כל משתמש במערכת iCount מקבל פרופיל. ניתן לערוך את הפרופיל הזה בכל רגע נתון על ידי כניסה לעמוד הפרופיל ובתוך הפרופיל, בין כל ההגדרות ניתן למצוא את הגדרת המייל של המשתמש ואת השם של המשתמש.

כדי להיכנס לעמוד הפרופיל יש ללחוץ על האייקון של המשתמש למעלה משמאל בתפריט ואז לבחור “פרופיל משתמש” כפי שמוצג בתמונה משמאל.

כתובת המייל של המשתמש שבפרופיל היא כתובת המייל ממנה יצאו החשבוניות שהמשתמש הזה ישלח. כשחשבונית תגיע ללקוח, אם הוא ילחץ על reply – המייל שלו יגיע לכתוב מייל שמוגדרת  בפרופיל של המשתמש ששלח את החשבונית. השם הפרטי ושם המשפחה של המשתמש הם אלה שיופיעו כשם השולח.
נשמע מסובך? ממש לא!

לאחר השינוי, יש להתנתק מהמערכת ולהתחבר מחדש.

שימו לב – יש עוד כמה הגדרות יותר מתקדמות למי שעובד עם כתובת מייל פרטית שמקושרת ל domain פרטי. כלומר לא מי שעובד עם כתובת אימייל ציבורית כמו gmail, אלא מישהו שעובד עם כתובת מייל ייחודית לעסק שלו. הנה ההסבר המורחב על הגדרות אימייל למשלוח אימייל מתוך מערכת iCount