על מנת להגדיר סוגי הוצאות ולהזין הוצאות למערכת iCount נכנסים ל”הוצאות ורכוש קבוע->סוגי הוצאות”.

בשדה הראשון יש לציין מספר כרטיס הנהלת חשבונות לסוג ההוצאה. אם לא יודעים מה אמור להיות המספר או אפילו לא יודעים מה משמעות המספר הזה – ניתן למלא כל מספר ולאחר מכן להחליף אותו במספר אחר. בכל מקרה מומלץ להתייעץ עם מנהל החשבונות על מנת לקבוע מספרים נכונים.
ב”שם ההוצאה” נותנים שם ידידותי להוצאה. משהו שיהיה קל לשייך להוצאה על מנת שבעתיד נוכל לשייך הוצאה חדשה לסוג ההוצאה הזה ולדעת בדיוק מה משמעות סוג ההכנסה.

לצורך העניין נגדיר את סוג ההוצאה “דלק”. היא תשמש אותנו בעתיד בכל פעם שנרצה להזין הוצאות דלק למערכת הנהלת החשבונות שלנו.
בשדה “קוד מיון” יש לבחור את קוד המיון המתאים. (במידה ולא יודעים מה קוד המיון המתאים יש להתייעץ עם מנהל החשבונות).
במקרה שלנו “דלק” ישויך ל ‘הוצאות רכב’.

לבסוף – יש להגדיר מה החלק המוכר במע”מ. גם כאן – יש להתייעץ עם מנהל החשבונות מכיוון שבעסקים שונים ורכוש מסוים יש הכרות מע”מ שונות. במקרה שלנו – הדלק יוכר בשני שליש, לכן נבחר:”שני שליש”.
כעת ניתן לשמור את סוג ההוצאה על ידי לחיצה על “הוסף” ולאחר ההוספה ניתן לראות את סוג ההצאה בטבלה שמתחת לטופס.

בפורום שלנו, ניתן למצוא רשימת סוגי הוצאות ואחוז הכרה למע”מ. הרשימה הינה בגדר המלצה ולא בהכרח משקפת את המציאות של כל עסק, אבל היא בהחלט בסיס טוב להתחיל ממנו.

עכשיו שיש לנו סוג הוצאה אפשר להזין הוצאות ולשייכן לסוג ההוצאה הזה.

לדוגמה, על מנת להזין הוצאות דלק ניכנס ל”הוצאות ורכוש קבוע”->”רישום הוצאה”. נמלא סכום (כולל המע”מ – בדיוק כפי ששילמתם), נבחר בסוג הוצאה שייצרנו, נבחר ספק (אם הוא לא קיים עדיין יש לייצר כרטיס ספק על ידי לחיצה על ספק חדש או גלישה ל”חדש”->”ספק”).

יש למלא מספר חשבונית מהספק, תאריכים בהתאמה ופרטים נוספים אם רוצים (ניתן למלא כאן כל מני הערות שיעזרו לנו להיזכר מה בדיוק היתה ההוצאה – אבל לא חייבים).
לבסוף – לחיצה ל “הוסף” תשמור את ההוצאה במערכת הנהלת החשבונות.

דוחות מע”מ, דוחות רווח והפסד וכל דוח עתידי שיתיחס להוצאות יידע לקחת את ההוצאהות שנזין, לחשב את החלק המוכר במע”מ ואת ההוצאה, ולהציג לנו נתונים אודות העסק בזמן אמת.