הצרכים החשבונאיים של עורכי דין שונים מעט מאלה של שאר העסקים. זה מתחיל בזה שיש להם פורמט קצת שונה להפקת מסמכים, ומסתכם בזה שיש להם צורך בניהול כספים שלעתים קרובות אינם שלהם. לכן, מערכת iCount מציעה מגוון פתרונות המיועדים לעורכי דין במיוחד.
פורמט מיוחד לחשבונית עו"ד
עורכי דין שמגדירים את ה-iCount שלהם לפורמט עו"ד מקבלים מסמכי חשבונית מס וחשבונית מס קבלה שונים מעט. המסמכים יהיו מראש בחלוקה לחמישה סעיפים ידועים מראש, הכוללים סעיפי שכ"ט, סעיפי הוצאות, סעיפי פיקדון וסעיף נוסף ל"שונות".
אפשרות להפיק מסמכים עם שורות המערבות פריטים החייבים במע"מ ופריטים שאינם חייבים במע"מ, וכמובן התאמה מאוחר יותר בדוחות של כל ההכנסות וחישובי המע"מ לפי הגדרתם במסמכים עצמם.
הגדרת חשבונות פקדון / נאמנות
מערכת iCount מאפשר ניהול ייחודי של כספי פיקדות בחשבונות פיקדון וכמובן כספי נאמנות בחשבונות נאמנות. ניתן להקים כמה חשבונות שרוצים (ואף להסתיר אותם מהרשימה אם סיימנו להשתמש בהם) ובמידה ורוצים אף לשייך חשבונות ללקוחות מסוימים כדי שתהיה לנו אפשרות נוספת לחתוך כספים בדוחות. לאחר הגדרת החשבונות המיוחדים האלה, המערכת מאפשרת להפקיד לחשבונות אלה, ולומדת לבד מהמסמכים שמופקים כמה כספים מועברים לחשבונות האלה – על מנת לבנות "כרטסת" פיקדון או כרטסת נאמנות ולאשר הצגת יתרה.
מהיתרה ניתן לבצע משיכות ובכך לנהל את כספי הפיקדון והנאמנות תוך תיעוד מושלם של כל הפעולות והחזקת יתרה עדכנית על כל חשבון בכל רגע.
משיכת כספים מחשבון פיקדון או חשבון נאמנות
כדי למשוך כסף מתוך חשבון נאמנון או חשבון פיקדון יש להיכנס ל"דוחות->ניהול חשבון פיקדון / נאמנות" ושם למצוא את החשבון ממנו רוצים למשוך. ניתן לאתר כספים למשיכה לפי חשבון או לפי לקוח ואם בעסק מנהלים חשבון פיקדון שיש בו ריכוז של כספים מכמה לקוחות, אז מומלץ לבחור גם חשבון וגם לקוח. ברגע שבוחרים את הנתונים המתאימים, המערכת תציג לנו כרטיס של הפקדות ומשיכות מהחשבון הנבחר ונוכל גם לראות כמה יתרה יש בחשבון. אם יש יתרה מספקת, ניתן ללחוץ על "משיכה מפקדון" (למעלה משמאל), למלא את הנתונים על המשיכה ולבצע אותה.
בעת המשיכה יש מקום להערות, אותן מומלץ למלא כדי שתהיה אחרי זה אינדיקציה בגין מה הייתה המשיכה.
ניתן למשוך כספים ישירות לשכר טרחה מקופת פיקדון, על ידי סימון התיבה המיוחדת "משיכה עבור שכ"ט". ברגע שעושים את זה, המשיכה תתנהג אותו דבר כמו כל משיכה, ומיד אחרי ההגדרה שלה המערכת תעביר אותנו לעמוד יצירת חשבונית מס קבלה, כאשר הלקוח, סכום המשיכה בשכ"ט ושדה העברה בנקאית כבר מסומן עם סכום ההעברה. כל מה שישאר לעשות זה לבחור את חשבון הבנק של העסק אליו נמשכים הכספים מחשבון הנאמנות, ולהפיק את המסמך.
כמו כן, ניתן למשוך כספים ישירות להוצאה. המשיכה כרגיל, מסמנים "יצר הוצאה" ואז לאחר הגדרת המשיכה, המערכת תעביר את המשתמש לעמוד יצירת הוצאה עם כל הנתונים כבר מוזנים כדי שתהיה אפשרות להגדיר לאיזה ספק משלמים, מה סוג ההוצאה ואז אפשר לסיים ולשמור את ההוצאה.
ניהול שעות עבודה וחיוב לקוחות לפי שעות
במערכת iCount יש פתרון מושלם לניהול שעות עבודה מול לקוחות. כל עובד יכול לדווח בצורה עצמאית את השעות בהן עבד ועבור איזה לקוח הוא ביצע את העבודה, ולאחר מכן ניתן לבצע הסבה של השעות האלה מתוך דו"ח מסודר, לחשבוניות מס / חשבונות עסקה.
יש אפילו אפליקציות באמצעותן ניתן לבצע את הדיווח מהשטח, או גם כשלא נמצאים מול המחשב.
