יבוא הוצאות מאקסל
מערכת iCount מאפשרת לך ליבא הוצאות מקובץ אקסל ובכך לקצר משמעותית את הזמן שלוקח להזין הוצאות. המבנה של קובץ האקסל מאוד ספציפי ולכן והכנו דוגמה לקובץ. מומלץ פשוט להוריד את הדוגמה הזו ולמלא את ההוצאות לפי הדוגמה.
כפי שניתן לראות, בתוך האקסל יש בראש כל עמודה הסבר על הנתונים שאמורים להופיע בה. קובץ האקסל שמעלים למערכת חייב להכיל את השורה הראשונה של כל עמודה כפי שמופיעה בדוגמה – כלמור הנתונים על ההוצאות מתחילים בשורה השניה והלאה.
בכל מקרה העתקנו את ההסברים על כל עמודה שיהיו גם כאן:
- תז/חפ הספק (לא חובה אם יש שם ספק של ספק קיים בתא B).
- שם הספק (לא חובה, אם יש תז/חפ של ספק קיים בתא A) במידה ואין ספק עם שם כזה אנחנו ניצור אותו בצורה אוטומטית.
- שם סוג הוצאה. במידה ואין סוג הוצאה עם שם כזה, המערכת תיצור סוג הוצאה כזה ללא אחוז מוכר ויהיה עליך להיכנס לסוגי הוצאות ולערוך את האחוז המוכר.
- סכום ההוצאה – ללא סימן מטבע, או כל סימן אחר. רק מספר בבקשה.
- מטבע: 1=אירו, 2=דולר, 3=ין יפני, 4=לירה סטרלינג, 5=שקל. יש להשתמש במספר המטבע ולא בשמו. כלומר אם רוצים מסמך בדולר הערך כאן צריך להיות 2. אם משאירים ריק, המטבע הוא שקל.
- שער. אם משאירים ריק והמטבע אינו שקל (בעמודה E), המערכת תנסה לתשאל שער מבנק ישראל לבד.
- סוג מסמך (invrec או receipt או invoice או deal) ניתן להשאיר ריק ואז ברירת המחדל היא invrec – חשבונית מס קבלה.
- מספר מסמך – מספר המסמך שהתקבל מהספק. לדוגמה – מספר החשבונית.
- תאריך האסמכתא – התאריך על המסמך שהתקבל מהספק. אם משאירים ריק – ברירת המחדל היא היום. פורמט yyyy-mm-dd
- תאריך התשלום התאריך שבו התשלום יירד ממך בפועל, תזרימית. אם משאירים ריק – ברירת המחדל היא היום. פורמט yyyy-mm-dd
- ההוצאה שולמה – 1=כן, 0 או ריק = לא.
- שולמה בתאריך התאריך שבו שילמת את ההוצאה הזו בפועל. אם משאירים ריק ומסמנים 1 בעמודה K (כלומר שההוצאה שולמה) המערכת תחשיב את התשלום עם התאריך של היום. פורמט yyyy-mm-dd
- שיוך לתאריך דיווח שונה יש להשאיר את השדה הזה ריק כל עוד לא מדווחים הוצאה רטרואקטיבית. השדה הזה שימושי אם אנחנו מדווחים הוצאה ישנה לדיווח נוכחי, למשל – הוצאה מחודש מאי ששכחנו לדווח אותה במאי, ניתן לדווח בספטמבר עם שיוך לתאריך דיווח של ספטמבר. פורמט yyyy-mm-dd
- לקוח – (לא חובה) שם או תעודת זהות/חפ של הלקוח אליו רוצים לשייך את ההוצאה הזו הלקוח הזה חייב להיות קיים במערכת.
- פרויקט (לא חובה) 0 שם הפרויקט אליו יש לשייך את ההוצאה. הפרויקט חייב להיות קיים במערכת לפני שקולטים את ההוצאות.
כפילויות בייבוא הוצאות מאקסל
המערכת יודעת לבדוק אם מתבצע (בטעות) ייבוא כפול כך שאם טוענים את אותו הקובץ פעמיים או אפילו לא אותו אותו הקובץ בדיוק אלא מעתיקים בטעות שורה מקובץ אחד לקובץ אחר, המערכת מסננת כפילויות לפי:
ספק + תאריך תשלום + סוג מסמך + מספר אמכתא.
עם זאת, מומלץ להמנע מייבוא כפול של אותם הנתונים עד כמה שניתן.