ניהול ספר הזמנות הוא חובה על פי חוק, ועל כן כל עסק צריך לנהל אותו, אלא אם כן חלה עליו הוראה אחרת כחלק מהגדרת העסק או המקצוע שלו. מדובר באחד העניינים המבלבלים ביותר בעבור עסקים, ועל כן אנו נסביר מה זה ספר הזמנות, למה צריך אותו ואיך אפשר לנהל אותו.
מה זה ספר הזמנות?
ספר הזמנות הוא קובץ (פיזי או ממוחשב) שמאגד בתוכו את כל ההזמנות של שירותים או מוצרים שבוצעו ע"י לקוחות אצל עסק מסוים. את השירותים הללו העסק לא יספק באופן מיידי, וחייב לשמור תיעוד להזמנת השירות או המוצר. בספר ההזמנות כל הזמנה צריכה להיות מתועדת בעמוד נפרד ולכלול את שם הלקוח, פרטי ההתקשרות איתו, המוצר או השירות שהוא הזמין, סכום, מספר קטלוגי של ההזמנה ותאריך.
מי אמור לנהל ספר הזמנות?
כל עסק שמספק שירותים או מוצרים שלא מסופקים באופן מיידי ללקוח מחויבים לנהל ספר הזמנות על פי חוק. למעשה, עסקים צריכים לנהל ספר הזמנות אלא אם חלה עליהם הוראה אחרת לצורך ניהול ההזמנות שלהם.
איך מנהלים ספר הזמנות?
יש לתעד כל הזמנה באותו הרגע שבו היא מתקבלת. כלומר, אם מנהלים ספר הזמנות פיזי כתוב, יש לכתוב אותה באותו הרגע שהיא מתקבלת, ואם מנהלים ספר הזמנות ממוחשב, המערכת צריכה להנפיק הזמנה ברגע שבו היא מתקבלת. חשוב להזין את ההזמנות ברגע הזמנתן, ולא לעשות זאת בדיעבד משום שמדובר בעבירה על פי החוק.
מה קורה אם הזמנות לא נרשמו?
הזמנות שלא יירשמו עלולות לגרום לפסילת ספרים במהלך בדיקה של מס הכנסה. אם תתבצע בדיקה של ספר ההזמנות ע"י נציגי מס הכנסה ויתברר כי הזמנות לא נרשמו, הדבר ייתפס כהעלמת הכנסות, הספרים ייפסלו והדבר עלול לגרום לתשלומי מס נוספים שגובהם ייקבע על ידי מס הכנסה ולא על פי ההכנסות בפועל.
למה חשוב שלכל עסק יהיה ספר הזמנות?
עסק צריך לנהל ספר הזמנות כדי לתעד כל הזמנה שבוצעה דרכו לצורכי בדיקה ואימות מול מס הכנסה. כל עוד התיעוד מדויק ועקבי, כך לא יוכל מס הכנסה לקבוע שבוצעו העלמות או לקבוע תשלומי מס הכנסה נוספים בגין העלמות אלו.
מהן האפשרויות לניהול ספר הזמנות?
ניהול ספר ההזמנות יכול להתבצע באמצעות ספר כתוב שבו ההזמנות יתנהלו בכתב יד. הדבר אפשרי כמובן, אך כרוך בהרבה ניירת לא ממוחשבת. אפשרות שנייה היא להשתמש בתוכנות שונות לניהול ספרים, כל עוד באמת ניתן לתעד דרכן כל הזמנה והזמנה. כמו כן, ניהול ספר הזמנות ניתן לבצע גם באמצעות מערכת Icount, באופן ידידותי ופשוט. צרו קשר ונסייע לכם לנהל את ספר ההזמנות של העסק שלכם על הצד הטוב ביותר.
למה לנהל את ספר ההזמנות דרך Icount?
הממשק באתר של Icount מאפשר ניהול נוח ומהיר של ההזמנות באופן ממוחשב. נוסף על כך, הממשק של Icount מציע גם אפשרות ליצירת הזמנה באופן אוטומטי בזמן ייצור חשבונית מס או קבלה, אותה ניתן להגדיר באמצעות הגדרות הנהלת החשבונות באתר.
ניהול ספר הזמנות אולי נראה כמו משימה מסובכת, אבל עם ממשק העבודה של Icount תוכלו לבצע את ניהול ההזמנות באופן קל ופשוט. חשוב לבצע מעקב כדי להימנע מתסבוכות מול רשות המיסים, וכל אי נעימות אחרת שיגרור אי סדר בניהול ספר ההזמנות. עם שירות ספר ההזמנות שלנו, תוכלו להיות בטוחים שכל ההזמנות שלכם מתועדות ומסודרות באופן מסודר ונגיש.
