את הקפיצה הגדולה כבר עשית. קיבלת החלטה לעבור למערכת המתקדמת והנוחה ביותר.

בין אם מדובר במעבר ישירות מפנקסים ידניים אלינו או שכבר יצא לך לעבוד עם מערכת ממוחשבת בעבר, אנחנו עשינו ועושים מאמצים כדי שהמעבר יהיה הכי נוח והכי קל שאפשר.

הנה כמה הנחיות ראשוניות.

עם הכניסה הראשונה למערכת יופיע אשף הגדרות שיעבור כמה הגדרות ראשוניות:

  • שם העסק בעברית ובאנגלית: זה מה שיופיע בראש המסמכים שיצאו מהמערכת במידה ולא תעלו לוגו (בהמשך). מסמכים בעברית יכילו אוטומטית את השם בעברית ומסמכים באנגלית יכילו אוטומטית את השם באנגלית.
  • סוג העסק: כאן בוחרים לפי הנחיית מנהל החשבונות. מלכ”רים ועוסקים פטורים – שימו לב! המסמכים שאתם תוכלו להוציא יהיו שונים ולכן חשוב מאוד להקפיד כאן על בחירה נכונה.
  • מספר העסק שלנו יכול להיות ח.פ. אם אנחנו חברה בע”מ או תעודת הזהות שלנו במידה ומדובר בעוסקים פטורים או מורשים. גם כאן חשוב לפעול לפי הנחיות מנהל החשבונות.

את כל ההגדרות הנ”ל ניתן לשנות בהמשך, כך שזה לא נורא אם טעינו או דילגנו. הגדרות אלה נמצאות תחת “מערכת->הגדרות הנהח”ש->פרטי החברה שלי”.

אפשר ללחוץ על שמור והמשך לשלב הבא.

כעת יוצגו בפנינו מספרי ברירת המחדל של המסמכים במערכת ואותם ניתן לשנות כל עוד לא יצאו מסמכים מהמערכת. חשוב מאוד לשמור על רצף מספרי למי שעובר ממערכת אחרת אז אם למשל במערכת הקודמת (או בפנקס המסמכים הידני שלך) המסמך האחרון שיצא היה 1155 ואנחנו רוצים שהמסמך הבא שיצא במערכת iCount יהיה 1156, צריך לכתוב בשדה המתאים 1156. המספר שנכתוב יהיה המספר הבא שיצא.

גם כאן, אם פיספסת משהו ניתן לחזור להגדרה הזו דרך “מערכת->ספרור מסמכים”.

אפשר ללחוץ על שמור והמשך לשלב הבא.

כעת ניתן להעלות לוגו (למי שיש). וההנחיות לגבי המידות מפורטות בדיוק במלל שעל המסך. יש לוודא שלא מעלים למערכת קובץ ששוקל יותר מדי. אנחנו אמנם לא מגבילים כאן אבל קובץ בממדים של 800X100 לא אמור לשקול יותר מכמה מאות KB במקרה קיצוני ואם מעלים משהו כבר יותר ייתכן מצב שזה ישבש את מראה המסמכים שלך… כמו כן, ניתן לקבוע למערכת לאן הלוגו יהיה מיושר.

אחרי כל זה למעשה סיימנו עם ההגדרות הראשוניות.


הגדרת כתובת העסק

מערכת->הגדרות הנהח”ש->פרטי החברה שלי.
שם ניתן להגדיר את הכתובת בעברית ובאנגלית והיא תופיע על מסמכי הנהלת החשבונות. אפשר להגדיר גם כתובת מייל, תת כותרת לעסק, טלפונים וכדומה.

חיבור לספק סליקה

כדי להיות מסוגל לסלוק כרטיסי אשראי מתוך המערכת ממש בעת יצירת קבלות וחשבוניות מס קבלה כל מה שצריך זה לפתוח חשבון אצל אחת הספקיות שאיתן אנחנו עובדים. הנה עמוד שמסביר על סליקת אשראי עם iCount.

ניהול הוראות קבע

העסק שלך מחייב לקוחות באופן שוטף בהוראות קבע? אם כן יש לנו שני פתרונות מעניינים מאוד עבורך. הראשון מדבר על ניהול הוראות קבע בנקאיות והוא מסתמך על תוכנת מס”ב. הנה קישור להסבר על ניהול הוראות קבע בנקאיות. השני – הוראות קבע באשראי. ממש פשוט, ממש נוח והופך את החיים שלך למאוד קלים. תן למערכת שלנו לגבות לבד את כל התשלומים שלך ישירות מכרטיסי האשראי של הלקוחות שלך. הנה הסבר על ניהול הוראות קבע באשראי.

חשבוניות ריטיינר

יש לך לקוחות שמקבלים ממך חשבונית מס על אותו סכום במועד קבוע? אפשר להגדיר למערכת להוציא חשבונית מס באופן קבוע בתאריך מסוים והמסמך גם יישלח באופן אוטומטי ללקוח. ברגע שישלם לך כל מה שצריך זה רק להוציא קבלה. כיף, לא?

אם יש עוד שאלות אנחנו תמיד זמינים דרך התמיכה שבמערכת וכמובן שתמיד אפשר לנסות להשתמש בשדה החיפוש כאן באתר. מאגר המידע עצום (וגדל עוד ועוד כל הזמן) ומכיל אלפי כתבות ומדריכים על שלל נושאים.

בהצלחה!

מאמרים נוספים