שליחת מסמכים באימייל היא אחד היתרונות הגדולים ביותר שיש כתוצאה מעבודה עם מערכת iCount. היכולת לשלוח מסמכים כמו חשבונית מס, קבלה, הצעות מחיר והזמנות ישירות לאימייל, כולל חתימה דיגיטלית מאפשרות לעסק שלך לחסוך הרבה כסף.

מה עושים כששולחים אימייל והוא פשוט לא מגיע?

יש כמה בדיקות פשוטות וכמה הגדרות פשוטות שניתן לבצע במערכת שלכם (ומחוץ לה) שישפרו מאוד את אחוז קבלת האימיילים שלכם. חשוב מאוד לציין שלא הכול תלוי בנו ולפעמים האימייל שנשלח מהמערכת שלכם נדחה על ידי השרת המרוחק של הלקוח שלכם או אפילו על ידי שרת המיילים שלכם ולכן ההגדרות עליהן נדבר בהסבר כאן חשובות מאוד.

האם כתובת האימייל שלך מוגדרת נכון במערכת?

ב iCount, האימיילים יוצאים מכתובת האימייל שמוגדרת בחשבון המשתמש שלך. זה אומר שאנחנו “כאילו” שולחים אותו ממך. זה לא אומר שהאימייל היוצא יופיע בתיבת הדואר היוצא שלך כי בפועל האימייל הזה יוצא מהשרתים שלנו, אבל מי שמקבל אותו יראה שהכתובת שלך היא זו ששלחה אותו. אם המקבל ילחץ על “השב” התשובה תגיע אליך.

כדי לוודא שכתובת האימייל שלך מוגדרת נכון יש להיכנס לעמוד הבית של המערכת, וללחוץ על “פרופיל משתמש” מתוך קיצורי הדרך. שם יוצגו כל פרטי פרופיל המשתמש שלך ושם ניתן יהיה לוודא שכתובת האימייל שלך מוגדרת נכון. יש להקפיד על כך שכתובת האימייל לא תכיל רווחים, לא תכיל סימנים מוזרים ותהיה תקינה. למשל user@domain.com היא כתובת אימייל תקינה, אבל אם למשל מוסיפים לזה סוגריים: <user@domain.com> אז זה כבר יכול לעשות בעיות.


האם יש לך דומיין משלך?

אם יש לך דומיין משלך (כלומר אם אין לך כתובת כללית כזו כמו gmail, hotmail, walla, nana וכדומה) יש שלושה דברים שחובה לעשות כדי שנוכל לשלוח אימייל בשמך. זה מאוד חשוב! למה? כי אם אנחנו שולחים אימייל בשמך מבלי שהגדרת שמותר לנו לעשות את זה, שרתים שמקבלים את המיילים שאנחנו שולחים עלולים לחשוב שאנחנו מנסים לזייף שליחה בשמך ולא יעבירו את המייל. לכן, יש להוסיף רשומת SPF לדומיין שלך.

1 – אימות הדומיין שלך

כדי לאמת את הדומיין יש להיכנס ל”מערכת->מנהלה->הגדרות אימייל”. והמערכת תציג רשימה של כל הדומיינים שאנחנו רואים לפי חשבונות המייל שמוגדרים לכל המשתמשים שלך. כלומר, אנחנו בונים לך רשימה של דומיינים לאימות על סמך כתובות המייל של המשתמשים במערכת שלך. הנה למשל צילום מסך מתוך מסך הגדרות של מערכת שיש בה כמה משתמשים, עם שני דומיינים עיקריים (domainA.co.il ו domainB.com):

אימות דומיין

כמו שניתן לראות – הדומיין domainB.com כבר אומת וקיבלת אישור, והדומיין domainA.co.il ממתין לאימות. כל מה שצריך לעשות זה למלא כתובת מייל אמיתית שקיימת ב domainA.co.il ושיש לך גישה אליך וללחץ על “שילחו לי אימייל לאימות”.
בתוך כמה שניות יגיע לתיבת המייל הזו אימייל שייראה ככה:

אימות הדומיין במייל

שימו לב למה שמוקף בעיגול. עיגול אחד מראה שהמייל הוא עבור sales@icount.co.il (שזה אנחנו) ועיגול שני מראה שזה עבור הדומיין שלך (domainA.co.il). כל מה שצריך לעשות זה להעביר אלינו את המייל הזה ל sales@icount.co.il – פשוט לעשות לו forward אלינו.

