הזנת הוצאות תבטיח שהמידע בתוך iCount יהיה עדכני, חישובי התשלומים לרשויות יהיו נכונים ותמונת העל של העסק תציג מידע אמין ומדוייק.
הזנת הוצאות היא תהליך מאוד פשוט ועסק סטנדרטי בישראל מדווח על 13 הוצאות בחודש בממוצע, כך שלרוב העסקים ניהול הוצאות נכון אמור לקחת פחות מחצי שעה חודש. בהחלט שווה להשקיע בזה את הזמן!
כדי לדווח הוצאות נלחץ על "הוצאות: ואז על "חדש" והמערכ תציג לנו את מסך יצירת ההוצאה:
משייכים את ההוצאה לספק הרלוונטי, לסוג ההוצאה הרלוונטי, ממלאים את הסכום ואת מספר האסמכתא (מספר החשבונית מס/קבלה/חשבונית מס קבלה ) שקיבלנו מהספק וממלאים את התאריכים.
מומלץ מאוד להעלות למערכת את קובץ החשבונית מס/קבלה/חשבונית מס קבלה שקיבלנו מהספק כדי שיהיה לנו תיעוד שלו וכדי שלמנהל החשבונות תהיה גישה נוחה לבדוק שהכול תקין. אפשר להעלות את ה PDF שקיבלנו מהספק במידה ושלח לנו במייל, או ממש לצלם ולהעלות תמונה של המסמך שקיבלנו.
זהו. ההוצאה תישמר במערכת וכל הדוחות במערכת שלך יתעדכנו בהתאם.
סוגי הוצאות - הסבר
לעסק יש מגוון הוצאות, חלקן מוכרות במלואן וחלקן מוכרות חלקית. לצורכי נוחות, מערכת iCount מאפשרת לך להגדיר סוגי הוצאות כדי לסווג את ההוצאות בסיווגים שונים ולתת לכל סוג כזה הגדרה שונה. לצורך העניין בואו נסתכל על זה כעל "שבלונה" כאשר חלק מההוצאות שלנו מתאימות לשבלונה מסויימת וחלק מתאימות לשבלונה אחרת.
רוצים דוגמה? אין בעיה.
ניקח עסק רגיל שצריך לקנות דיו למדפסת. זו הוצאה סטנדרטית לחלוטין, ורשויות המס מכירות בכל ההוצאה. מה זה אומר? זה אומר שאם שילמנו 117 ש"ח כולל מע"מ על הדיו, 17 ש"ח מע"מ יוחזרו לנו ו 100 ש"ח הוצאה תוכר לנו במלואה.
אם ניקח את אותו העסק שעכשיו עוצר בתחנת דלק ומתדלק את הרכב הפרטי שלו שרשום על העסק, במקרה הזה הרשויות כבר לא מכירות את כל ההוצאה אלא רק חלק ממנה. לצורך הדוגמה נניח שהרשויות מכירות רק 45% מהוצאות הרכב ונניח שגם כאן בעל העסק תדלק ב 117 ש"ח כולל מע"מ, כאן יהיה חישוב שונה. לא נקבל חזרה את כל ה 17 ש"ח של המע"מ ולא תוכר לנו הוצאה מלאה של 100 ש"ח.
לכן – אנחנו מגדירים סוגי הכנסות (שבלונות) ולמרות שרוב ההוצאות מוכרות במלואן, עדיין יהיו לנו כמה סוגי הוצאות שלא מוכרות לגמרי כמו שכ"ד, ארנונה וחשמל (למי שעובד מהבית), רכב וכדומה.
הגדרת סוג הוצאה נראית ככה:
כמו שרואים, אנחנו מגדירים סוג הוצאה לחשבון החשמל שלנו, אז נתנו לה שם "חשמל", הגדרנו שמכל המע"מ שמשולם רק 15% יוכר למס והגדרנו שמתוך החלק של ההוצאה לפני מע"מ יוכר רק 25% לצורכי מס הכנסה.
כן, הבנתם נכון, אנחנו ממלאים את האחוז המוכר בשני השדות האלה.
שייך יתרה להוצאה - מה זה?
מתחת להגדרת המע"מ שימו לב שיש עוד שדה שנקרא "שייך יתרה להוצאה". כאן זה קצת מורכב וצריך לערב את מנהל החשבונות אם לא בטוחים מה לסמן.
ההסבר הוא כזה – במידה ולא כל המע"מ מוכר לנו, מה נרצה שהמערכת תעשה עם היתרה של המע"מ הלא מוכר? האם לשייך את היתרה להוצאה או לא.
למשל, ניקח הוצאה של 1170 ש"ח כול מע"מ ונשייך אותה לשבלונה של 20% חלק מוכר במע"מ ו 50% חלק מוכר במס הכנסה. החישוב ייראה ככה:
1170 זה בעצם 1000 לפני מע"מ ועוד 170 מע"מ.
אם מוכר לנו 20% מהמע"מ, אז מתוך 170 מוכר לנו רק 34, וזה אומר שיש יתרה של 136 שקלים אותה שילמנו שצריך להחליט מה עושים איתה.
במידה ונסמן "שייך יתרה להוצאה, המערכת תיקח את 136 השקלים האלה, תוסיף אותם ל 1000 ששילמנו לפני מע"מ ואז יש לנו למעשה הוצאה של 1136, שממנה מוכר לנו 50% = כלומר 568 ש"ח מוכר למס הכנסה. ברוב המקרים זה נכון וזה החישוב הרלוונטי.
אבל, יש מקרים בהם אסור לשייך את היתרה הזו להוצאה ואז לא נסמן את "שייך יתרה להוצאה". במקרה שלא נסמן החישוב יהיה 34 שקלים מוכר למע"מ בדיוק כמו קודם, ולצורך מס הכנסה 50% מתוך 1000 (ולא 1136).
דוגמה למקרים כאלה היא X, Y, Z
מערכת iCount מאפשרת ייצוא וייבוא של סוגי הוצאות מאקסל. הדבר מאפשר העברה קלה של הגדרות רבות שבדרך כלל עושים יחד עם מנהל החשבונות.
לעסקים שונים יש אחוזים מוכרים שונים על ידי רשויות המס בגין הוצאות שונות. הוצאה המוכרת במלואה לסוג עסק אחד יכולה לא להיות מוכרת כלל לעסק אחר ולכן אנחנו משאירים לכם להגדיר את סוגי ההוצאות של העסק שלכם – יחד עם מנהל החשבונות שלכם.
לאחר ההגדרה ניתן לייצא את כל ההגדרות הללו לאקסל לצורך שמירה נוחה ולצורך העתקה מלאה לחברה אחרת.
ייצוא סוגי הוצאות לאקסל
בתפריט יש ללחוץ על "הוצאות->סוגי הוצאות->ייצוא סוגי הוצאות לאקסל". המערכת מידית תשמור קובץ אקסל על המחשב שלך.
ייבוא סוגי הוצאות מאקסל
בתפריט יש ללחוץ על "הוצאות->סוגי הוצאות->ייבוא סוגי הוצאות מאקסל" ולעקוב אחרי ההוראות שיוצגו על המסך.
חשוב לציין שניתן לייבא רק קובץ שיוצא ממערכת iCount. הקובץ עצמו מכיל (מעבר לשמות הסוגים השונים של ההוצאות) גם מספרים הקשורים לקודי מיון, חשבונות ראשיים וכדומה והם חייבים להתאים למה שיש במערכת שייצאה את הקובץ.
