חשבוניות קבלות וזיכויים חייבים לשאת חתימה דיגיטלית אם מתכוונים לשלוח אותם במייל – על פי חוק. אך אין לבלבל בין חתימה ידנית לחתימה דיגיטלית.
חתימה דיגיטלית - מטרותיה והיישום שלה
המטרה של החתימה הדיגיטלית היא לאפשר בדיקה מהירה של מסמך ולראות אם הוא לא שונה מגרסתו המקורית. כך למשל אם שלחנו ללקוח חשבונית על סך 100 שקלים ואז הלקוח ביצע שינויים בלתי חוקיים בחשבונית והפך אותה לחשבונית על סך 1000 שקלים ומתעוררת מחלוקת מי היא הגרסה המקורית – ניתן לבדוק זאת לפי החתימה הדיגיטלית.
חתימה דיגיטלית זה לא משהו שרואים על גבי המסמך כמו חתימה ידנית. החתימה הדיגיטלית "מסתתרת" ברקע.
ניתן לראות שמסמך חתום דיגיטלית בכל מני צורות, אך מסמכים שיוצאים מ iCount הם תמיד בפורמט PDF אותו ניתן לקרוא עם Acrobat Reader ותוכנת Acrobat מאפשרת לראות מיד אם יש חתימה דיגיטלית.
הנה דוגמה למסמך PDF עם חתימה דיגיטלית:
כפי שניתן לראות בתמונה עם האייקון של העט וסימן הקריאה יש תיאור לכך שהאימות לאבטחת המסמך אינה ידועה ושכותב המסמך אינו מאומת.
כל מסמך שיירד מiCount על פניו ייראה לא מוגן, אך אין זה אומר שזה כך.
בכדי להעמיק בבדיקה, נבצע את הצעדים הבאים:
- נלחץ על האייקון של העט עם סימן הקריאה הצהוב.
- לאחר שלחצנו על האייקון, יופיע כפתור בשם "signature panel" (כמו בתמונה למעלה). נלחץ עליו ובתמונה הבאה אנו רואים למעשה שמצויין שהמסמך לא עבר שינויים מאז שעבר תהליך אבטחה.
אם הלקוח שלכם רואה זאת בתוך הPDF של המסמך, זה אומר שלא נעשה בו שינוי שנוגד את מה שהוגדר בעת הפקתו.
רגע, איך אפשר לדעת מתי המסמך עובר תהליך אבטחה?
המסמך עובר תהליך אבטחה מהרגע שהוא נוצר במערכת של iCount.
לעומת זאת, חתימה ידנית על מסמך דיגיטלי זה למעשה סריקה של החתימה הידנית שלך והעלאה שלה למערכת. ברגע שהמערכת תראה שיש חתימה ידנית סרוקה שמורה בזיכרון היא תצרף את החתימה לכל מסמך שיונפק מהמערכת.
לאחרונה ניתן לראות שחלק מהעיצובים של החשבוניות מכילים "אייקון" של חתימה דיגיטלית, אך אין דרישה בחוק להציג את האייקון הזה ולמעשה הוא יכול להטעות את המקבל לחשוב שמסמך הוא אכן חתום דיגיטלית כאשר למעשה החתימה הדיגיטלית היא כמו שצינו – בתוך ה PDF ברקע.
במערכת iCount שלא כמו בהרבה מערכות אחרות – אין חיוב נוסף עבור חתימה דגיטלית וכל המסלולים שלנו מגיעים עם חתימה דיגיטלית בחינם, כבר מרגע ההרשמה להתנסות.
בחשבונית יש שורה ריקה של "חתימה". האם דרושה חתימה אמיתית?
חתימה דיגיטלית וחתימה ידנית זה שני דברים שונים.
חתימה דיגיטלית משמעותה שאנחנו שומרים עותק השווה ב 100% למה שהונפק ממערכת iCount. אם מחר אחד הלקוחות שלך מבצע שינוי בחשבונית – לך יש עותק חתום דיגיטלית שמוכיח מה היה במקור.
בנוסף – על מנת שמסמך הנהלת חשבונות יהיה חוקי לשליחה בדואר אלקטרוני עליו להיות חתום דיגיטלית.
החוק אינו מחייב חתימה ידנית על מסמך כמו חשבונית מס, ולכן אין משמעות גדולה לשדה החתימה שיש על החשבונית, אבל כמצויין מעלה, ניתן להעלות תמונה של החתימה הידנית שלך למערכת ואז היא תופיע על גבי החשבונית.