כצעד ראשון לקראת הפעלת יכולות מלאות לניהול הוצאות דרך מערכת iCount, הועלה מודול רישום ההוצאות למערכת.

בעזרת המודול תוכלו ראשית להגדיר קודי מיון עבור סוגי ההוצאות השונים. מומלץ לבצע הליך זה יחד עם מנהל החשבונות על מנת שתהיה תאימות בין מערכת הנהלת החשבונות שלו למערכת iCount שלכם. קודי מיון משמשים לצורך שיוך הוצאות שונות לכרטיסי הוצאות שונים ומסייעים למנהל החשבונות לייבא פעולות חשבונאיות שלכם ישירות ממערכת iCount למערכת חשבשבת, בה נוהגים רוב מנהלי החשבונות לנהל את הנהלת החשבונות שלכם.

מערכת iCount מגיעה מוגדרת מראש עם קודי מיון סטנדרטיים אותם תוכלו תמיד לשנות בעתיד.

לאחר מעבר על קודי המיון הסטנדרטיים (בתפריט הראשי: מערכת-> קודי מיון) נוכל לעבור הלאה ולהגדיר סוגי הוצאות. (בתפריט הראשי: הוצאות -> סוגי הוצאות). הוצאה יכולה להיות כל דבר, וניתן לשייך סוג הוצאה לקוד מיון ראשי.

רישום הוצאה – דוגמה

לדוגמה: אם נרצה לרשום הוצאות ליסינג- נגדיר סוג הוצאה (למשל) “ליסינג על הטויוטה שלי” ונשייך אותה לקוד מיון “הוצאות רכב”. כמובן שניתן להגדיר סוג הוצאה יותר כללי, כמו למשל – “ליסינג” ולשייך אליו את כל הוצאות הליסינג של החברה. אולם, אנו ב iCount סבורים שדוחות צריכים להיות פרטניים עד כמה שניתן ולכן ממליצים לקטלג הוצאות ברמה יותר פרטנית. כלומר – “ליסינג על הטויוטה שלי” ו “ליסינג על הטויוטה שלו” עדיף על “ליסינג”. נוכל בעתיד להנפיק דוח הוצאות שיהיה רלוונטי רק על הוצאות הליסינג של הטויוטה שלי (או שלו). בנוסף, כמו שניתן לראות, לכל סוג הוצאה ניתן להגדיר מה החלק המוכר במע”מ מההוצאה. דבר זה יסייע לך ולמנהל החשבונות שלך לדעת בזמן אמת מה מצב ההכנסות וההוצאות וכמה באמת נצטרך להפריש לרשויות המס בסוף החודש.

לאחר הגדרת סוגי ההוצאות שלנו נוכל להתחיל להזין את ההוצאות עצמן. (בתפריט הראשי: הוצאות->רישום הוצאה חדש). זה פשוט, זה אינטואיטיבי, זה זריז וזה חשוב.

ניהול-הוצאות

השדות ביצירת הוצאה:

  • רישום פקודה מפורטת – מאפשר ליבואנים להזין הוצאה שהמע”מ בה לא פטור ולא מחושב לפי בדיוק 17%. אין להשתמש בזה אלא אם אתם ייבואנים.
  • סכום בשקלים – סכום ההוצאה, כולל מע”מ. כרגע – הוצאות בשקלים בלבד.
  • סוג ההוצאה – זה הסוג שהקמנו קודם. אליו אנחנו רוצים לשייך את ההוצאה.
  • שם הספק – זה הספק שלו שילמנו. אי אפשר לייצר הוצאה בלי לשייך אותה לספק.
  • סוג המסמך – זה המסמך שאותו קיבלנו מהספק.
  • מספר המסמך – מספר המסמך שקיבלנו מהספק.
  • תאריך החשבונית – זה התאריך שכתוב על המסמך שקיבלנו מהספק
  • תאריך ערך – זה התאריך שבו בוצעה העסקה.
  • אם מסמנים “ההוצאה שולמה” אפשר גם להגדיר מתי.
  • הוצאה מתחדשת – היא הוצאה שבכל X ימים/שבועות/חודשית/שנים תחזור שוב ושוב.
  • ניתן לצרף מסמך סרוק של ההוצאה
  • ניתן לשייך את ההוצאה לדו”ח מע”מ אחר. זה מצוין אם שכחנו לדווח הוצאה בחודש הקודם ולפי התאריך שלה היא כבר לא שייכת לדו”ח המע”מ לפי תאריך החשבונית, נוכל לשייך אותה לדו”ח מע”מ לפי בחירתנו.

לא לשכוח לשמור

את ניהול ההוצאות אפשר לעשות גם מהאפליקציות שלנו בהנהלת חשבונות מהאייפון והנהלת חשבונות מהאנדרואיד

כמו שניתן לראות כל הוצאה משויכת לספק, ואם הספק לא קיים צריך להקים לו כרטיס ספק במערכת. הקמת כרטיס ספק כמעט זהה לחלוטין להקמת כרטיס לקוח, כך שההליך אמור להיות מוכר למשתמשי iCount.

אחרי שמקימים ספק, ואחרי שיש סוג הוצאה ניתן לייצר הוצאות, ניתן לסמן הוצאות כהוצאות משולמות (בעתיד יהיו דוחות מורכבים יותר על יתרות לתשלום בהוצאות וכדומה) וניתן לשייך כל הוצאה לדו”ד מע”מ בחודש מסוים, אפילו אם תאריך ההוצאה לא מתאים לדו”ח המע”מ הזה. מנהל החשבונות שלכם יאהב את זה :)

בכל שאלה בנושא ניתן לפנות אלינו דרך מערכת התמיכה המובנית שקיימת וזמינה לכל לקוחות iCount, גם אלה הנמצאים בשלב ההתנסות. (בתפריט הראשי: תמיכה->קריאה חדשה).

הוצאות במט”ח

מערכת iCount מאפשרת גם ניהול הוצאות במט”ח בצורה מאוד פשוטה. לכל הוצאה ניתן לציין את הסכום ואת המטבע שלה. כמו כן אם רוצים – ניתן לציין את השער או להשאיר את השער ריק ואז המערכת מחשבת לבד את הסכום של ההוצאה בשקלים לפי השער היציג של יום ההוצאה.

הנה למשל תמונה שמראה איך מזינים הוצאה בשקלים על סך 1500 ש”ח:

הוצאה בשקלים

הנה למשל תמונה שמראה איך אנחנו מזינים הוצאה על ס”ך 1500 דולר, עם שער אוטומטי (שימו לב שאנחנו משאירים את השער ריק):

הוצאה במטח שער אוטומטי

הנה למשל תמונה שמראה איך אנחנו מזינים הוצאה על סך 1500 דולר עם שער ידני של 4.44:

הוצאה במטח שער ידני

ולסיכום, במידה ואנחנו מזינים הוצאה במט”ח ככה זה ייראה במערכת:

הוצאה במטח במערכת

אפשר לראות את הסכום במט”ח (באפור) ואת הסכום המתורגם לשקלים.