כל בית עסק שיש בו יותר מעובד אחד (כלומר בתי עסק שאינם 'One man show') מתמודד עם אתגר לא פשוט: הפיקוח על שעות העבודה של העובדים וניהול נוכחות עובדים. גם אם מדובר ב-2-3 עובדים בלבד מדובר במשימה לא פשוטה, בעיקר משום שלמנהל האחראי יש עוד משימות רבות שאִתן עליו להתמודד. כיום ישנם כמה וכמה פתרונות שיקלו על התהליך ויהפכו אותו ליעיל פי כמה.
לקבוע משמרות ולחשב עלויות
כבר לפני שנים הובן בעולם העבודה עד כמה חשוב ניהול נכון של נוכחות העובדים. זהו המפתח להתנהלות יעילה של העסק. כיום ישנן לא מעט תוכנות שמאפשרות למנהל (בין אם זהו המנהל הראשי של העסק ובין אם מנהל משמרת, לדוגמה) לקבוע מראש את המשמרות לתקופה הקרובה, ואף לחשב עלויות, כלומר להעביר לאחראי הכספים של העסק את העלות הכוללת הצפויה מהעסקת העובדים בשבוע הקרוב, בחודש הקרוב ואפילו בשנה הקרובה.
כל אלו הופכים את ניהול הנוכחות של העובדים לקלה יותר. אין עוד הפתעות, אין הוצאות חריגות ויש סדר מופתי. התוכנות הללו מבטיחות כי הכול יהיה ידוע מראש לאורך כל הדרך, מה שהופך את המשימה לפשוטה פי כמה.
לעשות את הכול אונליין
מבחינת העובדים, 'לדפוק שעון' הוא עניין שיכול לעכב אותם ואפילו להציק מעט. אך כיום גם לעניין זה יש פתרון: כיום ישנן תוכנות לניהול שעון נוכחות עובדים אשר פועלות אונליין, על גבי הרשת (ובצורה מאובטחת כמובן), כך שכל עובד יכול להודיע מתי נכנס לעבודה ומתי יצא גם מהמחשב האישי שלו, ובהתאם למדיניות החברה – מכל מחשב שירצה. כך הוא יוכל לעדכן על סיום יום העבודה שלו גם אם, לדוגמה, עבד במשך כל היום מחוץ למשרד.
ניהול נוכחות עובדים גם מהבית
זהו אחד החידושים העדכניים בתחום: ניהול נוכחות עובדים מכל מקום, גם מהבית או בזמן נסיעה. כיום ישנן תוכנות לניהול נוכחות עובדים, כמו זו של iCount, אשר מציעות למנהלים ולעובדים אפליקציה לניהול נוכחות.
כך הם יכולים לבצע את רוב הפעולות דרך הסמארטפון האישי. למעשה, התוכנה של iCount אף שומרת נתונים כמו המקום שממנו בוצעה הפעולה, וכך היא מבטיחה שבעל העסק יקבל את כל הנתונים הדרושים לו בקלות, ישירות למכשיר הנייד.
