שליחת מסמכים באימייל היא אחד היתרונות הגדולים ביותר שיש כתוצאה מעבודה עם מערכת iCount. היכולת לשלוח מסמכים כמו חשבונית מס, קבלה, הצעות מחיר והזמנות ישירות לאימייל, כולל חתימה דיגיטלית מאפשרות לעסק שלך לחסוך הרבה כסף.
מה עושים כששולחים אימייל והוא פשוט לא מגיע?
יש כמה בדיקות פשוטות וכמה הגדרות פשוטות שניתן לבצע במערכת שלכם (ומחוץ לה) שישפרו מאוד את אחוז קבלת האימיילים שלכם. חשוב מאוד לציין שלא הכול תלוי בנו ולפעמים האימייל שנשלח מהמערכת שלכם נדחה על ידי השרת המרוחק של הלקוח שלכם או אפילו על ידי שרת המיילים שלכם ולכן ההגדרות עליהן נדבר בהסבר כאן חשובות מאוד.
האם כתובת האימייל שלך מוגדרת נכון במערכת?
ב iCount, האימיילים יוצאים מכתובת האימייל שמוגדרת בחשבון המשתמש שלך. זה אומר שאנחנו "כאילו" שולחים אותו ממך. זה לא אומר שהאימייל היוצא יופיע בתיבת הדואר היוצא שלך כי בפועל האימייל הזה יוצא מהשרתים שלנו, אבל מי שמקבל אותו יראה שהכתובת שלך היא זו ששלחה אותו. אם המקבל ילחץ על "השב" התשובה תגיע אליך.
כדי לוודא שכתובת האימייל שלך מוגדרת נכון יש להיכנס לעמוד הבית של המערכת, וללחוץ על "פרופיל משתמש" מתוך קיצורי הדרך. שם יוצגו כל פרטי פרופיל המשתמש שלך ושם ניתן יהיה לוודא שכתובת האימייל שלך מוגדרת נכון. יש להקפיד על כך שכתובת האימייל לא תכיל רווחים, לא תכיל סימנים מוזרים ותהיה תקינה. למשל [email protected] היא כתובת אימייל תקינה, אבל אם למשל מוסיפים לזה סוגריים: <[email protected]> אז זה כבר יכול לעשות בעיות.
בדקת בספאם?
כן, זה קורה גם לנו… אנחנו מגיעים לפעמים לספאם. זה לא בגלל שאנחנו ספאמרים או משהו כזה (נהפוך הוא, אנחנו שולחים ללקוחות שלנו מעט מאוד אימיילים) אבל מערכות שונות קולטות ומתייגות הודעות אימייל כספאם מכל מני סיבות שונות ומשונות. אין לנו שליטה על זה. לכן, שווה לבדוק בספאם אם ההודעה הגיעה לשם במקרה.
בדקת בלוג שלנו?
בתוך המערכת, יש לוג בו ניתן לראות מידע על פעולות שונות שהמערכת עושה. גם שליחות אימייל נכתבות בלוג יחד עם סטטוס של השליחה. לפעמים, אם יש בעיות, כתוב שם מה הסיבה שהאימייל לא הגיע. כדי להיכנס ללוג יש ללחוץ על "מערכת->לוג".
משתמש ב Gmail או Google Apps? אנחנו יכולים לשלוח ישירות מהחשבון שלך!
למי שיש כתובת Gmail או שהדומיין שלו מבצע שימוש ב Google Mail דרך Google Apps, אנחנו יכולים להפנות את כל המיילים היוצאים מהחשבון שלו ישירות לשרת הדואר היוצא של חשבון הגוגל שלו. זה אומר שבמקום שהמיילים ייצאו מהשרתים שלנו, הם יצאו מהשרת הראשי שלך.
יתרונות
- הסיכוי להיכנס לספאם פוחת משמעותית
- מהירות השליחה גבוהה יותר
- ניתן לראות את המיילים בתיבת הדואר היוצא בתוך המייל שלך
חסרונות
- המיילים של כל הארגון יוצאים כולם תמיד מאותה כתובת המייל. זה אומר שלכל המשתמשים בארגון יש אותה כתובת דואר יוצאת והלקוחות תמיד יקבלו מיילים מהכתובת הזו
- אם נגמר המקום במייל או שיש לך הגבלות כלשהן מהתיבה, יכול להיות מצב שמיילים לא ייצאו
- אין לנו לוג של המיילים האלה, אז המקום היחיד לבצע אחריהם מעקב הוא דרך תיבת המייל עצמה
- לא תהיה אפשרות לדעת אם הלקוח פתח את המייל
- לא תהיה אפשרות לדעת אם הלקוח לחץ על קישור מתוך המייל
- נדרשת הגדרה מתוך חשבון ה Gmail שלך לאפשר רמת אבטחה נמוכה יותר
[/text_output][vc_row_inner padding_top="0px" padding_bottom="0px" bg_video="" class="" style="background-color:#e2ffe9;"][vc_column_inner fade_animation_offset="45px" width="1/1"][text_output]
כדי להפעיל את אפשרות השליחה דרך ה Gmail שלך יש להיכנס ל"מערכת->הגדרות->דוא"ל->דומיין" ולהפעיל:
[/text_output][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row]
שליחת מסמכים לפקס
במידת הצורך ניתן לשלוח מסמכים ישירות מהמערכת גם לפקס של הלקוח. כדי לשלוח את המסמך לפקס ראשית עלינו להפעיל את מודול הפקסים מתוך "מערכת->הגדרות->מודולים".
ברגע שהמודול פעיל ניתן להיכנס לכל מסמך מתוך חיפוש מסמכים ומצד שמאל לשם ומספר המסמך יופיעו כפתורים שמבניהם נמצא הכפתור לשליחת פקס:
