עסקים רבים מחייבים על בסיס שעות עבודה. זה נוח, הוגן ללקוחות והוגן לעסק המחייב. מעבר לכך, זה מאפשר לעסק לנהל נכון יותר את מערך הגביה והתגמול לעובדים שלו ובשלב מאוחר יותר מלמד את העסק אם התמחור שלו נכון או שנדרשים שינויים. בנוסף, במקרים רבים אנחנו לא מחייבים רק לפי שעות אלא גם מחייבים על הוצאות נוספות. למשל – שעתיים עבודה + נסיעות.

עם הנוחות של חיוב על בסיס שעה יש גם כמה בעיות. למשל, בעיות פנימיות כמו עצם זה שצריך לבצע מעקב אחרי השעות שבוצעו, ההוצאות עליהן שילמנו בינתיים במקום הלקוח, חובת דיווח השעות על ידי העובדים ועוד. יש גם בעיות חיצוניות שיכולות להתעורר מול הלקוח על שעות שהוא לא בטוח שבוצעו וכדומה.

בדיוק מהסיבות הללו אנחנו מאפשרים ניהול נוח ומתקדם של שעות עבודה והוצאות. מודול ניהול שעות והוצאות מאפשר לעובדים שלך (ולך) להזין לתוך מערכת iCount כל שעה שביצעו, לעדכן עבור מי בוצעה העבודה (מתוך רשימת הלקוחות שלך), לפרט מה העבודה שבוצעה ולציין אם היו עוד הוצאות. אתה בתור המנהל יכול להגדיר סוגים שונים של שעות עבודה כדי שכשיגיע סוף החודש תוכל להריץ דוח, לראות את כל השעות שבוצעו בחודש מסוים, ללקוח מסוים (ואפילו על ידי עובד מסוים) ובלחיצת כפתור להסב את השעות האלה לחשבונית מס או לחשבון עסקה, כולל פירוט של ההוצאות אותן מימנת עבור הלקוח באותה תקופה. אפילו הוספנו את האפשרות להגדיר לכל סוג שעה את העלות שלה כך שכשמבצעים הסבה לחשבון עסקה או הסבה לחשבונית מס קבלה מיד מחושבים גם הסכומים הסופיים.

הגדרת סוגי שעות

כדי להגדיר סוגי שעות נכנסים בתפריט ל”מערכת->מנהלה” ומרחיבים את “סוגי שעות לחיוב”.

סוגי שעות לחיוב

 

ניתן לראות את כל הסוגים הקיימים, לערוך אותם וניתן להוסיף סוגים חדשים. שימו לב שליד כל סוג שעה יופיע מחיר השעה (לפני מע”מ).

דיווח שעות עבודה ודיווח הוצאות

להבדיל ממודול שעון הנוכחות שלנו שאין לו קשר לדיווח השעות עליו אנחנו מדברים עכשיו, בדיווח שעות והוצאות אנחנו יכולים למסור שלל נתונים על העבודה שבוצעה. כדי להוסיף דיווח שעות נכנסים בתפריט ל”חדש->רישום שעות והוצאות ללקוח”

רישום שעות והוצאות ללקוח

ניתן לציין את תאריך ביצוע העבודה, מספר השעות, אם היו הוצאות – כמה שולם (כולל מע”מ) מי הלקוח עבורו בוצעה העבודה, מי העובד שביצע את העבודה, במידה ומודול ניהול פרויקטים פעיל אפשר לשייך את השעה לפרויקט, לבחור את סוג השעות, להוסיף תיאור נוסף שיופיע ללקוח בפירוט ואם ציינו סכום בהוצאות, לפרט בגין מה היו ההוצאות.

לאחר ההוספה המערכת יישמרו במערכת בסטטוס “זמני”. זה אומר שעדיין לא ניתן להסב אותן למסמכים כמו חשבונית מס או חשבון עסקה, ושניתן לערוך אותן. ברגע שאנחנו מרוצים מהדיווח ניתן להפוך אותו לסטטוס “שעות והוצאות קבועות”

הנה דוגמה לדיווח שיצרנו, שעדיין נמצא בסטטוס “זמני”.

דוגמה לשעות זמניות

רק העובד שדיווח את השעות או המנהל של המערכת (כל מי שיש לו הרשאת מנהל / ראשי) יכולים להפוך שעות/הוצאות לשעות קבועות.

הסבה לחשבונית מס או לחשבון עסקה

אחרי שהפכנו את השעות לשעות קבועות נוכל לראות אותן תחת “דוחות->ניהול שעות והוצאות לקוח”. משם גם נוכל לבצע את ההסבה לחשבונית מס או לחשבון עסקה. כל מה שצריך זה להריץ דוח.

דוח שעות הוצאות

כפי שרואים ניתן לחתוך את הדוחות לפי לקוחות, עובדים, סוגי שעות, פרויקטים ותאריכים. שימו לב שכדי שניתן יהיה לבצע הסבה של שעות לחשבונית מס או לחשבון עסקה צריך לוודא שקודם כל בוחרים לקוח ורק אחר כך מריצים את הדוח. הנה דוגמה שמראה דוח שמציג את השעה וההוצאות שהזנו בדוגמה למעלה:

דוח שעות הוצאות עם נתונים

בדוגמה מעלה בחרנו את לקוח ישראל ישראלי והרצנו דוח שיציג לנו את כל השעות שדווחו לו בתאריך מסוים. כפי שניתן לראות, אנחנו יודעים מי דיווח את השעות (עובד בשם mmmmm) ואנחנו יודעים מי העובד שביצע את השעות. זה אומר שכשיש עובד שנמצא בדרכים ואין לו גישה למערכת, הוא יכול לצלצל למשרד ולבקש ממישהו אחר לדווח בשמו את השעות, ואנחנו עדיין נראה את כל הנתונים שאנחנו צריכים לראות.

נסמן בוי את השעות שאנחנו רוצים להסב, ונלחץ על “הסב לחשבונית מס“. למי מכם שהוא עו”ד והגדיר עצמו במערכת כעו”ד המערכת תסב לבד את השעות לפורמט עו”ד ואת ההוצאות תדע להזין ברובליקה הנכונה ואם אתם עסק שאינו עו”ד המערכת תייצר חשבונית מס עם שתי שורות – אחת לדיווח השעות ואחת לדיווח ההוצאות.

הסבה לחשבונית מס – לקוח רגיל

הסבה לחשבונית מס - לקוח רגיל

הסבה לחשבונית: עו”ד

הסבה לחשבונית מס - עורך דין

כפי שניתן לראות המערכת פתחה עמוד יצירת חשבונית מס, בחרה את הלקוח הרלוונטי, העתיקה את הפירוט של השעות שדווחו, משכה את הסכומים שהגדרנו לכל אחת מהשעות וכל מה שנשאר לנו לעשות זה ללחוץ על כפתור אחד כדי לייצר את החשבונית.

שימו לב! שעות שהוסבו לחשבונית מס או לחשבון עסקה יופיעו כשעות שלא ניתן להסב אותן שוב. זה, כדי שלא יקרה מצב שאנחנו מחייבים לקוח פעמיים על אותה עבודה.

שיהיה בהצלחה!