נניח והגענו לתאריך בו אנחנו יודעים שיש לנו חיובי הוראות קבע (ונניח שאנחנו בראשון לחודש ויש לנו שתי הוראות קבע לחייב). מה שאנחנו צריכים לעשות זה פשוט להיכנס למערכת ולייצר את הקובץ לשידור למס”ב.
כדי שנוכל ליצר קובץ מס”ב, יש להפעיל את מודול הוראות הקבע דרך “מערכת”->הגדרות->מודולים->הוראות קבע.
לאחר שהדלקנו את מודול הוראות הקבע, תתווסף קטגוריה נוספת בתפריט הראשי בשם “הו”ק”.
- בתפריט: יש ללחוץ על הו”ק->יצר קובץ מס”ב.
- בתצוגה בוחרים את התאריך של יום החיוב. באופן עקרוני יופיע התאריך של היום, אבל אם הראשון לחודש נפל על יום שבת ולא הוצאתם חיובים באותו יום שבת, ניתן ביום ראשון (שהוא למעשה השני לחודש)
- לבחור לייצר את קובץ החיובים לראשון לחודש.
- לוחצים על עדכן תצוגה והמערכת תציג לנו את כל החיובים שאמורים להישלח לבנק.
- פשוט נסמן את כל השורות ונלחץ על “יצר קובץ מס”ב”.
- המערכת תבנה את הקובץ ונוכל להוריד אותו ולשמור אותו על גבי המחשב שלנו לצורך שידור למס”ב.
בשלב זה משדרים את הקובץ למס”ב באמצעות התוכנה של מס”ב. בכל שאלה על איך משדרים את הקובץ, איך בכלל פותחים חשבון במס”ב ומקבלים את התוכנה וכו’ – יש לפנות למס”ב.
עכשיו מגיע חלק חשוב בתהליך. חשוב להבין ששליחת הוראות הקבע למס”ב למעשה שליחה לבנק הוראה לחייב, אבל אנחנו לא יודעים אם כל אחת מהוראות הקבע חויבה בהצלחה. יכול להיות מגוון של סיבות שיגרמו לבנק לא לכבד הוראת קבע ויש לוודא אם היו הוראות קבע שחזרו לפני שממשיכים ומייצרים חשבוניות מס קבלה.
אחרי שמקבלים פידבק מהבנק על ההפקדות להן אנחנו מצפים הודות להוראות הקבע – נוכל להיכנס למערכת ולהוציא חשבוניות מס קבלה כדי לסיים את התהליך.