כל חברה בע"מ, ציבורית או פרטית, חייבת להגיש דו"ח שנתי לרשם החברות. זאת, על פי הוראות סעיפים 140-141 לחוק החברות, התשנ"ט – 1999. את הדו"ח יש להגיש פעם בשנה. לגבי מועד ההגשה יש שני מצבים אפשריים: בחברה בה מקיימים אסיפה שנתית, יש להגיש את הדו"ח בתוך 14 יום ממועד קיום האסיפה. בחברה בה לא מקיימים אסיפות מסוג זה, יש להגיש אותו בתוך 14 יום מזמן הגשת הדו"חות הכספיים לבעלי המניות.
מהן הפעולות להגשת הדו"ח השנתי לרשם החברות?
מטרתו של הדו"ח השנתי לרשם החברות, היא לעדכן את רשם החברות בפרטיה העדכניים של החברה. בין הפרטים בהם מדובר, נכללים מידע על בעלי המניות בחברה, המניות שברשותם, חלוקת מניות לבעלי המניות, הדירקטורים בחברה כיום ועוד.
הפעולות שיש לבצע עבור הגשת הדו"ח והטפסים בהם משתמשים לשם כך, כוללים:
הגשת טופס 5
טופס 5 נקרא גם טופס "מורשה לדווח" והוא טופס מקדים, במסגרת הגשת הדו"ח השנתי לרשם החברות. הטופס כולל בין השאר את פרטי המורשה לדווח (האדם שיהיה חתום על הדו"ח השנתי) וכמובן את פרטי החברה.
הגשת הדו"ח השנתי
את הדו"ח השנתי ניתן להגיש בשתי דרכים עיקריות: ידנית ומקוונת.
אימות חתימה
כל דו"ח שנתי שחברה מגישה לרשם החברות, צריך להתנהל נכון גם מבחינת החתימות. מדובר בנקודה קריטית ואלה עיקרי הכללים לגביה: חותם על הדו"ח דירקטור בחברה, אשר מוסמך לעשות זאת (הדבר מוגדר במסמכי ההתאגדות). יש צורך לאמת את זהותו ואת זכותו לחתום, על ידי עורך דין או רואה חשבון מטעם החברה.
תשלום אגרה שנתית
כל חברה חייבת לשלם אגרה לרשם החברות, פעם בשנה קלנדרית. ניתן לשלם את האגרה באמצעות בנק הדואר אך לפי רשם החברות אפשר ומומלץ תשלום דרך האינטרנט. עושים זאת באתר הממשלתי המיועד לכך. באתר ניתן לבחור עבור אילו שנים לשלם וכיצד לשלם (בכרטיס אשראי או בהעברה בנקאית). בסיום התשליך מופק אישור תשלום (באתר ניתן גם להפיק מחדש אישור על תשלום ישן).
הימנעו מסנקציות מרשם החברות
לרשם החברות יש את היכולת להטיל סנקציות מסיבות מסוימות, בהתאם להוראות סעיף 362א לחוק החברות.
אם החברה לא מגישה דו"ח שנתי או לא משלמת את האגרה, היא תוגדר כ"חברה מפרת חוק". במקרה כזה, רשם החברות רשאי לא לבצע פעולות עבורה (דוגמת שינוי שם) והוא גם רשאי להטיל סנקציות שונות, בהן הוצאה לפועל או עיקול. כמו כן, הוא רשאי להטיל על החברה "סנקציה כספית" (או במילים פשוטות קנס) בגובה של 7,340 ש"ח.
מובן לאור כל זאת, שמדובר במצב שאף חברה לא תרצה להגיע אליו.
בכדי למנוע זאת, מומלץ להקפיד:
– להגיש דו"ח שנתי מקורי בלבד.
– לעבור על הכל מספר פעמים, בכדי לוודא שלא שכחתם פרטים חיוניים וכל מה שמילאתם מדויק.
– לוודא שיש את כל החתימות שדרושות על הטפסים.
– לשלם את האגרה השנתית.
הגשת דו"ח שנתי לרשם החברות – הגשה באופן מקוון
כיום, ניתן להגיש את הדו"ח השנתי לרשם החברות בצורה מקוונות ובכך לחסוך זמן ואנרגיה. מומלץ לבקש מעורכי דין שיבצעו זאת עבורכם מול רשם החברות, על מנת שלא תהיינה טעויות ושלא "תזכו" לסנקציות מיותרות. מי שההגשה המקוונת מדאיגה אותו, בהיבט אבטחת המידע, יכול להיות כיום רגוע. היו אמנם בעבר ניסיונות הונאה דרך מנגנון זה, אבל בתגובה לכך, פיתחה המדינה כלי עזר מיוחדים ("רשם החברות safety"). כלים אלה נועדו לאבטח באופן ספציפי את השירותים של רשם החברות. הם מסייעים למנוע זיופים ומיועדים עבור דירקטורים ובעלי מניות בחברות. משמעות השימוש בכלים אלה גדולה מאוד, מאחר שפעמים רבות, חברות כלל לא מודעות לכך שמנצלים אותן בדרכים שונות. קחו בחשבון שקל כיום מאוד להתחזות, תודות לאנונימיות שמספקת האינטרנט מחד, יחד עם המידע הרב שזמין דרכה מאידך. ניתן לגנוב מידע כזה ולהשתמש בו לרעה במשך זמן רב, עד שהאדם או החברה מהם "גנבו זהות", קולטים מה התרחש.
לסיכום
רבים מתקשים להגיש דו"ח אך עם תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט המרכזת את כל הדו"חות של העסק, הפעולה הופעת ליעילה וקלה יותר. אם אתם בעלי עסק קטן ולא חברה בע"מ, ניתן גם להגדיר בתוכנה שאתם לא מחויבים בהגשת דו"ח שנתי לרשם החברות, אבל מחויבים בהגשת דו"ח שנתי למס הכנסה (טופס 1301).
