1. יצירת לקוח:
      יש לייצר לקוח (במידה והוא עוד לא קיים) בתפריט: חדש->לקוח
      שדה החובה היחיד הוא " שם העסק / הלקוח". כל שאר השדות הינם שדות שלא חייבים למלא. אנחנו ממליצים למלא לפחות את שם איש הקשר וכתובת המייל שלו, על מנת שלא תתבקשו להזין מחדש כל פעם שתרצו לשלוח מסמך של הלקוח הזה למייל.

      בסיום הזנת כל הפרטים הרלוונטיים יש ללחוץ על "שלח/עדכן" והלקוח יווצר במערכת.

    2. יצירת חשבונית מס:
      בתפריט: הנהח"ש -> חשבונית מס
      המערכת תציג תיבת "בחר לקוח". בתיבה זו יש להקליד כמה אותיות משם הלקוח והמערכת תציג לקוחות בהתאם.
      לאחר הלחיצה על הלקוח מהרשימה יש לבחור אם החשבונית מתיחסת לקבלה או שלא.

חשבונית שמתיחסת לקבלה

הינה חשבונית שיוצאת ללקוח לאחר שכבר הוצאנו לו קבלה. זה קורה בדרך כלל לעוסקים על בסיס מזומן או כאלה שמשלמים להם בתשלומים. יוצאת קבלה אחת על כל הסכום ואז יוצאות חשבוניות מס בכל פעם שתשלום דחוי נפרע. במידה ואפשרות זו תיבחר, תוצג רשימה של קבלות פתוחות ללקוח שנבחר והמערכת תאפשר לסמן מספר בלתי מוגבל של קבלות שהחשבונית הזו אמורה "לסגור".

חשבונית שאינה מתיחסת לקבלה

היא חשבונית שיוצאת ללקוח לפני שהוצאנו לו קבלה. בדרך כלל מדובר בחשבונית סטנדרטית שמהווה דרישת תשלום רגילה. קבלה תצא מאוחר יותר כשהתשלום יתקבל מהלקוח.

[לצורך הסבר זה נבחר בחשבונית שאינה מתיחסת לקבלה]
    1. לאחר שנבחר "לא מתיחסת לקבלה" נראה את שאר חלקי המסמך. תאריך החשבונית ותאריך לתשלום משמאל, פרטי הלקוח מימין.
    2. באזור ה"פירוט" ניתן למלא כמה שורות שרוצים (הוספת שורה לטופס מתבצעת על ידי לחיצה על "הוסף שורה"). בכל שורה יש למלא תיאור המוצר (או השירות), כמות, מחיר יחידה לפני מעמ או מחיר יחידה כולל מע"מ (המערכת תדע לבד לחלץ את המע"מ מהמחיר שהוזן או להוסיף מע"מ למחיר שהוזן)
    3. ניתן להוסיף הערות בשדה המתאים. אין הגבלה על אורך ההערה.
    4. ניתן לבחור מט"ח ואז כל הסכומים שהוזנו עד כה יוכפלו בשער המט"ח, אחרת החשבונית תצא בשקלים. במידה וייבחר מט"ח המערכת לבד תמלא את שער המט"ח לפי נתונים מבנק ישראל בזמן אמת. במידה ותאריך החשבונית מעלה שונה מהיום, המערכת תתאים את ערך המט"ח בהתאם לתאריך.
    5. במידה והחשבונית הינה ללקוח בחו"ל או צריכה להיות פטורה ממע"מ מכל סיבה שהיא, ניתן לסמן למטה משמאל "פטור ממע"מ" והסכומים ישונו בהתאם.
    6. לבסוף, ניתן ללחוץ על הפק "מסמך".

מט"ח שונה בכל שורה

iCount מאפשרת למשתמש להוסיף כמות בלתי מוגבלת של שורות לכל מסמך ובכל שורה ניתן לתת פירוט, לציין כמות ולציין מחיר יחידה (עם או בלי מע"מ).

בכל שורה ניתן גם לבחור מטבע שונה, וכך למעשה לייצר מסמכים שיש בהם ריבוי מטבעות:

המערכת מתרגמת את הסה"כ של המסמך למטבע הראשי של המסמך אותו ניתן לקבוע בראש המסמך:

השער לפיו המערכת מתרגמת את המטבעות ביחס למטבע הבסיס של המסמך הוא השער היציג לפי תאריך המסמך.

כמובן שבסוף המסמך בכל זאת יתורגם לשקלים גם אם מטבע הבסיס שלו הוא לא שקלים, משום שאלו הן דרישות החוק בישראל. 

פטור ממע"מ שונה בכל שורה

במידת הצורך, ובאישור מנהל החשבונות, ניתן להפיק מסמכים עם מע"מ משולב בהם חלק מהשורות חייבות במע"מ וחלק מהשורות פטורות ממע"מ. ניתן לראות שבכל שורה בפירוט ניתן לסמן באופן פרטני אם היא חייבת במע"מ או לא:

חשוב לציין:
חשבוניות במדינה ישראל על פי חוק צריכות תמיד להיות מתורגמות לשקלים. במידה ותוציאו חשבונית במט"ח, המערכת תמיד תתרגם את החשבונית לשקלים.
מי שצריך לשלוח ללקוחות שלו חשבונית ללא תרגום לשקלים יכול לעשות זאת אפילו שהמערכת מתרגמת הכל לשקלים בסוף: למידע על שליחת חשבונית במט"ח.