בעת יצירת חשבונית מס קבלה עלינו לוודא שהסכום שמזינים בחלק של הפירוט (זו בעצם חשבונית המס) והחלק שמזינים בפרטי התשלום (זו בעצם הקבלה) זהים. זה כמובן בגלל שהחשבונית מס קבלה חייבת להיות מאוזנת.
כשמתחילים לייצר חשבונית מס קבלה וקובעים שהיא מתייחסת לחשבון עסקה – לא תמיד הסכום הסופי ששולם לנו זהה למה שמילאנו בחשבונית העסקה. לפעמים זה תשלום חלקי ולפעמים הלקוח פשוט לא שילם הכול… לכן – יש לוודא שעורכים את הפרטים שהועתקו מחשבונית העסקה לחשבונית מס קבלה לפני שמנסים להנפיק אותה.
לדוגמה – יש לנו חשבונית עסקה על סך 100 שקלים כולל מע"מ והלקוח שילם לנו רק 80 שקלים. אנחנו בוחרים שהחשבונית מס קבלה מתייחסת לחשבונית עסקה, מזינים 80 שקלים אבל אז לא נוכל להוציא את החשבונית מס קבלה כיוון שהמערכת מצפה לתשלום של 100 שקלים ולא של 80 שקלים:
כמו שניתן לראות, בריבוע העליון אנחנו מסמנים את חשבונית העסקה הרצויה, מיד המערכת מעתיקה את הפירוט מחשבון העסקה ויש נו שורה אחת עם יחידה שעולה 85.47 (100 ₪ כולל מע"מ) (הריבוע התחתון), אבל בריבוע האמצעי אנחנו מזינים 80 שקלים כי זה מה שהתקבל מהלקוח.
כדי שנוכל להנפיק את החשבונית מס קבלה על הסכום החלקי – יש לערוך את הפירוט שהועתק אוטומטית. במקרה שלנו אנחנו צריכים להראות למערכת שהתשלום הוא רק עבור 80 שקלים מהחשבונית עסקה. נשנה את ה"כמות" מ 1 ל 0.8, הסכום ישתנה בהתאם וכפי שניתן לראות בתחתית החשבונית מס קבלה, 80 ₪ לתשלום ו80 ₪ שולמו. החשבונית מס קבלה מאוזנת וניתן להוציא אותה.
ומה יקרה עם היתרה בחשבונית העסקה?
המערכת מזהה שמדובר בתשלום חלקי והיא תעדכן את חשבונית העסקה, כל שבפעם הבאה נוכל שוב להוציא חשבונית מס קבלה שמתייחסת לחשבונית העסקה הזו, ונוכל לסגור את היתרה ש 20 השקלים שנותרו. אם בכל זאת רוצים לסגור את היתרה מבלי להוציא חשבונית מס קבלה נוספת (במקרה בו לדוגמה הלקוח לא מוכן לשלם את היתרה) ניתן לסגור את חשבונית העסקה.