יתרת זכות, יתרת חובה, ויתרה מאופסת.
לחלקנו, כל נושא היתרות הוא ממש חידה ולכן זה חשוב להסביר ולעשות קצת סדר בנושא. בסופו של דבר ה"יתרה" של כל לקוח ולקוח משקפת את הנתון החשוב ביותר עבור בעל עסק, אז חשוב להבין את הנושא לעומק.
מה היא יתרה חשבונאית?
יתרה נובעת מסיכום של פעולות. אלה יכולות להיות פעולות שליליות ופעולות חיוביות וכל אחת מהפעולות הללו יכולה להירשם לחובת הלקוח או לזכות הלקוח. ורק כדי שיהיה אפילו מסובך יותר – יכול להיות שתהיה פעולה שלילית בעמודת בזכות ופעולה חיובית בעמודת החובה. כן, מבלבל…
פעולה חשבונאית מגיעה לרוב בצורה של מסמך. אם אנחנו מוציאים ללקוח חשבונית, ה"חשבון" של הלקוח הזה נכנס אצלנו לחובה. כשהוא ישלם ונוציא לו קבלה, החשבון שלו יקבל פעולה חשבונאית חיובית (התשלום) ואם סכום החשבונית יהיה זהה לסכום הקבלה, נקבל חפיפה מוחלטת בין החובה לזכות והיתרה תתאפס. זה הבסיס של הכול.
לדוגמה – לקוח ישראל ישראלי הוא לקוח חדש ללא פעולות. הכרטיס שלו מאופס כי אין פעולות. אנחנו מוציאים לו חשבונית מס על 100 ₪ + מע"מ ומיידית הכרטיס שלו (הכרטסת שלו) יראה יתרה שלילית של 117 ₪. לאחר מכן אנחנו מוציאים לו קבלה על 117 ₪ והכרטיס שלו מחבר 117 שלילי עם 117 חיובי ומגיע ל 0. באותה מידה קיימת האפשרות שהלקוח שילם לנו בשני תשלומים שונים: בפעם הראשונה הוא שילם 50 ₪ ואז הכרטסת הייתה מראה מינוס 67 ואז הוא היה משלם לנו את היתרה והיא הייתה מתאפסת.
עד כאן הכול פשוט וברור. נתחיל לסבך את זה קצת.
קורים הרבה מקרים שלקוחות מגיעים אלינו ממערכות אחרות וקורה שבמערכת הישנה יש להם לקוחות עם חשבוניות שטרם שולמו, או קבלות שטרם יצאו להן חשבוניות. במקרה כזה הלקוח הוא למעשה עם כרטיס לא מאופס ויש לו יתרה שלילית או יתרה חיובית. אם יש לו חשבוניות שטרם שולמו (כלומר הוא חייב לנו כסף) אז הוא ביתרה שלילית ואם יש לו קבלה שלא הוצאנו לה עדיין חשבונית ואנחנו חייבים לו חשבונית אז הוא ביתרה חיובית.
מה עושים כשיש לקוחות עם יתרה קיימת?
זה מאוד פשוט. כשמקימים את הלקוח במערכת iCount יש נתון שנקרא "יתרת פתיחה". שם ניתן לכתוב את היתרה החיובית או היתרה השלילית של הלקוח ובכך למעשה ליצור המשכיות לכרטסת שלו. לקוח כזה, שיש לו כרטסת לא מאופסת, ייפתח אצלנו עם יתרת זכות או יתרת חובה והכרטסת שלו תשקף את זה. כשנוציא לו מסמכים בעתיד, הכרטסת תחשב את ערך המסמכים יחד עם ערך יתרת הפתיחה.
לדוגמה – ישראל ישראלי הוא לקוח שיש לו חשבונית פתוחה על סך 1000 ₪ כולל מע"מ ואת החשבונית הזו הוצאנו בפנקס הידני לפני שעברנו ל iCount. מה עושים?
