מודול ההרשאות המתקדם של iCount מאפשר שליטה מלאה (ואנחנו באמת מתכוונים מ ל א ה) בכל מה שקשור להרשאות המשתמשים למערכת. המודול מאפשר להגדיר עבור כל משתמש, בצורה פרטנית עד לרמת העמוד, את כל מה שמותר או אסור למשתמש לעשות.
מעבר להגדרות פרטניות עבור כל משתמש, ניתן גם להגדיר שבלונות שמאפשרות שליטה והגדרה מהירה יותר של הרשאות ובכל ליעל את הליך העבודה בשלב ההגדרות.
לפני שמתחילים לטפל בהגדרות – יש להפעיל את מערכת ההרשאות המתקדמת (מערכת->הגדרות->החברה שלי->משתמשים) והיא תוגדר בסטטוס "מצב הגדרות" כלומר – יש אפשרות להגדיר את ההרשאות, אבל הן עדיין לא נאכפות על ידי המערכת. כדי להפעיל את אכיפת ההרשאות יש להגדיר לכל המשתמשים את ההרשאות ואז המערכת תאפשר לצאת ממצב הגדרות ולעבור למצב פעיל מלא.
ראוי לציין שבכל שלב ניתן לחזור למצב הגדרות על ידי סימון "מצב הגדרות".
שלב ראשון: הגדרת שבלונות
במקום שבכל פעם נגדיר מחדש את כל ההרשאות תוך סימון של כל יכולת בנפרד, אפשר פשוט להגדיר שבלונה אחת ולתת לה שם. למשל "מפיק מסמכים" הוא שם נפלא לכל מי שצריכה להיות לו יכולת לייצר מסמכים במערכת iCount. אפשר להיכנס למסך ניהול ההרשאות של כל משתמש מתוך עמוד ניהול המשתמשים (מערכת->הגדרות->החברה שלי->משתמשים) ואז ללחוץ על אייקון ה"כתר" שיש לצד אחד מהמשתמשים.
שם לסמן את כל היכולות שרוצים, לגלול למטה לתחתית העמוד ולמלא את השם "מפיק מסמכים" ולשמור.
שלב שני: הגדרת הרשאות למשתמש.
כל משתמש צריך שתהיה לו הגדרת הרשאה. בלי הגדרת הרשאות המשתמש לא יוכל לעשות כלום מכיוון שהמערכת תחשוב שהוא לא מורשה לבצע את הפעולה אלא אם מצוין שמותר לו לבצע את הפעולה.
אפשר להגדיר הרשאות פרטניות למשתמש על ידי כניסה לניהול ההרשאות (מערכת->הגדרות->החברה שלי->משתמשים), בחירת המשתמש מרשימת המשתמשים, סימון ההרשאות הרלוונטיות ושמירה.
כמו כן, ניתן להגדיר הרשאות ישירות מהשבלונות שהוגדרו בסעיף 1 על מנת לקצר תהליכים.
אחרי שמירת השבלונה היא תופיע ברשימת השבלונות. אפשר להיכנס לעמוד ניהול ההרשאות, לבחור משתמש, לבחור שבלונה והמערכת אוטומטית תמלא את ההרשאות הרלוונטיות. כל מה שנשאר זה לשמור.
שלב שלישי: בדיקה חוזרת שלכל המשתמשים מוגדרות הרשאות.
כשניכנס לרשימת המשתמשים של המערכת (מערכת->הגדרות->החברה שלי->משתמשים) נוכל לראות מיידית אם קיימים משתמשים שחסרה להם הגדרת הרשאות. אם למשתמש מסוים לא מוגדרות הרשאות בצורה תקינה יופיע לו אייקון של סימן אזהרה צהוב. לחיצה על האייקון הזה תוביל אותנו לעמוד הגדרת ההרשאות של המשתמש הזה.
