על מנת להגדיר סוגי הוצאות ולהזין הוצאות למערכת iCount נכנסים ל"הוצאות -> סוגי הוצאות".

בשדה הראשון יש לציין מספר כרטיס הנהלת חשבונות לסוג ההוצאה. אם לא יודעים מה אמור להיות המספר או אפילו לא יודעים מה משמעות המספר הזה – ניתן למלא כל מספר ולאחר מכן להחליף אותו במספר אחר. בכל מקרה מומלץ להתייעץ עם מנהל החשבונות על מנת לקבוע מספרים נכונים.
ב"שם ההוצאה" נותנים שם ידידותי להוצאה. משהו שיהיה קל לשייך להוצאה על מנת שבעתיד נוכל לשייך הוצאה חדשה לסוג ההוצאה הזה ולדעת בדיוק מה משמעות סוג ההכנסה.

לצורך העניין נגדיר את סוג ההוצאה "דלק". היא תשמש אותנו בעתיד בכל פעם שנרצה להזין הוצאות דלק למערכת הנהלת החשבונות שלנו.
בשדה "קוד מיון" יש לבחור את קוד המיון המתאים. (במידה ולא יודעים מה קוד המיון המתאים יש להתייעץ עם מנהל החשבונות).
במקרה שלנו "דלק" ישויך ל 'הוצאות רכב'.

לבסוף – יש להגדיר מה החלק המוכר במע"מ. גם כאן – יש להתייעץ עם מנהל החשבונות מכיוון שבעסקים שונים ורכוש מסוים יש הכרות מע"מ שונות. במקרה שלנו – הדלק יוכר בשני שליש, לכן נזין:"66.6".
כעת ניתן לשמור את סוג ההוצאה על ידי לחיצה על "הוסף" ולאחר ההוספה ניתן לראות את סוג ההוצאה בטבלה שמתחת לטופס.

בפורום שלנו, ניתן למצוא רשימת סוגי הוצאות ואחוז הכרה למע"מ. הרשימה הינה בגדר המלצה ולא בהכרח משקפת את המציאות של כל עסק, אבל היא בהחלט בסיס טוב להתחיל ממנו.

עכשיו שיש לנו סוג הוצאה אפשר להזין הוצאות ולשייכן לסוג ההוצאה הזה.

לדוגמה, על מנת להזין הוצאות דלק ניכנס ל"הוצאות" -> "רישום קנית רכוש קבוע". נזין סכום (כולל המע"מ – בדיוק כפי ששילמתם), נבחר בסוג  הוצאה שייצרנו, נבחר ספק (אם הוא לא קיים עדיין יש לייצר כרטיס ספק על ידי לחיצה על ה+ ליד "ספק" או ע"י הקלקה על "חדש" בתפריט הראשי ואז על "ספק" ).

נמלא מספר חשבונית מהספק, תאריכים בהתאמה ופרטים נוספים אם רוצים (ניתן למלא כאן כל מני הערות שיעזרו לנו להיזכר מה בדיוק היתה ההוצאה – אבל לא חייבים).
לבסוף – לחיצה ל "הוסף" תשמור את ההוצאה במערכת הנהלת החשבונות.

דוחות מע"מ, דוחות רווח והפסד וכל דוח עתידי שיתיחס להוצאות יידע לקחת את ההוצאות שנזין, לחשב את החלק המוכר במע"מ ואת ההוצאה, ולהציג לנו נתונים אודות העסק בזמן אמת.

מערכת iCount מאפשרת ייצוא וייבוא של סוגי הוצאות מאקסל. הדבר מאפשר העברה קלה של הגדרות רבות שבדרך כלל עושים יחד עם מנהל החשבונות.

לעסקים שונים יש אחוזים מוכרים שונים על ידי רשויות המס בגין הוצאות שונות. הוצאה המוכרת במלואה לסוג עסק אחד יכולה לא להיות מוכרת כלל לעסק אחר ולכן אנחנו משאירים לכם להגדיר את סוגי ההוצאות של העסק שלכם – יחד עם מנהל החשבונות שלכם.

לאחר ההגדרה ניתן לייצא את כל ההגדרות הללו לאקסל לצורך שמירה נוחה ולצורך העתקה מלאה לחברה אחרת.

ייצוא סוגי הוצאות לאקסל

בתפריט יש ללחוץ על "הוצאות->סוגי הוצאות->ייצוא סוגי הוצאות לאקסל". המערכת מידית תשמור קובץ אקסל על המחשב שלך.

ייבוא סוגי הוצאות מאקסל

בתפריט יש ללחוץ על "הוצאות->סוגי הוצאות->ייבוא סוגי הוצאות מאקסל" ולעקוב אחרי ההוראות שיוצגו על המסך.

חשוב לציין שניתן לייבא רק קובץ שיוצא ממערכת iCount. הקובץ עצמו מכיל (מעבר לשמות הסוגים השונים של ההוצאות) גם מספרים הקשורים לקודי מיון, חשבונות ראשיים וכדומה והם חייבים להתאים למה שיש במערכת שייצאה את הקובץ.