רוב הארגונים נסבים מסביב לרווחיות, עוסקים בשורה התחתונה של המאזן השנתי, ב"כמה כסף הוצאנו וכמה כסף נכנס לקופה", וגישה זו רווחת במרבית המקרים (אלא אם כן מדובר במלכ"ר או בעמותה). אולם, לעיתים, על מנת לייצר רווחיות, לא צריך לחשוב "בגדול" ודרך תשקיף רואה החשבון של החברה, אלא פשוט לשנות את זווית הראיה שלכם ולחשוב מחוץ לקופסא. לפעמים, הכסף הגדול עשוי להימצא לאו דווקא בהכנסותיו של הארגון, אלא בפרטים הקטנים ובפעולות הפשוטות שיכולים לצמצם את הוצאות הארגון ובכך, להביא לרווחיות המיוחלת.
הנה מספר רעיונות קטנים ויצירתיים שיסייעו לכם בחסכון:
- נצלו את אור השמש – הארץ הקטנה שלנו שטופת שמש ברוב ימות השנה, אבל, בכ"ז, ארגונים, בתי עסק ומשרדים מעדיפים, משום מה, להשתמש באורות הניאון המנוכרים לצורך תאורה ובדוד חשמלי לחימום המים הזורמים בכיור המטבחון. שימוש באור טבעי לתאורה והחלפת אמצעי חימום המים לסולארי יכולים לסייע לכם לצמצם את חשבון החשמל.
- כבו ונתקו מכשירי חשמל בתום השימוש – רק מכשיר מכובה ומנותק אינו צורך חשמל, לכן, בסיום יום העבודה ודאו כי כל מכשירי החשמל כבויים ומנותקים מהשקעים. אם צעד זה דרסטי מידי עבורכם, תוכלו להתקין חיישני נוכחות ובקרים אוטומטיים אשר ינתקו את אספקת החשמל באופן אוטומטי למכשירים השונים.
- השתמשו בשירות או בתוכנת Fax To Mail – כך לא רק תוכלו לחסוך את מחירו של פקס ותחזוקתו, אלא גם את בזבוז הנייר שבפקסים מודפסים (שלא לדברי על כמויות הספאם השיווקי שמודפסות לאחר שהן מגיעות ישירות לפקס הפיזי).
- מחשבו את המסמכים שלכם – במידה והצטברו לכם כמויות מסמכים מודפסים שצוברים אבק (וממילא נמצאים בסיכון בגלל נזקים כהצפה, שריפה, דהייה וכד'), סירקו אותם והפכו אותם לארכיון ממוחשב. כך, בהיותם מאוחסנים ומגובים, הם פגיעים הרבה פחות.
- העדיפו יצירת מסמכים אלקטרוניים חדשים על פני מסמכים פיזיים – הפקת מסמכים בדרך אלקטרונית (למשל שימוש בחשבונית ירוקה במקום בחשבונית מפנקס ידני או אפילו חשבונית מודפסת הנשלחת ללקוח בדואר) יכולה לא רק לחסוך לכם בנייר אלא גם לוודא כי כאשר היא נשלחת במייל, היא אכן תגיע לידיו של הנמען ולא תאבד בנבכי משרדי דואר ישראל.
- שיקלו מעבר משימוש בשרת ארגוני פיזי למחשוב ענן – מעבר כזה לא רק מאפשר לכם לחסוך את העלויות הכרוכות בקניית שרת ואחזקתו השוטפת, אלא אף מצמצם לכם את חשבון החשמל שצורכים השרת ואמצעי השמירה על טמפרטורה מתאימה בסביבתו.
- אמצו צורות עבודה חלופיות וגמישות – כיום, כבר אין צורך למקם עובדים בקיוביקל ולהקצות להם מחשב, מגמת הניידות ומחשוב הענן מאפשרים לארגונים להעסיק פרילנסרים או עובדים שכירים מביתם, ולחסוך בעלויות הכוללות (כזמן ועלות נסיעות, שטח המשרד, עלויות החשמל הנלוות וכד').
לסיכום:
אבחון ארגוני מעמיק ובחינה מדוקדקת של הקיים, תוך אימוץ גמישות מחשבתית ופתיחות לפתרונות שלא הכרתם עד כה, יכולים לקצץ בעלויות ולהביא לכם רווחים גבוהים באופן קבוע.
