כשמוציאים חשבונית מט"ח (למשל חשבונית דולרית) ומקבלים תשלום ביום אחר, לרוב קורה ששער הדולר שונה בין ביום יצירת החשבונית ויום יצירת הקבלה. מכיוון שמערכת iCount מתרגמת את כל הנתונים לשקלים בסוף, זה יכול להוביל למצב שללקוח נשארת יתרת זכות או יתרת חובה של כמה שקלים (ולפעמים אף יותר) בגלל ההפרש הזה.
לדוגמה, חייבנו את הלקוח בחשבונית מס על $100 לפי שער 3.8 ואז יומיים אחרי זה הוא שילם לנו $100 לפי שער 3.9. לחשבון הבנק שלנו נכנסו 10 שקלים יותר והכרטיס של הלקוח ביתרת זכות של 10 שקלים.
מה שנהוג לעשות זה לבטל את היתרה הזו על ידי העברה שלה לכרטיס מיוחד שנקרא "הפרשי שער". ביטול היתרה ייתן ביטוי חשבונאי לשער וכרטיס הלקוח יתאפס.
כדי לבצע ביטול יתרות ניתן להיכנס במערכת ל"הנהח"ש->ביטולי יתרות" ואז נראה מסך כזה:
נבחר את הכרטיס לזיכוי ואת הכרטיס לחיוב. כאן, החוקיות מאוד פשוטה. אם הלקוח ביתרת זכות בכרטסת שלו, אנחנו רוצים לחייב את הלקוח ולזכות את כרטיס הפרשי שער, ואם הלקוח ביתרת חובה בכרטסת שלו אנחנו רוצים לחייב את כרטיס הפרשי שער ולזכות את כרטיס הלקוח. במקרה שלנו, הלקוח שילם 390 אחרי שחויב ב380 ולכן הוא ביתרת זכות. הנה צילום מסך של הכרטסת של הלקוח הזה:
לכן, אנחנו נבחר חשבון חובה את הכרטיס של הלקוח, ובחשבון זכות את הכרטיס של הפרשי השער:
בסכום אנחנו מזינים את היתרה או החובה אותה אנחנו רוצים לבטל. במקרה שלנו מדובר ב 10 שקלים. שימו לב שלא משנה מה מטבע המסמך, התאמות ידניות, ביטולי יתרות או שאר פעולות שקשורות בכרטיסים הן תמיד בשקלים.
בשדה האסמכתא אנחנו ממלאים את מספר הקבלה או מספר החשבונית שמעורבים ביתרה. זה לא קריטי מה שמים שם, אבל בדרך כלל שמים שם את מספר הקבלה.
בשדות התאריכים – יש להתייעץ עם מנהל החשבונות מה התאריכים הנכונים. בדרך כלל שמים שם את תאריכי קבלת התשלום אלא אם מנהל החשבונות ממליץ אחרת.
לבסוף אנחנו מבצעים את הפעולה ואז יהיה ניתן לראות בכרטסת של הלקוח שעכשיו הוא מאופס.
