מערכת iCount מאפשרת הוצאת קבלות וחשבוניות מס קבלה באופן אוטומטי בכל פעם שמתקבל תשלום דרך PayPal. המשמעות היא שבכל פעם שמתבצעת עסקה ומישהו משלם דרך חשבון הPayPal שלך מערכת iCount תוציא לו את מסמך הנהלת החשבונות המתאים ותשלח לו ישירות למייל את המסמך עם חתימה דיגיטלית. כשזה יקרה – הודעת מייל תישלח גם אליך כדי שתדע שבוצעה עסקה מוצלחת ושיצאה קבלה או חשבונית מס קבלה.
איך מגדירים את זה?
נכנסים לתוך "מערכת->הגדרות" ולוחצים על PayPal.
שם, כל מה שצריך לעשות זה ללחוץ על "התחבר" על מנת לחבר את חשבון הPayPal שלך. המערכת תעביר אותך תהליך הזדהות קצר ובסוף כתובת המייל של הPayPal שלך תופיע בתוך iCount בתור כתובת מחוברת.
זהו זה. התחברת! עכשיו כל עסקה בPayPal תוציא אוטומטית חשבונית מס קבלה או קבלה ב iCount שלך.
איך מייבאים פעולות היסטוריות שכבר קרו בפייפל?
מי שעובד עם PayPal לפני שחיבר את ה iCount שלו, או אפילו מי שנתקל בבעיות סנכרון אוטומטי, יכול תמיד לייבא ידנית נתונים ישירות מחשבון הPayPal שלו אל תוך ה iCount שלו. הייבוא אומר שאפשר לקחת את כל ההיסטוריה של העסקאות שכבר התבצעו בPayPal ופשוט בפעולה אחת לייצר לכולן חשבונית מס קבלה (או קבלה, לעוסקים פטורים / מלכ"רים).
מה שצריך לעשות זה את השלבים הבאים:
- להגדיר את שפת הממשק לאנגלית מכאן (פשוט לשנות את ה Preferred Language לאנגלית).
- יש לייצא מפייפל קובץ בפורמט CSV עם כל עסקאות המכירה. נכנסים לכאן, ובוחרים ב- Completed Payments וכמובן את טווח התאריכים המתאים.
- פותחים את הקובץ (הוא אמור להפתח עם תוכנת אקסל) ומסדרים את כל השורות לפי שדה התאריך, כאשר התאריך המוקדם ביותר הוא התאריך בשורה השניה (השורה הראשונה שמורה לכותרות של העמודות אותן אסור לשנות). ככל שמספר השורות עולה, כך התאריך מתקרב יותר לתאריך של היום. הרעיון הוא שהשורות יהיו מסודרות לפי הסדר שהן קרו בפועל.
- אחרי שיש לנו את הקובץ (עדיין בפורמט CSV), יש להיכנס למערכת iCount ישירות לכאן (מערכת->ייבוא->PayPal CSV).
- להצביע למערכת על הקובץ ולייבא :)
שימו לב
אין לייבא את אותו קובץ פעמיים. ייבוא של אותו קובץ פעמיים יגרור הפקה של מסמכים כפולים ואין לנו אפשרות למחוק אותם.
לפעמים פייפל מייצאת נתונים נוספים לתוך הקובץ הזה כמו למשל תשלומים שבוצעו מתוך החשבון שלכם (כלומר הוצאות), נתונים נוספים על תשלומים שקיבלתם והם עדיין בסטטוס שממתין לאישור סופי, ועוד. כל זה אומר שבפועל יכול להיות שיש הרבה שורות בתוך ה CSV הזה שאינן רלוונטיות ליצירת מסמכים ומערכת iCount תדע לדלג עליהן.
בכל שורה ב CSV אמורה להיות עמודת type ומערכת iCount תתיחס רק לשורות שבעמודת type יהיו הערכים הבאים:
payment
website payment
general payment
mobile payment
ebay auction payment
mass pay payment
subscription payment
express checkout payment
payment refund
refund
donation payment
payment received
express checkout payment
payment refund
