iCount מאפשרת ייבוא מלא של חשבוניות מס, חשבוניות עסקה, קבלות, חשבוניות מס קבלה, תעודות משלוח, חשבוניות זיכוי ואפילו כרטיסי לקוח. למעשה מי שמייבא אלינו את החומר הזה מייצר לעצמו מעבר כמעט שקוף לגמרי. כל היתרות יישמרו וכל הספרורים יוגדרו באופן אוטומטי.
מנגנון היבוא הזה נשען על העובדה שכל מערכות הנהלת החשבונות היום מחויבות על פי חוק לאפשר "ייצוא במבנה אחיד" אחרת אין להן רישיון מרשות המיסים. כך, למעשה, כל תוכנה בשוק יודעת לייצא נתונים לאותו פורמט ואנחנו יודעים לקרוא את הפורמט הזה ולייבא ממנו את הנתונים.
אין לכם עדין חשבון אצלנו?
כדי לייבא אלינו חומר כל מה שצריך זה להיכנס למערכת הישנה שלכם, ולייצא נתונים במבנה אחיד (לפעמים קוראים לזה "ייצוא במבנה פתוח"). חשוב מאוד לציין שאם הייצוא אצלכם מוגבל לשנה אחת יש לוודא שמייצאים קובץ אחד עבור כל שנת פעילות בתכנה הישנה ומעבירים אלינו את הקבצים האלה לפי סדר כרונולוגי. אחרי היצוא אמורים להיות לכם שני קבצים: הראשון הוא BKMVDATA.txt והשני הוא INI.txt. שניהם חשובים לתהליך באותה מידה.
חשוב לציין שלפני שמייבאים את הקבצים לiCount, חייבים ש iCount תהיה נקייה לחלוטין ממסמכים ומלקוחות אז אם נוצרו כמה מסמכים לניסיון לפני היבוא, יש לבצע איפוס מלא של המערכת ורק אחרי האישור לייבא את הנתונים. מי שמייבא נתונים חשבונאיים למערכת שכבר יש בה נתונים עושה זאת על אחריותו בלבד. כמו כן, יש לוודא שבמערכת מוגדר חשבון הבנק שלכם. זה חשוב מכיוון שאם יש קבלות על העברה בנקאית, המערכת לא תוכל לייבא אותן בלי לדעת לאיזה חשבון בנק בוצעו ההעברות.
ברגע שיש את שני הקבצים האלה, ניתן להכינס לiCount ולייבא אותם דרך "מערכת->ייבוא תנועות הנהח"ש" וכשנכנסים לעמוד הזה יש לבחור את הקבצים בהאתם להוראות, ללחוץ על "העלה קבצים בפורמט אחיד" ואז המערכת תציג לנו סיכום.
אפשר ללחוץ על תצוגה מקדימה כדי לראות את כל הנתונים על המסמכים או לחליפין פשוט לייבא.