שאין עמלות יוצאות דופן.
הכחשות עסקאות היא בעיה איתה כל עסק מתמודד בשוטף. iCount תקבל עדכון על כל הכחשות בחשבון שלך ותוכל להציג לך במידה והיו כאלה. ברגע שתזוהה עסקה שהוכחשה iCount תוודא שהפקת מסמך ביטול כראוי על מנת לא לשלם מס על כספים שבכלל לא קיבלת.
מעבר לדוחות עליהם דיברנו עד עכשיו, מערכת התאמות כרטיסי האשראי שלנו מאפשרת גם "לדחוף" הודעות על ממצאים חריגים, וכך לא צריך להסתמך על זה שנזכור להריץ את הדוח אלא אפשר לסמוך על המערכת שתתשאל את הנתונים עבורנו ותציף לנו בעיות.
מערכת iCount מסתכלת אוטומטית על כל העסקאות של אתמול ומבצעת ווידוי שלכל אחת מהסליקות יש מסמך בפועל. במידה ואין, מנהל המערכת יקבל הודעה למייל שלו עם פרטי העסקה על מנת לבצע את הפעולה המתאימה.
מערכת iCount מסתכלת אוטומטית על כל המסמכים של אתמול ומבצעת ווידוי עבור כל מסמך עם תשלום באשראי שאכן התבצעה סליקה בפועל. במידה ואין, מנהל המערכת יקבל הודעה למייל שלו עם פרטי המסמך על מנת לבצע את הפעולה המתאימה.
מערכת iCount בודקת אוטומטית ומתריאה במידה והיו הכחשות עסקה. אחת הבעיות העיקריות עם הכחשות היא שלא עולים עליהן מספיק מהר. עצם שליחת ההודעה על הכחשה יום לאחר ההכחשה מאפשרת מרווח זמן גדול מספיק לפעולה מתאימה.