באמצעות מודול ניהול הפרויקטים ניתן לייצר פרויקט, לתת לו שם ופרטים נוספים ולשייך הוצאות והכנסות אליו על מנת לקבל דוח פרויקט שיציג רווחיות.
לכל פרויקט חדש ניתן לתת שם, תאריך התחלה ותאריך סיום, לשייך עובד לפרויקט ולשייך פרויקט ללקוח ואפילו שמשייכים פרויקט ללקוח מסוים עדיין ניתן לשייך חשבוניות של כל שאר הלקוחות לפרויקט הזה. ככה למשל אם יש לנו לקוח אחד שעבורו הקמנו את הפרויקט ועוד לקוחות נוספים שיקחו חלק בפרויקט הזה, זה אפשרי ואין הגבלה.
כדי להפעיל את מודול ניהול הפרויקטים יש להיכנס במערכת ל”מערכת->הגדרות->מודולים” ולהפעיל את מודול “ניהול פרויקטים”. אחרי שהמודול יופעל, יופיע תחת תפריט “חדש” קישור ליצירת פרויקטים חדשים ויופיע תחת תפריט “ניהול פרויקטים” קישור לדוחות של ניהול הפרויקטים.
הנה טופס יצירת פרויקט חדש (בתפריט: פרויקטים->פרויקט חדש)
והנה רשימה של כל הפרויקטים הפעילים:
אחרי יצירת פרויקט חדש קורים שני דברים:
- המערכת מייצרת אוטומטית סוג הכנסה חדש שמתחיל במילה [פרויקט]. ניתן לראות את כל סוגי ההכנסות תחת “מערכת->הגדרות->הנהח”ש->סוגי הכנסות”. סוג ההכנסה הזה יופיע בכל פעם שמייצרים חשבונית מס / חשבונית מס קבלה / חשבון עסקה / זיכוי ונוכל לבחור אותו. אם מדובר במלכ”ר או בעוסק פטור, סוג ההכנסה יופיע בקבלות.
- בעמוד רישום הוצאה תהיה עמודה חדשה שנקראת “פרויקט” ואז ניתן לשייך הוצאה לפרויקט החדש.
כך למעשה אנחנו משייכים הכנסות (חשבונית מס, חשבוניות מס קבלה, זיכויים או קבלות במקרה של פטורים ומלכ”רים), עסקאות מחשבוניות עסקה והוצאות לפרויקט מסוים.
ניתן לראות דוחות על כל אחד מהפרויקטים על ידי כניסה ל”ניהול פרויקטים” ובחירת הדוח המתאים ואז לבחור אם רוצים לפי פרויקט או לפי עובד.
ניהול פרויקטים: לפי פרויקט
התצוגה הזו מאפשרת לנו לראות כל פרויקט, סיכום של ההוצאות שלו וההכנסות שלו כמה סה”כ הרווחיות שלו. ניתן להרחיב את הדוח הזה על ידי לחיצה על האייקון של הפלוס הירוק משמאל ואז נוכל לראות את כל ההוצאות וכל ההכנסות שמשויכות לפרויקט הזה. לחיצה על האייקון השמאלי ביותר (אייקון של “משתמש”) תציג את אותם הנתונים ותוסיף חיתוך לפי עובד כך שנוכל לראות סיכומי הכנסות והוצאות לפי עובד.
ניהול פרויקטים: לפי עובד
תצוגה זו תהיה קצת שונה. היא תציג לנו מראש פרויקטים לפי העובדים אליהם הם שויכו ללא קשר לעובד שיצר את ההכנסות וההוצאות. זו דרך לראות את החיתוך לפי העובדים אליהם שייכנו את הפרויקטים מלכתחילה, ללא חלוקה לפרויקטים, אלא על פני כל הפרויקטים לפי טווח התאריכים שהוגדר בחיפוש.
נקודה חשובה למשתמשים בחשבונות עסקה
מכיוון שחשבון עסקה אינו מסמך בעל חשיבות חשבונאית, הוא לא נחשב כהכנסה בשאר הדוחות שבמערכת שלנו אבל במקרה של דוחות פרויקטים החלטנו כן לתת לו חשיבות מכיוון שמשתמשים רבים עושים שימוש בחשבון עסקה כדי לבטא הכנסות שרק בזמן מאוחר יותר יהפכו לחשבוניות מס קבלה או חשבוניות מס. לכן, חשוב מאוד (מאוד!) לדאוג לבצע הסבה מחשבון העסקה לחשבונית מס קבלה או מחשבון העסקה לחשבונית מס כדי שהמערכת תדע שלחשבון העסקה הזה כבר יצא מסמך הנהח”ש “אמיתי” ואז היא לבד יודעת לא להתיחס אליו, אלא רק למה שיצא אחריו.
לדוגמה: הוצאנו חשבון עסקה מספר 4444 ע”ס 200 ש”ח ושייכנו אותו לסוג ההכנסה של הפרויקט שלנו. בדוחות פרויקטים נראה את חשבון העסקה כהכנסה. כעבור כמה ימים נבצע יצירת חשבונית מס קבלה שמתבססת על חשבון העסקה ואז למעשה המערכת יודעת שיש לנו הכנסה לפרויקט מחשבון העסקה ויש לנו את אותה הכנסה שוב מהחשבונית מס קבלה ומתעלמת מחשבון העסקה.
כמו תמיד, אם יש שאלות, הצעות או הערות ניתן לפתוח קריאת תמיכה מתוך המערכת והצוות יענה ויתיחס במהירות.