כשמגדירים את הלקוח הזה כלקוח במערכת, פותחים אותו עם יתרה שלילית על סך 1000 ₪ . ניתן גם לראות שליד היתרה ניתן להגדיר תאריך ליתרת הפתיחה. את התאריך רצוי להשאיר כמו שהוא אלא אם מנהל החשבונות מורה לכם אחרת.
כדי להגדיר יתרת פתיחה יש לגשת לחיפוש->לקוחות->לאתר את הלקוח המבוקש וללחוץ על השורה שלו בתוצאות החיפוש.
נבחר בלשונית "פרטי הלקוח", נלחץ על כפתור ה"עוד" בסוף העמוד כך ששדה "יתרת פתיחה" ייחשף.
נגלול מעט למטה ונזין את יתרת הפתיחה של הלקוח:
אילו מסמכים משפיעים על הכרטסת ועל יתרת הלקוח?
המסמכים שמשפיעים על הכרטסת הינם אך ורק מסמכים שיש להם משמעות חשבונאית:
- חשבונית מס
- קבלה
- חשבונית מס קבלה
- חשבונית זיכוי
כל שאר המסמכים אינם בעלת משמעות חשבונאית ואינם משפיעים על היתרה החשבונאית של הלקוח.
*הערה – בחשבון שבו מוגדר סוג חברה של עוסק פטור או ארגון ללא מטרות רווח, תהיה אפשרות להציג חשבונות עסקה בכרטסת הלקוחות מטעמי נוחות בלבד, זאת על מנת שיהיה לכם נוח לעקוב אחר היתרה הכללית ולבדוק אם קיבלתם את התשלום עבור כל עבודה או בקשה לתרומה מלקוחות.
אם נחזור לחוק היבש של הנהלת חשבונות, לחשבון עסקה אין שום משמעות בכל הקשור לכרטסת הלקוחות.
פממ – המצאה של מערכת iCount
אצלנו יש רק דבר אחד יוצא דופן שצריך לשים אליו לב. פמ"מ (או, פעולת מערכת מיוחדת). זה המצאה שלנו שבאה לתת ביטוי לפעולת סגירה ידנית של חשבונית. כשיש לכם חשבונית מס ללקוח, ועוד לא יצאה לה קבלה או שיצאה לה קבלה שלא מכסה אותה לחלוטין, נשארת לחשבונית הזו יתרה. היתרה הזו אינה יתרה חשבונאית אלא פשוט יתרה מבחינת מערכת iCount שחושבת שעדיין לא התקבל תשלום בגין החשבונית הזו. במקרה כזה אם מוציאים קבלה עד שהחשבונית נסגרת אין בעיה, אבל אם שכחנו לייצר קישור בין הקבלה לבין החשבונית או פשוט נשארה יתרה קטנה לחשבונית והלקוח באמת לא שילם את זה, אפשר לסמן את החשבונית כסגורה ואז המערכת תיקח את היתרה הזו ותגדיר אותה כפעולת מערכת מיוחדת ותציג אותה בכרטסת.
לדוגמה – ישראל ישראלי מקבל חשבונית מס על 100.20 ₪ (כן, מאה שקלים ועשרים אגורות) אבל שולח לנו צ'ק רק על 100 שקלים. זה קורה וזה מרגיז. אנחנו מוציאים לו קבלה על 100 שקלים כי זה מה שהוא שילם ומקשרים את הקבלה לחשבונית מס. היתרה לתשלום מתעדכנת וללקוח נשארת יתרת חובה על סך 20 אגורות. כדי שהכרטסת שלו תפסיק להציג לנו אותו כלקוח שחייב לנו כסף אנחנו נכנסים לחשבונית מס הזו דרך החיפוש->הנהח"ש, נאתר את החשבונית ונלחץ על המספר שלה->נלחץ על אפשרויות ונבחר ב"סגור".
זה מייצר תנועה בכרטסת והיתרה על 20 האגורות נסגרת.
אם יש פממ שלא רוצים שתופיע בכרטסת ניתן למחוק אותה מהכרטסת על ידי לחיצה על סימן המחיקה שיש לידה.
בשאלות נוספות אנחנו ממליצים תמיד לערב את מנהל החשבונות שלכם.
