כשמייצרים מסמכים במערכת iCount, המערכת תמיד זוכרת מי המשתמש שיצר את המסמכים. כידוע, במערכת iCount אין הגבלה על מספר המשתמשים ואנחנו גם לא גובים עלות נוספת עבור משתמשים נוספים.
כל עובד בחברה יכול לקבל משתמש משלו, ככה אנחנו לא צריכים “להתחלק” בסיסמאות שלנו עם אנשים אחרים.
לכל משתמש יש עמוד שנקרא “פרופיל משתמש” והוא יכול להגיע אליו ישירות מהאייקון שבתפריט שנמצא בראש העמוד:
בין הפרטים של המשתמש יש כתובת מייל, ושם בעברית ובאנגלית.
כשהמערכת שולחת מסמך במייל, היא מסתכלת מי מנסה כרגע לשלוח אותו וכמו כן מסתכלת על מי יצר אותו. יכול להיות מצב שעובדX יוצר את המסמך ועובדY שולח אותו ללקוח ויכול להיות מקרה פשוט בו אותו עובד מייצר וגם שולח את המסמך…
במקרה בו עובד מחובר למערכת, מייצר מסמך ושולח אותו ללקוח – המערכת תנסה לקחת את השם הפרטי ושם המשפחה של העובד מפרופיל המשתמש שלו ותשלח ללוח את המייל ישירות עם השם הזה בפרטי השולח:
במקרה בו עובד מחובר למערכת ומחפש מסמך קיים על מנת לשלוח אותו שוב ללקוח, אפילו אם המסמך יוצר על ידי משתמש אחר, כתובת השולח ושם השולח יהיו של זה ששולח עכשיו את המייל ללקוח.
ישנם לקוחות שרוצים שתמיד שם השולח יהיה שם החברה ובמקרה כזה אנחנו מבקשים שבפרופיל המשתמש יוגדר שם החברה בשם הפרטי ובשם המשפחה, במקום שם העובד.