במקרים בהם עסק שהוא כבר פעיל עובר לעבוד עם מערכת iCount יכול מאוד להיות שלעסק כבר יש חשבוניות או קבלות פתוחות ללקוח מסוים. קיומן של חשבוניות או קבלות פתוחות אומר שללקוח יש יתרה או חובה מסוימת בכרטסת שלו ושהוא לא מתחיל "מאוזן"
על מנת שתהיה לו כרטסת מאוזנת ועל מנת שתוכלו לעבור מכל מערכת הנהלת חשבונות ישירות ל iCount – מערכת iCount מאפשרת לכם לפתוח לקוחות עם יתרה שלילית או חיובית.
לדוגמה – אם יש לנו לקוח שנקרא ישראל ישראלי וכבר הוצאנו לו חשבונית מס (נניח ע"ס 1000 שקלים כולל מע"מ) בגין שירותים שקיבל במהלך חודש מסוים וכעת אנחנו ממתינים לתשלום – כרטיסו של לקוח ישראל ישראלי יהיה בחובה של 1000 ש"ח עד שנוציא לו קבלה בגין התשלום. זה נכון לגבי כל תוכנת הנהלת חשבונות שמנהלת עבורך כרטסת.
יכול להיות שלפני שהתקבל תשלום מישראל ישראלי, החלטת לעבור ל iCount ועכשיו אנחנו צריכים להגיד ל iCount שלקוח ישראל ישראלי נמצא בחוב של 1000 ש"ח. למה זה חשוב? כי כשנוציא ללקוח ישראל ישראלי קבלה ב iCount בגין חשבונית שהוצאה במערכת הקודמת נרצה שiCount תדע שהקבלה הזו סוגרת חוב של הלקוח ולא מייצרת לו זכות.
ברגע שנוציא לו קבלה ב iCount הכרטסת שלו תחזור להיות מאוזנת.
