ראשית כדאי אולי להדגיש באילו מקרים נרצה לאתר מסמכים “ישנים”. אולי אנחנו רוצים לשלוח שוב חשבונית ללקוח שלנו? או אולי מנהל החשבונות שלנו מבקש שנשלח לו חשבונית או קבלה כי הוא צריך משם מידע? אולי אנחנו רוצים לשלוח לעצמנו עותק לתזכורת או שאולי פשוט רוצים לאתר מסמך כדי לבטל אותו…

יכולות להיות מגוון סיבות לרצות לאתר מסמך ועל כן מערכת iCount לעולם לא מעבירה מסמכים לארכיון קבוע או מעלימה אותם. כל המסמכים שהוצאו בשבע שנים האחרונות זמינים כל הזמן דרך המערכת והקישורים למסמכים שנשלחים ללקוחות במייל זמינים גם הם למשך כל התקופה הנ”ל.

לעניינינו…

חיפוש חשבונית

בתפריט, יש להיכנס ל”חיפוש->חשבונית מס” (כמובן שניתן להיכנס גם לחיפוש קבלה אם מחפשים קבלה, או לחיפוש חשבונית מס קבלה וכדומה…). בחלון החיפוש, ישנן אפשרויות חיפוש רבות. ניתן לחפש לפי הלקוח ו/או טווח התאריכים וכמו כן ניתן לחפש פשוט מסמך לפי המספר שלו.

אם לא בטוחים לגבי תאריך ההפקה של המסמך או לא יודעים בדיוק איך כתבנו את שם הלקוח, ניתן תמיד פשוט לבחור טווח תאריכים גדול במיוחד ואז המערכת פשוט תציג לנו את כל המסמכים העונים לטווח התאריכים שבחרנו.

לאחר שליחת החיפוש המערכת תחזיר לנו רשימה של תוצאות או שפשוט תחזור ללא תוצאות. לצורך ההסבר הזה נניח שהמערכת כן מצאה את החשבונית או הקבלה (או שאר המסמכים) שחיפשנו וכעת אנחנו רואים רשימה של תוצאות:

יש לשים לב שמספר המסמך הוא למעשה קישור (מסומן בעיגול אדום בתמונה מעלה). לחיצה עליו תוביל אותנו למסמך עצמו. בתוך המסמך עצמו יהיו לנו קישורים להדפסה חוזרת, שליחה חוזרת למייל, שליחה של החשבונית במט”ח אפשרויות ביטול וזיכוי לחשבוניות וקבלות ועוד.

לסיכום, למרות שדיברנו בדוגמה כאן על חיפוש חשבונית מס, הנ”ל תקף לגבי כל המסמכים שיש לנו. ישנם מסמכים שבהם יש כמה אפשרויות נוספות לחיפוש כמו למשל מספרי צ’קים, פרטים על התשלום (בקבלות וחשבוניות מס קבלה) ועוד, אבל כעיקרון אנחנו משתדלים לשמור על אחידות ביכולות שלנו גבי כל המסמכים.