קליטת הוצאות אוטומטית מספקים

ניתן לאפשר לספקים לשלוח את החשבוניות / קבלות שלהם בפורמט PDF לכתובת מייל מיוחדת ואז מערכת iCount תקלוט את ההוצאה באופן אוטומטי כ"טיוטה". ברגע הקליטה המערכת תוציא מייל גם לספק ששלחת את המסמך וגם למנהל המערכת שהגיע מסמך הוצאה חדש. מנהל המערכת ייכנס למסמך מהקישור, יזין נתונים נוספים על המסמך (סכום, סוג הוצאה וכדומה) וישמור כדי להפוך את המסמך מטיוטה להוצאה.
  1. נכנסים ל"מערכת->הגדרות->הוצאות" ומאפשרים שם את "קליטת טיוטה אוטומטית של חשבוניות ספק".
  2. נכנסים ל"ספקים"
  3. לוחצים על הכפתור השמאלי לאפשרויות ליד הספק הרלוונטי
  4. בוחרים "מייל הנחיות לפורטל".
  5. הספק יקבל מייל עם הנחיות ובפנים כתובת מייל ייחודית עבורו למשלוח חשבוניות בפורמט PDF.
  6. כשהספק מעביר מייל עם חשבונית אנחנו קולטים את החשבוניות כטיוטה באופן אוטומטי
  7. לאחר הקליטה שולחים מייל לספק שהטיוטה התקבלה
  8. לאחר הקליטה שולחים מייל למנהל המערכת שלך שהתקבלה הוצאה חדשה
  9. עד לאישור שלך ועריכת הסכום זה יישאר במצב טיוטה.
  10. כדי לאשר יש ללחוץ על הכפתור במייל שקיבלת או להיכנס לניהול הוצאות במערכת שלך ולסנן לטיוטות בלבד.

שליחת הסבר אוטומטי לספק

עשינו לך את החיים קלים והוספנו למערכת שלך כפתור שברגע שלוחצים עליו המערכת תשלח לספק שלך מייל מוכן מראש עם הסבר על התהליך. בגדול המייל הזה יסביר לספק שלך שני דברים:

  1. על הספק לשלוח מייל עם PDF בלבד. לא נקבל (כרגע) פורמטים נוספים של הוצאות.
  2. הספק מקבל כתובת מייל ייעודית אליה יש לשלוח את הPDFים האלה. אין לחלוק את הכתובת הזו עם ספקים אחרים.

כדי לשלוח לספק את ההסבר האוטומטי נכנסים לעמוד "ספקים" ומאתרים את הספק דרך החיפוש. כשמוצאים אותו לוחצים על הכפתור בקצה השורה ובוחרים ב"מייל הנחיות למשלוח חשבונית".

 

והמערכת תשלח לכתובת המייל של הספק הסבר מלא.

מה קורה כשספק שולח לי חשבונית למייל?

קודם כל – חשוב לציין, אנחנו לא מתחברים למייל שלך למשוך את החשבוניות מהספקים שלך אלא מקצים לך כתובת מייל יייעודית אותה צריך לתת לספק שלך כדי שישלח אליה את המיילים עם החשבוניות שלו (כפי שמוסבר כאן למעלה)

ברגע שספק שולח לך חשבונית למייל הייעודי אנחנו קולטים את ה PDF שהוא צרף למייל ומייצרים ממנו טיוטת הוצאה חדשה שכבר משוייכת לספק הזה.

בשלב הבא אנחנו שולחים מייל אישור לספק, ומייל עדכון לך. בתוך המייל שאנחנו שולחים לך יש קישור ישיר לניהול הטיוטה ושם יש לך את האפשרות להוסיף את כל המידע על החשבונית, לאשר אותה, ולהסב אותה מטיוטת הוצאה להוצאה "רשמית".

אם ההעדפה שלך היא לא להיכנס דרך הקישור שבמייל, תמיד ניתן להיכנס לעמוד ניהול הוצאות במערכת, ולסנן את ההוצאות כדי להציג רק את אלה שבמצב טיוטה:

גם מהמייל וגם מעמוד ניהול ההוצאות ניתן להיכנס לניהול טיוטת ההוצאה, שייראה ככה:

כמו שאפשר לראות, מצד שמאל אנחנו מציגים את PDF ששלח הספק וצד ימין יש את כל השדות הרלוונטיים לניהול ההוצאה. את הספק והתאריך אנחנו מכניסים לבד, ואת שאר הנתונים יש למלא ולשמור.