כל בית עסק מהווה מכלול של מספר מרכיבים חשובים, כאשר בהיעדר תפקוד נאות של כל אחד מהם – קשה מאוד ליהנות מעסק מניב ומשתלם. אנשי עסקים מתחילים שוקדים רבות על הקונספט שלהם, על השירותים שיתנו או על הספקים שאיתם יעבדו, ואפילו על רעיונות פרסומיים. נושא הנהלת החשבונות אינו תופס מקום מוביל בסדרי העדיפויות שלהם – וחבל שכך. זאת, משום שדווקא ארגון לקוי של ניהול החשבונות יכול להביא לכישלון חרוץ של העסק. חשוב לדעת שיש כיום לא מעט מערכות הנהלת חשבונות אינטרנטיות אשר מאוד מקלות בתהליך ניהול החשבונות של העסק ובעבודה מול רואה החשבון.
הקשר שבין ניהול חשבונות לסטאטוס העוסק
כפי שרבים מבעלי העסקים המתחילים יודעים, בחוק המיסוי הישראלי קיימים שלושה סטאטוסים עיקריים של עסקים: עוסק פטור, עוסק מורשה וחברה בע"מ. ההחלטה על סוג העסק היא קריטית מאוד לשנים הראשונות של התפתחותו.
ישנם אנשים הבוחרים, כצעד ראשון, לפתוח תיק עוסק פטור ולנהל את ענייני הכספים שלהם בכוחות עצמם, מבלי לפנות לרואה חשבון מוסמך – משום שסטאטוס זה אינו מחויב לתשלומי מע"מ.
אין זו תמיד ההחלטה הנכונה, משום שאם בית העסק דורש הוצאות רבות כדי לבסס את עצמו (הזמנת חומרי גלם, עבודה מול ספקים) – באופן בלתי נמנע הוא ישלם מע"מ עבור הרכישות שלו ולא יקבל על כך שום החזר, בעוד שעוסק מורשה מקבל גם את האפשרות להרוויח כמה שהוא יכול (בניגוד להגבלת ה-100,000 ש"ח בשנה של עוסק פטור). ההחזרים האלה יכולים להיות מכריעים ולאפשר לעסק לצלוח את השלבים הראשונים לביסוס מסד הלקוחות וליצירת קו ייצור פעיל. במילים אחרות, בחירה נכונה של סטאטוס העסק שלכם יכול להיות הדבר שעליו יקום וייפול המיזם שלכם.
עד כמה צריך להבין בניהול חשבונות בכדי לנהל עסק?
הבחירה לוותר לגמרי על הכרת מושגי יסוד בניהול חשבונות הינה פסולה באותה מידה כמו הרצון לעשות את התהליך ללא סיוע של גורם מקצועי. גם כאשר העניין הכספי מנוהל על ידי צד ג', הבנה בסיסית במספרים ובחוקים תעזור לכם לשלוט בצורה טובה על התנהלות בית העסק שלכם וגם לקבל מושג לגבי טיב העבודה שעושים בחברת הנהלת החשבונות שבחרתם עבור עצמכם.
בנוסף, אסור לשכוח שרואה החשבון רואה את התמונה שאתם מציגים לו על בסיס דוחות ההוצאות וההכנסות שאתם מציגים. רק אתם יכולים לדעת מהן התוכניות והתקוות שלכם לעתיד, כמו גם להעריך את האמצעים שבהם תנקטו על מנת להשיג מטרות אלה.
כיצד בוחרים גורם מתאים לניהול חשבונות?
לאחר שהובהר שאיכות ניהול החשבונות שלכם יכולה להשפיע בצורה ישירה על ההצלחה של בית העסק, נשאלת השאלה: כיצד מוצאים את אנשי המקצוע המתאימים למשימה?
אם עשיתם את המחקר שלכם באופן יסודי ושיערתם בצורה ריאליסטית את ההכנסות שלכם בשנים הראשונות, סביר להניח שאתם כבר יודעים מה הסטאטוס המתאים לכם: עוסק פטור, מורשה או חברה בע"מ. על סמך זה מומלץ לבחור את החברה שמתמחה בייצוג עסקים בסטאטוס זה, או שהינה מספיק גדולה על מנת לשרת בצורה טובה את כל סוגי העסקים.
התלבטות של רבים הינה אם לבחור בחברה קטנה או גדולה. בסופו של דבר, הכול תלוי בתקשורת ביניכם. חשוב שתהיה לכם אוזן קשבת במשרד רואה החשבון שלכם, אך ניתן לקבל זאת גם מפקיד מסור שעושה את עבודתו בצורה מחויבת. כך או כך, חובת הדיווח תמיד חלה עליכם, ועל מנת לשמור על איכות ניהול החשבונות שלכם – כדאי תמיד לשמור על קשר רציף ולדאוג לספק את כל הדיווחים הרלוונטיים בזמן.