2 – הגדרת SPF

הגדרת SPF לדומיין שלך צריכה לכלול את הערך של שרת המיילים היוצא שלנו:

include:spf.mandrillapp.com

יש לשים לב! יכול מאוד להיות שקימות כבר רשומות SPF נוספות ולכן צריך להוסיף את הרשומה שלנו לרשומה קיימת (במקום לייצר אחת חדשה).

3 – הגדרת DKIM

הגדרת DKIM לדומיין שלך מאפשרת לנו לשלוח מייל בשמך בצורה נקייה יותר. יש להגדיר רשומת TXT:

mandrill._domainkey.yourdomain.com

עם הערך:

v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCrLHiExVd55zd/IQ/J/mRwSRMAocV/hMB3jXwaHH36d9NaVynQFYV8NaWi69c1veUtRzGt7yAioXqLj7Z4TeEUoOLgrKsn8YnckGs9i3B3tVFB+Ch/4mPhXWiNfNdynHWBcPcbJ8kjEQ2U8y78dHZj1YeRXXVvWob2OaKynO8/lQIDAQAB; 


בדקת בספאם?

כן, זה קורה גם לנו… אנחנו מגיעים לפעמים לספאם. זה לא בגלל שאנחנו ספאמרים או משהו כזה (נהפוך הוא, אנחנו שולחים ללקוחות שלנו מעט מאוד אימיילים) אבל מערכות שונות קולטות ומתייגות הודעות אימייל כספאם מכל מני סיבות שונות ומשונות. אין לנו שליטה על זה. לכן, שווה לבדוק בספאם אם ההודעה הגיעה לשם במקרה.

בדקת בלוג שלנו?

בתוך המערכת, יש לוג בו ניתן לראות מידע על פעולות שונות שהמערכת עושה. גם שליחות אימייל נכתבות בלוג יחד עם סטטוס של השליחה. לפעמים, אם יש בעיות, כתוב שם מה הסיבה שהאימייל לא הגיע. כדי להיכנס ללוג יש ללחוץ על “מערכת->לוג“.


משתמש ב Gmail או Google Apps? אנחנו יכולים לשלוח ישירות מהחשבון שלך!

למי שיש כתובת Gmail או שהדומיין שלו מבצע שימוש ב Google Mail דרך Google Apps, אנחנו יכולים להפנות את כל המיילים היוצאים מהחשבון שלו ישירות לשרת הדואר היוצא של חשבון הגוגל שלו. זה אומר שבמקום שהמיילים ייצאו מהשרתים שלנו, הם יצאו מהשרת הראשי שלך.

יתרונות

  1. הסיכוי להיכנס לספאם פוחת משמעותית
  2. מהירות השליחה גבוהה יותר
  3. ניתן לראות את המיילים בתיבת הדואר היוצא בתוך המייל שלך

חסרונות

  1. המיילים של כל הארגון יוצאים כולם תמיד מאותה כתובת המייל. זה אומר שלכל המשתמשים בארגון יש אותה כתובת דואר יוצאת והלקוחות תמיד יקבלו מיילים מהכתובת הזו
  2. אם נגמר המקום במייל או שיש לך הגבלות כלשהן מהתיבה, יכול להיות מצב שמיילים לא ייצאו
  3. אין לנו לוג של המיילים האלה, אז המקום היחיד לבצע אחריהם מעקב הוא דרך תיבת המייל עצמה
  4. לא תהיה אפשרות לדעת אם הלקוח פתח את המייל
  5. לא תהיה אפשרות לדעת אם הלקוח לחץ על קישור מתוך המייל
  6. נדרשת הגדרה מתוך חשבון ה Gmail שלך לאפשר רמת אבטחה נמוכה יותר

 כדי להפעיל את אפשרות השליחה דרך ה Gmail שלך יש להיכנס ל”מערכת->מנהלה->הגדרות אימייל” ולהפעיל: